À medida que mais e mais organizações estão online, as conferências e apresentações na Web estão se tornando cada vez mais populares. Embora o software de conferência esteja se tornando mais sofisticado a cada dia, uma reunião ou apresentação virtual sempre será diferente de um powwow pessoal. Isso não quer dizer que reuniões virtuais são inferiores ao modelo mais tradicional. As conferências pela Web têm várias vantagens sobre as conversas em pessoa, mas possuem seus próprios requisitos exclusivos. Para ajudá-lo a montar uma apresentação ou reunião virtual cativante e memorável, compilamos uma lista de 6 regras de ouro para tornar as conferências na Web envolventes. Lembre-se: uma webconferência de sucesso exige trabalho real!
A preparação é inestimável para o sucesso em quase todas as facetas da vida, mas quando se trata de criar um ambiente agradável apresentação virtual, é ainda mais vital. Na semana que antecede a reunião, certifique-se de enviar uma agenda a todos os participantes, o que é particularmente importante se você estiver recebendo vários palestrantes. Recursos visuais, como slides ou vídeos, também devem ser enviados antes da reunião. Isso dará à sua equipe a chance de se familiarizar com o conteúdo. Além disso, certifique-se de enviar as informações de login (códigos de acesso, URLs e números de chamada) com pelo menos um dia de antecedência para que os participantes possam atualizar seu software, se necessário. Sempre forneça a cada participante uma maneira de entrar em contato com você off-line, caso eles tenham dificuldades técnicas.
2. Não sacrifique bate-papo e quebra-gelo:
Ao hospedar uma reunião virtual, é tentador entrar diretamente na agenda no momento em que a última pessoa se conectar. Lute contra essa tentação! As reuniões presenciais raramente são estruturadas dessa forma. Freqüentemente, há um pouco de conversa fiada e conversas leves antes de entrar no assunto. Isso é vital para construir um relacionamento positivo com sua equipe, o que facilitará a colaboração no futuro. Integre um elemento social em seu evento virtual começando com um quebra-gelo. Basta perguntar a cada membro da equipe o que ele fez no fim de semana ou uma pergunta semelhante antes de começar a tarefa em questão.
3. Mantenha o silêncio e minimize o ruído de fundo:
Alarmes de carros, radiadores barulhentos e telefones celulares rebeldes podem atrapalhar o fluxo de qualquer apresentação, mas isso é especialmente verdadeiro se você estiver hospedando uma webconferência. O FreeConference oferece vários controles de moderador úteis, como o Modo de apresentação, que silencia todos os participantes da chamada, exceto o locutor, limitando o ruído de fundo no local de cada participante. Para obter mais dicas sobre como manter a qualidade de áudio da sua chamada, consulte Como manter as linhas de conferência limpas e sem interrupções.
4. Seja rápido e siga as atas das reuniões por teleconferência:
Quando se trata de definir a apresentação em si, é importante estar ciente das limitações de uma reunião virtual em comparação com uma conversa pessoal. Tenha em mente que cada membro de sua audiência fica sentado em frente ao computador por um longo período de tempo. Para ter uma webconferência bem-sucedida, é melhor ir direto ao ponto. Informe o seu público, mas não os sobrecarregue. Crie um tema forte para sua apresentação. Considere o que seu público está procurando nessa apresentação e, em seguida, tente apresentá-lo da maneira mais concisa possível. Se for vital que você cubra muito terreno, certifique-se de dar aos participantes a oportunidade de esticar as pernas ou tomar um café. Faça o possível para não se desviar da agenda da reunião; você deseja que seu público tenha uma ideia realista de quanto tempo a apresentação será.
5. Prenda a atenção do seu público mantendo-se interessante:
Nunca se esqueça de que os participantes de sua reunião virtual estão sentados em seus computadores, geralmente sem monitoramento. Isso significa que você está competindo com muitos memes de gatos na Internet. Mantenha o seu público envolvido fazendo perguntas com frequência. O recurso Hand-Raise do FreeConference facilita a identificação de quem tem uma resposta e impede que todo o grupo fale ao mesmo tempo. O modo de perguntas e respostas permite que os participantes desativem e reativem o som. Esse recurso é particularmente útil quando você deseja reunir ideias de origem de membros de sua equipe. Não se esqueça de abrir espaço para perguntas após cada apresentação e lembre-se de ir um pouco mais devagar do que em uma reunião presencial típica. A maioria dos sistemas de comunicação tem um atraso de dois a três segundos; portanto, não se esqueça de fazer uma pausa mais longa do que o normal quando estiver aguardando uma resposta.
6. Mantenha-o bonito -- use recursos visuais de apresentação:
Além de fazer perguntas, há outras coisas que você pode fazer para manter seu público envolvido. Adicionar um elemento visual forte à sua apresentação é a chave para fazer um conferência na web interessante. Os recursos visuais podem aprimorar os pontos importantes da apresentação e, em alguns casos, até adicionar um elemento de humor ou entretenimento a uma apresentação que de outra forma seria árida. Se você estiver usando slides, certifique-se de mantê-los simples e organizados. Cada slide deve ser limitado a uma ideia e deve conter apenas as informações mais importantes. Isso manterá seus slides em movimento e dará impulso à sua apresentação, além de ajudá-lo a ter uma webconferência de sucesso.
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