Como ter uma reunião de projeto mais produtiva

Embora as reuniões sejam importantes para facilitar a colaboração durante uma reunião de projeto, elas podem ser uma grande perda de tempo. Na verdade, a maioria das pessoas considera cerca de metade das reuniões a que comparecem um "tempo perdido", e isso não apenas os frustra, mas também torna mais difícil para eles permanecerem focados na tarefa em questão.
Como resultado, é fundamental que você encontre maneiras de tornar as reuniões de projeto mais produtivas. Isso ajudará a mudar a maneira como sua equipe vê as reuniões, o que tornará essas reuniões um espaço útil para as pessoas buscarem ajuda para problemas, oferecer sugestões a outras pessoas e obter atualizações sobre o status geral do projeto.
É mais fácil falar do que fazer, portanto, para ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua próxima reunião de projeto, certifique-se de empregar as seguintes táticas de reunião.

Crie uma agenda e divulgue-a

A primeira coisa que você precisa fazer para ter uma reunião de projeto mais produtiva é determinar o que exatamente será discutido quando todos estiverem na mesma sala. Elaborar uma agenda ajudará você a responder à pergunta "para que serve esta reunião?" o que ajuda a esclarecer se a reunião é de fato necessária.
Além disso, é importante que você envie esta agenda a todos os participantes da reunião com pelo menos um dia completo de antecedência. Isso os ajudará a ter uma ideia do que é a reunião e, no caso de você estar discutindo algo novo, ajudará as pessoas a começarem a pensar sobre as coisas antes de entrarem na reunião.
Nesse ponto, se houver mais alguma coisa que você gostaria que as pessoas fizessem antes de vir para a reunião, certifique-se de informar isso em sua agenda. Por exemplo, se você deseja que eles leiam algo, ou se deseja que eles reúnam alguns dados, então é inteligente dizer a eles para fazerem isso com antecedência, para que você possa começar imediatamente quando a reunião do projeto começar.

Definir e respeitar limites de tempo

Parte do que torna uma reunião improdutiva é exceder o tempo alocado para ela. As reuniões existem para propósitos específicos e, se você começar a se desviar da tarefa em questão, ficará fácil ficar sem tempo e precisará estender a reunião ou encerrá-la sem atingir seu objetivo.
Uma boa maneira de evitar que isso aconteça é definir um limite de tempo para cada item da agenda e cumpri-lo. Se surgir algo que fará com que você ultrapasse o tempo alocado, considere marcar esse ponto; você sempre pode agendar outra reunião com outro grupo de pessoas para discutir isso mais tarde. Interromper o trabalho dessa maneira também ajudará a tornar sua equipe de projeto mais bem-sucedida.
Por fim, você também pode usar cronômetros para ajudá-lo a respeitar os limites de tempo e manter sua reunião dentro do cronograma. Fazer isso não apenas ajudará você a ser mais produtivo, mas também demonstrará à sua equipe que você respeita o tempo deles e fará todo o possível para evitar desperdiçá-lo.

Coloque as pessoas certas na sala

Parte da chave para uma reunião de projeto produtiva é garantir que as pessoas certas, e apenas as pessoas certas, estejam presentes. Não há nada pior do que passar uma hora dentro de uma reunião da qual você não precisava comparecer e, se isso acontecer, é em grande parte porque o organizador da reunião não gastou tempo suficiente perguntando quem realmente precisava estar lá.
Para ajudá-lo a fazer isso, considere os diferentes tipos de reuniões que você pode ter, como:

• Reuniões de decisão: O objetivo deste encontro é colaborar e encontrar o melhor caminho a seguir, e isso significa que apenas aqueles que entendem o projeto na sua totalidade devem estar presentes. Todos os outros serão apenas extras, e isso fará com que a reunião pareça inútil.
• Reuniões de trabalho: Isso ocorre quando as pessoas precisam colaborar em uma tarefa específica e apenas aqueles que são responsáveis ​​por concluir essa tarefa precisam estar na reunião.
• Reuniões de feedback: Isso dá aos gerentes a oportunidade de ouvir sua equipe sobre o que está funcionando e o que não está. É bom tê-los durante todo o ciclo de vida do projeto, para que as pessoas se sintam à vontade para falar quando algo não estiver indo bem. E dependendo do tamanho da sua equipe, este é o único tipo de reunião onde todos podem estar presentes.

Use as ferramentas certas

As ferramentas que você usa também desempenham um grande papel na determinação da produtividade de suas reuniões. Por exemplo, compartilhamento de tela, videoconferência e quadro branco tornam mais fácil para você colaborar com as pessoas na sala, tornando sua reunião mais eficiente. E todas essas ferramentas e muito mais são oferecidas por FreeConference. com.
A importância de ter as ferramentas certas é ainda maior nos locais de trabalho de hoje. Muitas empresas têm vários locais ou permitem que as pessoas trabalhar remotamente, o que significa que as pessoas estão espalhadas por diferentes cidades ou países. Usar a tecnologia certa pode fazer parecer que todos estão na mesma sala, tornando mais fácil para você realizar uma reunião de projeto produtiva.

Transforme sua próxima reunião de projeto

Certifique-se de incluir sua equipe no processo de planejamento da reunião e obtenha feedback deles para que você possa melhorar seu processo de reunião. Empregar as táticas discutidas aqui irá ajudá-lo a transformar suas reuniões de irritantes perdas de tempo em oportunidades para colaborar e inovar.

Sobre o autor: Kevin Conner é um empresário que possui vários negócios, incluindo Pesquisa de banda larga, um serviço dedicado a ajudar pessoas e empresas a encontrarem Internet de banda larga com o melhor valor. Administrar e expandir seus negócios envolve um amplo planejamento e gerenciamento de projetos, e Kevin gosta de compartilhar suas experiências com outras pessoas para ajudá-las a ter sucesso.

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