Виртуальная встреча вряд ли полностью заменит личные встречи, но с быстрым расширением и развитием технологий компании сокращают расходы, проводя виртуальные встречи, в то время как члены команды географически разделены. В то время как эффективные встречи обычно следуют аналогичным принципам, выполнение виртуальной работы в онлайн-конференц-зал может представлять собой уникальный набор проблем — вот 3 совета по проведению лучших виртуальных встреч.
Это может относиться к собраниям в целом, но виртуальное собрание может быть более восприимчивым к потере внимания или продуктивности, если члены команды просто читают текст друг другу или впервые слышат о предмете. Назначьте небольшое домашнее задание и убедитесь, что повестка дня распределена задолго до начала, чтобы члены команды могли скорректировать свое мышление и развить некоторую динамику перед началом виртуальной конференц-связи.
Подготовка также включает знание технических аспектов онлайн-конференц-зал. Убедитесь, что собрание может начаться, несмотря на технические трудности, и проявите достаточно изобретательности, чтобы дать совет членам команды, у которых есть технические вопросы.
Этикет командных встреч более важен в виртуальном конференц-зале, чем на обычном собрании. Вот несколько правил, которые необходимо соблюдать: запретить многозадачность, если члены команды делают что-то еще или ведут сторонний разговор в начале собрания, это делает конференц-связь бесполезной. Двумя способами решения этой проблемы являются включение и выключение видео и отключение звука для ненужных абонентов.
Дайте каждому члену команды возможность высказаться, сосредоточенность и так сложно поддерживать на регулярном собрании, этикет командных собраний должен быть особенно увлекательным, когда это виртуальная работа, иначе производительность окажется под угрозой. Создайте инклюзивную атмосферу, в которой члены команды могут свободно высказываться, не опасаясь критики или перебоев.
Обычно, когда личная встреча заканчивается, члены команды собираются вокруг кулера, чтобы обсудить, что им нравится и что не нравится в том, что произошло. Это может быть недостижимо во время видеозвонков, поскольку участники физически разделены, но важно для команды, чтобы создать доверие и взаимопонимание.
Есть два подхода к этому: один - формализовать это; попросите всех предоставить свой отзыв о встрече без последствий, чтобы обеспечить прозрачность в команде. Другой - неформальный подход, как и большинство разговоров о водоохладителях. После встречи выйдите из роли модератора и позвольте членам команды поговорить между собой еще 2 минут. Несвязанный диалог и обратная связь могут развить рабочие отношения и улучшить этикет будущих встреч в команде.
Создайте учетную запись FreeConference.com и получите доступ ко всему, что вам нужно для вашего бизнеса или организации, чтобы начать работу, например, к видео и Общий доступ к экрану, Планирование звонков, Автоматические электронные приглашения, напоминанияИ многое другое.
