Cum să aveți o conferință telefonică bună

O întâlnire personală a fost, în mod tradițional, cea mai eficientă și mai fiabilă modalitate de a vă convoca, dar cu forța de muncă în creștere și extindere pe tot globul, conferințele sunt mai importante ca niciodată. Dacă sunteți un grup mare sau o afacere de dimensiuni mici, nevoile dvs. unice necesită o comunicare clară și concisă.

Gândiți-vă la o conferință telefonică ca la o masă virtuală de conferință în care toată lumea este disponibilă pentru a participa la conversație, indiferent unde se află. Apelurile prin conferință facilitează colaborarea de grup și reprezintă o alternativă perfectă la întâlnirea personală, economisind astfel timp de navetă, costuri de călătorie și cazare.

Dar cum aveți o conferință telefonică bună, la fel de simpatică, productivă și creativă fără a fi acolo fizic? În această postare, vom acoperi sfaturile de top pentru desfășurarea de întâlniri telefonice fără probleme, indiferent dacă acesta este primul dvs. apel de conferință sau căutați modalități de a îmbunătăți fiecare apel important de aici înainte!

Fiți la timp și organizați pentru începători

La fel ca orice întâlnire ținută personal, punctualitatea este o așteptare. Prezentarea la timp sau chiar cu puțin înainte de începerea programată este considerată în multe feluri.

În primul rând, vă oferă un moment pentru a intra în sala de ședințe și pentru a vă familiariza cu setările. Aruncați o privire în jur pentru a vedea unde este butonul de mutare și încercați orice caracteristici suplimentare care ar putea fi utile în timpul apelului. Vedeți unde se află cel mai mult funcțiile pe care le veți folosi; „Începeți”, „Programați” etc.

Pro-tip: Observați muzica de așteptare când intrați într-o întâlnire? Acest lucru înseamnă că sunteți în locul potrivit și este o caracteristică atentă care indică oaspeților care vin online că apelul va începe în curând.

În al doilea rând, utilizați aceste câteva momente pentru a vă verifica microfonul și difuzoarele pentru a vă asigura că nu există dificultăți tehnice odată ce conferința este în plină desfășurare. Acest lucru va reduce întreruperile și momentele incomode petrecute la depanare.

În al treilea rând, practicați o mică etichetă „conferință telefonică”. Nu există nimic mai deranjant decât sunetul încrețit al unui sac de jetoane sau feedback-ul din zgomotul de fundal. Pregătiți-vă căștile, laptopul încărcat complet și orice alte articole de care ați putea avea nevoie - minus gustarea zgomotoasă! După ce ați petrecut câteva momente pentru a vă organiza și a împrejurimilor dvs. pentru a fi „pregătiți pentru apeluri de conferință”, vă veți pregăti să lăsați o primă impresie bună sau să continuați cu o întâlnire productivă.

Fi pregatit

Prezentați în timpul acestei conferințe? Gazduire? Co-găzduire? Care este scopul acestei sincronizări?

Odată ce v-ați stabilit rolul, puteți planifica în avans și defalca conferința pentru a fi ușor de digerat pentru ceilalți participanți. Știind motivul pentru care toți se reunesc, puteți oferi fără întârziere sau complicații o întâlnire dinamică pentru persoanele potrivite.

Luați în considerare ce fișiere vor trebui partajate în timpul conferinței. Puneți-le pe desktop gata să le tragă și să le fixeze în apel sau să apese pe Funcția de partajare a ecranului pentru a le arăta participanților exact ceea ce vedeți pe ecran.

Când vă transmiteți mesajul, transmiteți-vă clar gândurile și prezentați concluziile sau prezentarea cu un început, un mijloc și un sfârșit. Uneori, atenția se scurge, așa că, după ce v-ați exersat din timp întâlnirea, puteți să vă explicați ideea și să vă îndreptați cu ușurință.

Indiferent de rolul dvs., chiar dacă este doar ca observator, planificarea din timp pentru a înțelege scopul apelului și stabilirea plăcerii vă va asigura că veți avea o întâlnire perfectă de fiecare dată.

Respectați agenda

Uneori, conferințele pot duce la conversații lungi, mai ales dacă discutați conținut la nivel înalt, exprimați opinii, faceți brainstorming cu obiective creative sau prezentați idei revoluționare.

Pentru a vă asigura că toată lumea rămâne în grafic, vă recomandăm să creați un itinerar liber înainte de întâlnire. Trimiteți-le participanților cu o zi sau două înainte, astfel încât să poată analiza ceea ce urmează. În acest fel, vor avea o idee mai bună despre ce să se aștepte și pot pregăti întrebări sau pot fi pregătiți pentru feedback înainte de întâlnire.

Pro-tip: solicitați participanților să noteze orice întrebări care apar și să rezervați un segment de timp la sfârșit pentru a le răspunde. Dacă timpul se scurge, pur și simplu cereți tuturor să includă întrebarea lor într-un e-mail care va primi răspuns și va fi trimis mai târziu în acea zi. Sau utilizați funcția de chat de pe platforma dvs. de conferință pentru a partaja întrebări și comentarii în timp real.

De asemenea, pentru a ajuta la minimizarea intrării în orele suplimentare, poate că merită luat în considerare dacă conferința dvs. ar trebui să includă o componentă de videoconferință. Acest lucru ar putea funcționa bine în situații în care indicii vizuale sunt utile în luarea unei decizii ca în timpul unui interviu virtual.

Înregistrați conferința

Întâlnirea următoare, încercați să accesați înregistrare pentru a salva acum și urmăriți mai târziu și veți vedea cât de valoroasă este această caracteristică.

Înregistrați tot ce s-a întâmplat în ședință pentru cei care nu pot participa la o conferință telefonică programată. Este o modalitate perfectă de a trece peste punctele culminante, de a obține claritate, de a alege mici pepite de înțelepciune sau de a vedea cum ați ajuns de la punctul A la B.

Când înregistrați o conferință telefonică, vă puteți acorda toată atenția asupra a ceea ce se întâmplă înaintea dvs. Faceți ca luarea de notițe să fie un lucru din trecut atunci când puteți fi prezent și ascultați pe deplin. Odată ce sincronizarea este terminată, o puteți urmări și alege și alege părțile importante care vă afectează și munca.

Un alt avantaj al înregistrării; Veți obține imaginea completă a modului în care a fost luată o decizie. Capturând întâlnirea de la început până la sfârșit, aveți o istorie a procesului complet de dezvoltare. Nicio idee sau comentariu nu este lăsat la marginea drumului. Fiecare pas al deciziei luate care te-a condus acolo unde ești este disponibil la îndemâna ta pentru a analiza și a discuta.

În cele din urmă, înregistrările întâlnirilor determină acțiuni pentru a crea responsabilitate în rândul participanților. Atunci când proiectele și amendamentele sunt alocate unei resurse specifice, înregistrarea oferă detalii și claritate și poate fi considerată o „hartă și plan de acțiune” verbal pentru a face treaba.

De aici înainte, există doar o astfel de conferință.

Următoarea sincronizare pe care o aveți, indiferent dacă este vorba strict de o întâlnire telefonică sau îmbunătățită cu un videoclip, simțiți-vă încrezători știind că primiți la fel de mult dintr-o întâlnire online, așa cum ați face în persoană.

Nu există niciun motiv pentru care forța de muncă în creștere nu poate menține liniile de comunicare larg deschise - oriunde și oricând. Rămâneți în legătură cu toată lumea, de la echipa imediată la noile angajări ale potențialilor clienți din toate colțurile lumii instrumente gratuite pentru apeluri de conferință care te împuternicesc să rămâi conectat.

Lasă FreeConference.com să ofere companiilor tale în creștere ceea ce are nevoie pentru a produce o muncă bună, să rămână competitivă și să mențină comunicarea ușor de utilizat. Cu servicii gratuite de apeluri în conferință și convorbiri video gratuite, vă puteți menține la curent cu forța de muncă, aici sau în străinătate, folosind tehnologia care oferă sunet de top și o calitate video excelentă. Tabelul dvs. virtual de conferință a devenit mult mai mare!