As chamadas em conferência de negócios são essenciais para manter todos em sua empresa conectados e informados, mas porque geralmente esquecem o fato de que as chamadas em conferência também precisam ser produtivas.
Curiosidade: você sabia disso ninguém está realmente prestando atenção em suas chamadas em conferência?
Agora que você fez essa descoberta inovadora, como manter a atenção em sua (certamente) importante teleconferência de negócios? Bem, nosso guia deve ser capaz de prevenir o seu maior medo / realidade adulta da infância: ninguém está te ouvindo.
Se você estiver usando um novo software para sua chamada em conferência, certifique-se de saber como usá-lo! Tente configurar uma chamada prática onde você pode aprender o características, incluindo como silenciar seu microfone e qualquer (ou todos) chamadores. Vamos encarar; todos nós participamos dessa reunião em que o líder NÃO tem ideia do que está fazendo e acaba parecendo um tolo por isso. Você não quer que seja você!
É importante que todos os participantes entendam porque estão lá e o que se espera deles. Lembre-se de manter seus objetivos realistas. Uma teleconferência de uma hora de duração não vai resultar em uma estratégia de marketing completa, mas é um ótimo lugar para brainstorming de idéias, decidir sobre um processo e atribuir responsabilidades. Planeje a duração da ligação, quais tópicos serão abordados, quem falará e quais informações serão necessárias.
Em seguida, escolha o espaço certo para fazer sua chamada em conferência. Fechar a porta do escritório deve ser suficiente se você estiver sozinho, ou você pode mudar para uma sala de conferência se estiver atendendo a chamada com outras pessoas. Se vocês são executando a chamada em um escritório aberto, a chamada pode ser um pouco mais difícil, mas ainda gerenciável. Garanta uma ligação contínua indo para o espaço mais cedo para testar alto-falantes e qualquer outro equipamento eletrônico necessário, como projetores.
Se você estiver usando uma apresentação de acompanhamento com sua chamada, é uma boa ideia enviá-la com antecedência para que todos possam começar a chamada preparados. Desconfie de apresentações mais longas, pois são conhecidas como assassinos de atenção. Compartilhamento de tela por meio de um serviço de webconferência também é uma ótima maneira de manter todos na mesma página em tempo real, eliminando a possibilidade de alguém não poder acompanhar.
À medida que sua chamada chega ao fim, faça uma breve recapitulação do que foi discutido e de todas as soluções encontradas durante a reunião. Reserve um tempo extra para quaisquer perguntas adicionais e certifique-se de que todos se sintam incluídos ao sair da ligação. Se houver “próximas etapas”, certifique-se de acompanhar as responsabilidades de cada pessoa e forneça aos participantes suas informações de contato, caso surjam problemas. Algumas pessoas podem ter perguntas para os ouvidos de todos e outras podem justificar uma chamada separada; aprenda a identificar a diferença para evitar manter as pessoas em uma chamada que não é mais relevante para elas.
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