Para profissionais de todos os tipos, a chamada em conferência pode ser uma provação (surpreendentemente) estressante. Ao contrário das reuniões presenciais tradicionais, nas quais você pode contar em parte com a linguagem corporal e outras dicas visuais para ajudar na comunicação, seu sucesso com a chamada em conferência depende quase inteiramente de como você se comporta ao telefone. Se vocês são liderando uma chamada em conferência ou participar de uma entrevista por telefone, isso pode aumentar a pressão que você sente para ter certeza de que cada palavra que sai de sua boca é perfeita. Mas não temam, teleconferências, ansiedade por teleconferência é muito comum e pode ser tratada seguindo estas etapas:
Não se surpreenda com sua teleconferência!
Mesmo que você seja geralmente um daqueles tipos de "vá com o fluxo", preparar um esboço do que você está planejando dizer com antecedência pode ajudá-lo a se sentir mais preparado e confiante ao ingressar em um chamada em conferência. Se você for um participante, crie uma lista de cinco a dez pontos de discussão ou respostas a perguntas que você prevê que serão levantadas durante a chamada. Se você estiver liderando a chamada, assuma o controle desde o início, examinando a agenda com os outros chamadores no início da conferência para que todos saibam a ordem dos tópicos a serem discutidos.
As coisas são diferentes quando você está falando com um grupo de pessoas pelo telefone. Enquanto conversa fiada e brincadeiras podem ser boas para iluminar o clima e construir rapport durante reuniões cara a cara, o humor geralmente não funciona tão bem por telefone. Com várias pessoas ao telefone que não conseguem se ver, o humor, junto com qualquer senso de senso de humor cômico, pode se perder facilmente. Para evitar qualquer confusão ou mal-entendidos potencialmente embaraçosos que podem resultar de uma piada mal cronometrada, é melhor seguir o roteiro, por assim dizer, e manter a conversa no tópico o tempo todo.
Outro método para vencer a ansiedade da teleconferência é praticar e se preparar para a próxima chamada com antecedência. Conduzir uma chamada em conferência prática com um amigo ou colega é a melhor maneira de se familiarizar com o procedimento de chamada em conferência e ensaiar o que você planeja dizer na próxima chamada. Se dominar a arte da teleconferência é algo que você sente que precisa trabalhar, você pode querer considerar gravação de teleconferência. Gravar uma chamada não só lhe dá a oportunidade de ouvir e revisar sua chamada posteriormente, mas também garante que você tenha um registro de tudo o que foi discutido durante a chamada para sua referência futura.
Independentemente de quem esteja do outro lado, no final do dia, uma chamada em conferência é uma chamada em conferência. Embora seja sempre uma boa ideia se preparar para qualquer tipo de reunião, tropeçar em uma ou duas palavras não será o fim do mundo. Prepare seus pontos de discussão, respire fundo ou duas vezes e ligue na hora marcada. Lembre-se: seja você o líder da chamada ou um convidado, você participa da conferência porque é uma pessoa inteligente e capaz, com algo valioso para contribuir.
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