Hoje é o dia!
“Bip bip bip”, o alarme do smartphone quebra o longo silêncio do sono, acordando John para mais um dia de trabalho. Quando seus pensamentos começam a convergir, ele percebe: este não é apenas “mais um dia de trabalho”, é o maior encontro de sua jovem carreira.
John sempre foi um trabalhador esforçado; muitas vezes ele é o primeiro a chegar ao escritório e o último a sair, sempre concluindo seu trabalho em tempo hábil e, às vezes, até ajudando colegas de trabalho a cumprirem seus prazos.
No entanto, apesar de sua ética de trabalho, John sempre foi ... esquecido. Foi o último da turma a ser promovido e sempre teve dificuldade em receber atenção dos superiores.
Mas tudo isso termina hoje. Esta é a chance que John estava esperando.
“Ok John, respire fundo,” John murmura para si mesmo, comendo calmamente seu cereal. Uma gota de leite escorre por seu queixo, mas ele está preocupado demais para perceber - tudo em que consegue pensar é na grande reunião.
“Há muito em jogo e esta reunião tem que correr perfeitamente. Devo repassar os passos para o sucesso para uma reunião significativa ”.
As pessoas marcam a reunião: É por isso que devo convidar todos os que forem necessários e verificar novamente a lista de participantes. Dessa forma, as decisões podem ser tomadas na reunião.
Também enviei um e-mail com todos os materiais de apresentação e recursos de que minha reunião precisará. Como haverá muito o que conversar, assegurei-me de que todo o trabalho preliminar foi concluído.
Ter e distribuir uma agenda pré-construída é o fator mais importante para uma reunião bem-sucedida, pois permite definir metas, alertar outras pessoas e assumir o controle da minha conferência.
Minha agenda também inclui uma lista de verificação pessoal para me ajudar a moderar o ritmo da conferência.
Os participantes têm períodos de atenção limitados, portanto, o gerenciamento do tempo é crucial!
Quando a reunião começar, direi a todos os meus membros que desliguem todas as tecnologias desnecessárias. Como há muitas decisões importantes que precisam ser tomadas, a última coisa de que preciso são distrações, e os smartphones podem ser o maior portal para elas.
Também precisarei ter certeza de que todos tenham a chance de falar e se sintam confortáveis para serem honestos com nossa situação.
Sempre fique no tópico.
Falando em me manter no tópico, o Parking Lot pode ser uma graça salvadora para uma reunião que deu errado, pois garante a revisitação de assuntos “dignos” ao mesmo tempo que me dá licença para direcionar a conversa de volta à pauta.
Se um participante da reunião levantar um assunto que não seja relevante para a pauta, anotarei sua ideia na seção Estacionamento da pauta e direi que podemos revisá-la mais tarde.
Com alguma sorte, a reunião transcorrerá sem problemas e alcançará todos os seus objetivos - mas sempre há uma chance de que algo não saia conforme o planejado.
Terei de terminar com vigor, reafirmando todos os planos de ação que foram acordados durante a reunião, incluindo quem foi designado para cada tarefa e qual é o seu prazo.
Também terei a certeza de compartilhar todas as informações e decisões com todos os não participantes, para que eles não sejam deixados de fora.
John ri baixinho, dando tapinhas nas costas ...
"Boa conversa. Fiz tudo o que estava ao meu alcance para o maior evento da minha carreira. Espero que o trabalho árduo valha a pena. ”
Depois de enxugar os cantos da boca com um guardanapo próximo, ele se levanta da mesa de centro e sai da cozinha.
John veste seu terno e gravata da sorte, respira fundo e sai pela porta.
Está ensolarado.
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