Ключ к эффективной официальной встрече - это хорошо продуманная повестка дня. Если вы заранее подготовитесь, составив повестку дня с подробной информацией о встрече, вы не только сэкономите время для всех участников, но и с большей вероятностью добьетесь успеха.
Вот 5 пунктов, которые вы всегда должны учитывать при составлении эффективной повестки дня:
Это может быть самая важная часть повестки дня. В нем указывается цель встречи и результат или решение, которого вы надеетесь достичь в конце. Это позволяет всем участникам иметь четкое представление о том, чего вы пытаетесь достичь и почему их участие ценится.
Когда в повестке дня стоит начать с цели, вы больше сосредоточены на конечном результате. при создании остальной повестки дня собрания, повышая эффективность собрания еще до того, как оно начнется.
Ознакомьтесь со списком встреч!
Как только цель встречи будет определена, подготовьтесь к встрече со списком важных тем для обсуждения.
Каждая тема обсуждения должна способствовать достижению цели встречи. Список может быть кратким, но должен быть достаточно подробным, чтобы члены команды могли подготовиться к собранию команды и внести свой эффективный вклад.
Распространенный метод - позиционировать каждую тему как вопрос. Это запускает мыслительный процесс для ваших участников и позволяет проверить его соответствие цели встречи.
У каждой темы должен быть владелец и определенное количество времени, чтобы ее осветить. Владение темой обеспечивает подотчетность. Благодаря временным рамкам встреча идет по графику. Загрузите нашу бесплатную повестку дня здесь: Программа встречи FreeConference Скачать
Проблема возникает не тогда, когда вы решаете, кого приглашать, а кого не приглашать. В этот список должны входить только люди, которым действительно необходимо присутствовать на собрании.
Если вы определили цели встречи и назначили темы встречи, у вас должна быть хорошая основа для работы над окончательным списком участников. Имея это в виду, при рассмотрении каждого участника встречи задайте себе три вопроса. Если вы ответили утвердительно на любой из вопросов, добавьте его или ее в список пунктов повестки дня:
Если вы не уверены, подумайте о том, чтобы сделать его или ее посещение необязательным. Вместо этого вы всегда можете отправить резюме, запись или расшифровку после встречи. Протокол встречи от делопроизводителя, не всегда требуется.
Одна из самых больших жалоб на деловые встречи заключается в том, что они - пустая трата времени. Управлять собраниями становится проще, если синхронизация длится около 30 минут. С уважением относитесь к времени коллег, не теряя времени и не теряя результатов.
Последующие действия так же важны, как и сама встреча. В нижней части шаблон повестки дня собрания, полезно включить раздел, где участники смогут делать заметки, документировать действия, решения и выводы. Наличие этого раздела систематизирует выводы, сделанные на встрече, и позволяет участникам визуализировать процесс, который должен произойти после этого.
Во время встречи могут возникнуть неожиданные темы, которые отвлекают внимание от конечной цели. Чтобы не сбиться с пути и вовремя, «припаркуйте» обсуждение не по теме на «Парковке», обычно в конце повестки дня, чтобы вернуться к нему за пределами предыдущего собрания. Еще один распространенный термин для этого - «Давайте отключим это».
Это особенно важно, если участники будут участвовать в вашей встрече удаленно. Убедитесь, что все сведения о конференции четко изложены и верны, включая номера для подключения, код доступа и любые ссылки на вашу онлайн-комнату для собраний.
Или создайте встречу с FreeConference.com, и детали конференции будут указаны во всех приглашениях и напоминаниях вместе с повесткой дня встречи.
Заблаговременное уведомление дает участникам время подготовиться к заседанию совета директоров и убедиться, что в их расписании нет конфликтов.
Предварительное уведомление дает участникам время подготовиться к встрече и убедиться, что в их расписании нет конфликтов.
Создайте учетную запись FreeConference.com и получите доступ ко всему, что вам нужно для вашего бизнеса или организации, чтобы начать работу, например, к видео и Общий доступ к экрану, Планирование звонков, Автоматические электронные приглашения, напоминанияИ многое другое.
