Как провести хороший конференц-звонок

Личная встреча традиционно была наиболее эффективным и надежным способом собраться, но с учетом роста штата сотрудников по всему миру конференц-связь важнее, чем когда-либо. Если вы большая группа или малый или средний бизнес, ваши уникальные потребности требуют четкого и лаконичного общения.

Думайте о конференц-связи как о виртуальном столе для конференций, где каждый доступен для участия в разговоре, независимо от того, где он находится. Конференц-связь облегчает групповое сотрудничество и является прекрасной альтернативой личным встречам, экономя время на дорогу, дорожные расходы и проживание.

Но как организовать хорошую конференц-связь, такую ​​же привлекательную, продуктивную и творческую, но без физического присутствия? В этом посте мы рассмотрим основные советы по организации беспрепятственных телефонных встреч, будь то ваш первый конференц-звонок или вы ищете способы улучшить каждый важный звонок с этого момента!

Будьте вовремя и организованы для начинающих

Как и при любой личной встрече, пунктуальность - это ожидание. Явиться вовремя или даже немного раньше запланированного старта во многих отношениях важно.

Во-первых, это дает вам возможность войти в конференц-зал и ознакомиться с настройками. Осмотритесь, чтобы увидеть, где находится кнопка отключения звука, и попробуйте любые дополнительные функции, которые могут быть полезны во время разговора. Посмотрите, где расположены функции, которые вы будете использовать чаще всего; «Старт», «Расписание» и т. Д.

Совет: заметили музыку удержания при входе на собрание? Это означает, что вы находитесь в нужном месте, и это продуманная функция, которая указывает гостям, выходящим в Интернет, что звонок начнется в ближайшее время.

Во-вторых, используйте эти несколько минут, чтобы проверить свой микрофон и динамики, чтобы убедиться, что нет технических трудностей, когда конференц-связь идет полным ходом. Это сократит количество сбоев и неловких моментов, затрачиваемых на устранение неполадок.

В-третьих, соблюдайте правила этикета «конференц-связи». Нет ничего более резкого, чем шорох пакета чипсов или обратная связь от фонового шума. Приготовьте гарнитуру, полностью заряженный ноутбук и любые другие предметы, которые могут вам понадобиться - за исключением шумных закусок! Потратив несколько минут на то, чтобы организовать себя и свое окружение так, чтобы они были «готовы к конференц-связи», вы настроите вас на то, чтобы оставить хорошее первое впечатление или провести продуктивную встречу.

Приготовься

Вы представляете во время этой конференц-связи? Хостинг? Совместный хостинг? Какова цель этой синхронизации?

После того, как вы определились со своей ролью, вы можете заранее спланировать и разбить конференц-связь, чтобы ее могли легко усвоить другие участники. Зная причину, по которой все собираются вместе, вы можете организовать динамичную встречу для нужных людей без задержек и осложнений.

Подумайте, какими файлами нужно будет поделиться во время конференц-связи. Пусть они на вашем рабочем столе будут готовы перетащить их в разговор или нажать Функция демонстрации экрана чтобы показать участникам именно то, что вы видите на своем экране.

Излагая свое сообщение, четко излагайте свои мысли и представляйте свои выводы или презентацию с началом, серединой и концом. Иногда концентрация внимания сокращается, поэтому, отрабатывая свою часть встречи заранее, вы можете легко объяснить свою идею и перейти к делу.

Какой бы ни была ваша роль, даже если вы только в качестве наблюдателя, заранее спланировав, чтобы понять цель звонка и сделать вывод, вы каждый раз будете проводить беспроблемную встречу.

Придерживайтесь повестки дня

Иногда конференц-связь может привести к продолжительным разговорам, особенно если вы обсуждаете высокоуровневый контент, выражаете мнение, обдумываете творческие цели или представляете новаторские идеи.

Чтобы гарантировать, что все соблюдают график, подумайте о том, чтобы составить свободный маршрут перед встречей. Разошлите его участникам за день или два вперед, чтобы они могли подумать о том, что будет дальше. Таким образом, у них будет лучшее представление о том, чего ожидать, и они смогут подготовить вопросы или быть готовыми к обратной связи до встречи.

Совет: предложите участникам записать любые возникающие вопросы и выделить в конце отрезок времени, чтобы на них ответить. Если время истечет, просто попросите всех включить свой вопрос в электронное письмо, на которое ответят и отправят позже в тот же день. Или используйте функцию чата на своей платформе конференции, чтобы обмениваться вопросами и комментариями в режиме реального времени.

Кроме того, чтобы свести к минимуму сверхурочные работы, возможно, стоит подумать о том, должна ли ваша конференция включать компонент видеоконференцсвязи. Это может хорошо сработать в ситуациях, когда визуальные подсказки помогают принять решение, например, во время виртуального собеседования.

Запишите конференц-звонок

На следующей встрече попробуйте выбрать запись, чтобы сохранить сейчас и посмотреть позже, и вы увидите, насколько ценна эта функция.

Запишите все, что произошло на собрании, для тех, кто не может присутствовать на запланированной конференц-связи. Это идеальный способ пройтись по основным моментам, получить ясность, выделить маленькие кусочки мудрости или посмотреть, как вы перешли из пункта А в пункт Б.

Когда вы записываете конференц-связь, вы можете полностью сосредоточиться на том, что происходит перед вами. Сделайте записи в прошлом, когда вы можете присутствовать и внимательно слушать. После завершения синхронизации вы можете посмотреть ее и выбрать важные части, которые влияют на вас и вашу работу.

Еще одно преимущество записи; Вы получите полную картину того, как было принято решение. Записывая встречу от начала до конца, вы получаете историю всего процесса развития. Никакие идеи или комментарии не остаются в стороне. Каждый шаг принятого решения, который привел вас туда, где вы находитесь, доступен для просмотра и обсуждения.

И наконец, записи собраний побуждают участников к действиям по обеспечению подотчетности. Когда проекты и поправки относятся к конкретному ресурсу, запись предоставляет подробности и ясность и может рассматриваться как устная «карта и план действий» для выполнения работы.

С этого момента возможна только хорошая конференц-связь.

Следующая синхронизация, будь то строго телефонная встреча или дополненная видео, почувствуйте себя уверенно, зная, что вы получаете от онлайн-встречи столько же, сколько и при личной встрече.

Нет причин, по которым ваша растущая рабочая сила не может держать линии связи широко открытыми - где угодно и когда угодно. Оставайтесь на связи со всеми, от вашей непосредственной команды до новых сотрудников и потенциальных клиентов во всех уголках мира с бесплатные инструменты для конференц-связи это дает вам возможность оставаться на связи.

Позвольте FreeConference.com предоставить вашему растущему бизнесу все необходимое для качественной работы, сохранения конкурентоспособности и удобства общения. С бесплатными услугами конференц-связи и бесплатные звонки по видеоконференцсвязи, вы можете быть в курсе ваших кадров, здесь или за рубежом, используя технологию, которая обеспечивает первоклассный звук и отличное качество видео. Ваш виртуальный стол для конференц-связи стал намного больше!