Manter a equipe informada por meio de reuniões trimestrais, e-mails e teleconferências

A maioria das empresas analisa seu progresso em cada trimestre; este é um momento útil para examinar como a empresa tem se saído nos últimos meses. Ele oferece a oportunidade de definir metas e resolver quaisquer problemas inesperados. Tradicionalmente, isso é feito organizando os chefes de departamento apropriados e outras equipes relevantes em um local central.

Chamadas de conferência facilitadas

No mundo moderno dos negócios, pode ser bastante caro trazer funcionários para as reuniões gerais. Com filiais frequentemente localizadas em vários continentes diferentes, a inconveniência e o impacto nos horários de cada ponto de venda podem ser mais problemáticos do que o valor da reunião em questão.

Felizmente, existe uma solução econômica que elimina essas desvantagens e fornece uma maneira fácil de passar adiante as informações necessárias para que sua empresa maximize o lucro e faça o melhor uso do tempo e dos recursos dos funcionários.

Um recurso valioso para esse propósito é o freeconference.com, que pode ser usado de qualquer telefone e pode se conectar com partes em qualquer lugar do mundo gratuitamente. Isso é feito usando um número local e um código de acesso fornecido.

Ao contrário do Skype, com o FreeConference.com não é necessária uma ligação à Internet e não há limite para o número de chamadas que podem participar. As chamadas podem ser gravadas e, embora haja uma duração máxima de seis horas por sessão, o número de chamadas por dia é ilimitado.

O e-mail antiquado não deve ser descontado

 Embora as teleconferências sejam uma ótima maneira de receber comentários ou sugestões instantâneas sobre novos desenvolvimentos ou objetivos dentro da empresa, o e-mail tem uma vantagem visual. Se houver tabelas ou gráficos de vendas que cada participante precisa ver para que as informações sejam totalmente transmitidas, o e-mail ainda é uma excelente opção de distribuição.

Pontos-chave para lembrar

•         Ao escolher o método pelo qual suas informações serão apresentadas, certifique-se de escolher um formato que será exibido da mesma maneira para cada participante. Se nem todas as divisões de sua empresa estiverem usando a mesma encarnação do Microsoft Word, a formatação de texto e gráficos pode se tornar confusa e difícil de decifrar. Na pior das hipóteses, eles podem se tornar incompreensíveis. Se você não tiver certeza da compatibilidade entre todas as divisões, pode escolher salvar os documentos do Word como arquivos PDF. Embora existam versões básicas e profissionais do Adobe Acrobat, os documentos serão exibidos da mesma forma em cada um.

•         O Microsoft PowerPoint é uma forma padrão de apresentação para empresas grandes e pequenas, fornecendo informações em um formato que transmite claramente os dados e objetivos e, com a quantidade adequada de cuidado, faz isso de uma maneira que agrada aos sentidos. Quando usado em coordenação com um provedor como o FreeConference.com, a equipe pode avançar de um slide para o outro em conjunto, proporcionando assim uma ótima recriação de uma reunião pessoal real. Um ponto a ser lembrado é o tamanho do arquivo. Um PowerPoint que é pesado em gráficos e / ou som pode exigir arquivos maiores que podem sobrecarregar as limitações de um servidor de e-mail. É menos provável que seja um problema com o servidor da empresa, mas pode causar problemas de entrega para um funcionário que se conecta de casa ou de um site Wi-Fi com sinal fraco.

Embora a interação pessoal seja geralmente a melhor maneira de fazer negócios, nem sempre é econômica. Os métodos acima fornecem meios excelentes para as empresas combaterem qualquer ineficiência e custo que possa surgir ao buscar mapear seu progresso a cada trimestre.

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