Como fazer uma boa chamada em conferência

Uma reunião pessoal tem sido tradicionalmente a maneira mais eficaz e confiável de convocar, mas com a força de trabalho crescendo e se estendendo por todo o mundo, as chamadas em conferência são mais importantes do que nunca. Se você for um grupo grande ou uma empresa de pequeno a médio porte, suas necessidades exclusivas exigem uma comunicação clara e concisa.

Pense em uma chamada de conferência como uma mesa de conferência virtual onde todos estão disponíveis para participar da conversa, não importa onde estejam. As chamadas em conferência facilitam a colaboração em grupo e são uma alternativa perfeita para reuniões pessoais, economizando tempo de deslocamento, custos de viagem e acomodação.

Mas como você tem uma boa chamada em conferência, uma que seja tão pessoal, produtiva e criativa sem estar fisicamente presente? Nesta postagem, cobriremos as principais dicas para conduzir reuniões por telefone sem problemas, seja esta sua primeira chamada em conferência ou se você está procurando maneiras de melhorar todas as chamadas importantes de agora em diante!

Seja pontual e organizado para começar

Como em qualquer reunião presencial, a pontualidade é uma expectativa. Aparecer na hora certa ou mesmo um pouco antes do início programado é uma questão de consideração de várias maneiras.

Primeiro, você tem um momento para entrar na sala de reuniões e se familiarizar com as configurações. Dê uma olhada ao redor para ver onde está o botão mudo e experimente quaisquer recursos adicionais que possam ser úteis durante a sua chamada. Veja onde estão os recursos que você mais usará; “Iniciar”, “Programar” etc.

Dica de profissional: Você percebe a música em espera ao entrar em uma reunião? Isso significa que você está no lugar certo e é um recurso atencioso que indica aos convidados que estiverem online que a chamada começará em breve.

Em segundo lugar, use esses momentos para verificar seu microfone e alto-falantes para garantir que não haja dificuldades técnicas quando a chamada de conferência estiver em andamento. Isso reduzirá as interrupções e os momentos estranhos gastos na solução de problemas.

Terceiro, pratique um pouco a etiqueta de “teleconferência”. Não há nada mais chocante do que o som amassado de um saco de batatas fritas ou o retorno do ruído de fundo. Tenha seu fone de ouvido pronto, seu laptop totalmente carregado e quaisquer outros itens de que você possa precisar em mãos - sem o lanche barulhento! Ter despendido alguns momentos a organizar-se a si e ao seu entorno para estar “pronto para chamadas em conferência” irá prepará-lo para deixar uma boa primeira impressão ou levar a cabo uma reunião produtiva.

Esteja preparado

Você fará uma apresentação durante esta teleconferência? Hospedando? Co-hospedagem? Qual é o objetivo desta sincronização?

Depois de estabelecer sua função, você pode planejar com antecedência e dividir a chamada em conferência para ser facilmente digerida por outros participantes. Sabendo o motivo pelo qual todos estão se reunindo, você pode proporcionar uma reunião dinâmica para as pessoas certas, sem atrasos ou complicações.

Considere quais arquivos precisarão ser compartilhados durante a chamada em conferência. Tenha-os em sua área de trabalho prontos para arrastar e soltar na chamada ou aperte o Recurso de compartilhamento de tela para mostrar aos participantes exatamente o que você está vendo na tela.

Ao transmitir sua mensagem, transmita seus pensamentos com clareza e apresente suas descobertas ou apresentação com um começo, um meio e um fim. Às vezes, a capacidade de concentração é curta, então, por ter praticado sua parte na reunião com antecedência, você pode explicar sua ideia e ir direto ao ponto com facilidade.

Qualquer que seja a sua função, mesmo que apenas como observador, planejar com antecedência para entender o propósito da chamada e estabelecer o take away garantirá que você sempre terá uma reunião perfeita.

Siga a agenda

Às vezes, as teleconferências podem levar a longas conversas, especialmente se você estiver discutindo conteúdo de alto nível, expressando opiniões, debatendo objetivos criativos ou apresentando ideias inovadoras.

Para garantir que todos cumpram o cronograma, considere a possibilidade de criar um itinerário livre antes da reunião. Envie-o aos participantes com um ou dois dias de antecedência para que eles possam refletir sobre o que está por vir. Dessa forma, eles terão uma ideia melhor do que esperar e poderão preparar perguntas ou estar prontos para feedback antes da reunião.

Dica de profissional: peça aos participantes que escrevam quaisquer perguntas que surgirem e reserve um tempo no final para respondê-las. Se o tempo acabar, simplesmente peça a todos que incluam suas perguntas em um e-mail que será respondido e enviado no final do dia. Ou use o recurso de bate-papo em sua plataforma de conferência para compartilhar perguntas e comentários em tempo real.

Além disso, para ajudar a minimizar as horas extras, talvez valha a pena considerar se sua conferência deve incluir um componente de videoconferência. Isso pode funcionar bem em situações em que dicas visuais são úteis para tomar uma decisão, como durante uma entrevista virtual.

Grave a chamada em conferência

Na próxima reunião, tente bater o registro para salvar agora e assistir mais tarde, e você verá o quão valioso é esse recurso.

Capture tudo o que aconteceu na reunião para aqueles que não podem comparecer a uma chamada em conferência agendada. É uma maneira perfeita de revisar os destaques, ganhar clareza, escolher pequenas pepitas de sabedoria ou ver como você passou do ponto A ao B.

Ao gravar uma chamada em conferência, você pode dar toda a atenção ao que está acontecendo à sua frente. Faça anotações algo do passado, quando você pode estar presente e ouvir plenamente. Assim que a sincronização estiver concluída, você pode assisti-la e escolher as partes importantes que afetam você e seu trabalho.

Outro benefício da gravação; Você tem uma visão completa de como uma decisão foi tomada. Ao capturar a reunião do início ao fim, você tem um histórico de todo o processo de desenvolvimento. Nenhuma ideia ou comentário é deixado de lado. Cada etapa da decisão tomada que o levou até onde você está está disponível ao seu alcance para examinar e discutir.

Por último, as gravações das reuniões impulsionam a ação para criar responsabilidade entre os participantes. Quando projetos e alterações são alocados para um recurso específico, a gravação fornece detalhes e clareza e pode ser considerada como um “mapa e plano de ação” verbal para realizar o trabalho.

De agora em diante, só existe uma boa chamada em conferência.

Na próxima sincronização que você tiver, seja estritamente uma reunião por telefone ou aprimorada com vídeo, sinta-se confiante sabendo que você está obtendo tanto de uma reunião online quanto receberia pessoalmente.

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