A chave para conduzir uma reunião formal eficaz é uma agenda bem elaborada. Quando você se prepara com antecedência, escrevendo uma agenda com informações detalhadas sobre a reunião, você não apenas economiza tempo para todos os envolvidos, mas o resultado tem mais probabilidade de ser um sucesso.
Aqui estão 5 itens que você deve sempre incluir ao criar uma agenda de reunião eficaz:
Esta pode ser a parte mais importante da agenda. Ele especifica o propósito da reunião e o resultado ou decisão que você espera alcançar no final. Isso permite que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do que você está tentando alcançar e por que sua participação é valorizada.
Quando a agenda inclui começar com a meta, você se concentra mais no resultado final. enquanto cria o restante da pauta da reunião, melhorando a eficiência de sua reunião antes mesmo de começar.
Uma vez que o objetivo da reunião foi estabelecido, prepare-se para a reunião com uma lista de tópicos importantes para discussão.
Cada tópico de discussão deve ajudar a atingir o objetivo da reunião. A lista pode ser breve, mas deve ser detalhada o suficiente para que os membros da equipe possam se preparar para a reunião de equipe para fazer uma contribuição efetiva.
Um método comum é posicionar cada tópico como uma pergunta. Isso dá o pontapé inicial no processo de pensamento dos participantes e fornece uma verificação de sua relatividade com o objetivo da reunião.
Cada tópico deve ter um proprietário e um determinado período de tempo para cobrir o tópico. A propriedade do tópico fornece responsabilidade. Um prazo mantém a reunião dentro do cronograma. Baixe nossa agenda de reuniões grátis aqui: Download da agenda da reunião do FreeConference
O desafio se apresenta, não ao decidir quem convidar, mas quem não convidar. Apenas as pessoas que realmente precisam estar na reunião devem estar nesta lista.
Se você estabeleceu suas metas de reunião e atribuiu tópicos de reunião, você deve ter uma boa base para trabalhar para finalizar sua lista de participantes. Com isso em mente, pergunte a si mesmo três perguntas ao considerar cada participante da reunião. Se você responder sim a alguma das perguntas, adicione-o à lista de itens da agenda:
Se você não tiver certeza, considere tornar a participação dele opcional. Você sempre pode enviar um resumo pós-reunião, gravação ou transcrição. Atas de reunião de um anotador, nem sempre exigidas.
Uma das maiores reclamações sobre as reuniões de negócios é que elas são uma perda de tempo. Gerenciar reuniões torna-se mais fácil quando as sincronizações duram cerca de 30 minutos. Respeite o tempo de seus colegas sem perder tempo ou perder resultados.
O acompanhamento é tão importante quanto a própria reunião. Na parte inferior do modelo de agenda de reunião, é benéfico incluir uma seção onde os participantes possam fazer anotações, documentar itens de ação, decisões e conclusões. Ter esta seção organiza as conclusões tiradas na reunião e permite que os participantes visualizem o processo que deverá ocorrer posteriormente.
Tópicos inesperados podem surgir durante a reunião e desviar o foco do objetivo final. Para ficar no caminho certo e no tempo, “estacione” a discussão fora do tópico no “Estacionamento”, geralmente no final da agenda, para revisitar fora da reunião anterior. Outro termo comum para isso é "Vamos colocar isso off-line".
Isso é especialmente importante se os participantes participarão da reunião remotamente. Certifique-se de que todos os detalhes da conferência estejam claramente delineados e corretos, incluindo números de discagem, código de acesso e quaisquer links para sua sala de reuniões online.
Ou crie uma reunião com FreeConference.com e os detalhes da conferência serão preenchidos em todos os convites e lembretes, junto com a agenda da reunião.
O aviso prévio fornece aos participantes tempo para se prepararem para a reunião da diretoria e para garantir que não haja conflitos em sua programação.
O aviso prévio fornece aos participantes tempo para se prepararem para a reunião e para garantir que não haja conflitos em sua programação.
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