As teleconferências são uma ferramenta de comunicação eficaz para construir o espírito de equipe e uma boa "cultura corporativa". Embora a organização se beneficie de chamadas em conferência bem feitas por meio do aumento da produtividade e da lucratividade, os funcionários também se beneficiam, porque é muito mais divertido para trabalhar em um ambiente de trabalho feliz e engajado.
Isto é, se todos se unirem e souberem ser um bom conferencista. Aqui estão cinco dicas sobre como fazer sua parte para construir o espírito de equipe com teleconferência e por que valem a pena fazer.
Uma das razões pelas quais as chamadas em conferência são tão eficazes é porque respeitam o tempo de todos. Ao eliminar o tempo de viagem, mesmo quando as pessoas trabalham no mesmo prédio, eles economizam horas e horas do tempo dos funcionários.
Você tem coisas melhores a fazer do que ir a uma reunião.
A economia de tempo permite agendar comunicações mais frequentes, o que é melhor para todos, pois a falta de comunicação é uma grande fonte de disfunções nas organizações.
Para cada minuto que você chega atrasado para uma chamada com 15 pessoas, você perde 15 "minutos pessoa" do tempo de todos. Perder tempo é como jogar lixo. Uma vez que a primeira pessoa joga um pedaço de lixo em um local público, todos o fazem. Não seja a primeira pessoa!
Se você é novo em chamadas em conferência, apareça 10 minutos antes e peça a um amigo para ajudá-lo a se familiarizar com a tecnologia. Se você é um profissional experiente, dois minutos mais cedo é bom, então você pode entrar na Área de Trabalho Compartilhada, revisar a agenda, trazer sua mente para a reunião e estar pronto para começar quando o relógio bater.
Outro motivo para o término das teleconferências linhas de telefone reais (não Skype ou VOIP) são tão bons que a excelente qualidade de áudio torna possível para todos ouvirem as dicas sutis de "linguagem corporal" de que precisam para realmente se entenderem.
Se alguém está chateado, todos precisam saber para que possam ajudar. Se alguém está em êxtase porque acabou de conhecer um grande marco, essa emoção em sua voz é o que você veio ouvir.
Ajudar as pessoas, celebrar o sucesso e compartilhar boas ideias é como você usa a teleconferência para desenvolver o espírito de equipe e aumentar seus resultados financeiros.
Infelizmente, mesmo o ruído de fundo da localização de um chamador mal escolhido pode lançar uma chave de macaco em uma boa chamada de conferência. É por isso que configurar-se corretamente faz com que tudo corra bem.
Você precisa estar em um local silencioso, onde o ruído de fundo não atrapalhe a chamada ou distraia você, e você precisa de um telefone de boa qualidade, para que todos possam ouvir tudo o que precisam.
Se a pessoa que o convidou para a teleconferência realmente não se importasse com o que você pensava sobre o assunto em discussão, ela teria copiado você para um e-mail em grupo.
Você foi convidado para a ligação porque alguém quer seu cérebro. Eles não querem metade do seu cérebro enquanto você lê alguns arquivos ou envia alguns e-mails.
Nunca realize multitarefa em uma chamada em conferência.
O outro lado disso é se você estiver realmente focado e sentir que deseja dar uma contribuição, Vá em frente! É uma tragédia quando alguém reprime uma boa ideia em uma teleconferência.
Você foi convidado a participar, então não seja tímido.
Quando você falar, apresente-se para que todos saibam quem você é, mesmo se você verificar após um ou dois minutos de silêncio. Segure o telefone próximo à boca ou aproxime-se do microfone. Comece com "todos podem me ouvir?" Fale devagar e não se preocupe em falar alto demais. As pessoas sempre podem rejeitá-lo, mas se você não for alto o suficiente, perderá tempo.
Depois de passar pela "passagem de som", expresse-se. É para isso que você existe. Quando você tomar a palavra, transmita sua ideia com clareza. Ao mesmo tempo, é bom observar quando você está falando na maioria das vezes em uma chamada de conferência. Falar é divertido, mas você pode ter muito de uma coisa boa. Dividir o chão cria o espírito de equipe.
Novamente, se for sua primeira teleconferência, peça ajuda técnica para configurar e pergunte se o telefone está funcionando bem. As pessoas podem ouvi-lo quando você fala? Você está criando ecos? Usar um smartphone de boa qualidade é bom, mas silencie qualquer alerta potencial.
Se você tiver apenas um viva-voz barato, poderá ouvi-lo, mas apenas falar no fone de ouvido. Use o botão mudo do seu telefone quando você não estiver falando e não coloque a chamada em espera, então você não estará transmitindo Muzak em uma discussão importante.
"Obrigado por ligar para a RamJac Corporation. Devido ao grande volume de chamadas ..."
Além disso, lembre-se de que existem ferramentas que facilitarão sua vida ao lidar com chamadas para fins profissionais. Por exemplo, em vez de depender de serviços analógicos de linha fixa mais antigos, usar aplicativos de número de telefone comercial tornará a experiência mais perfeita e conveniente para você e para as pessoas com quem você está falando.
As teleconferências visam construir o espírito de equipe, compartilhando informações importantes e tomando decisões em conjunto. Não seja tímido e não se preocupe com todos os pequenos detalhes técnicos. Se você tem um bom telefone e uma localização tranquila, está ganhando. A equipe pode ajudá-lo a ajustar os níveis de volume.
Um comediante famoso disse certa vez: "90% da vida está aparecendo". Trazer todo o seu foco e energia para uma teleconferência é a maneira mais importante de ser um bom conferencista.
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