É improvável que uma reunião virtual substitua inteiramente as reuniões presenciais, mas com a rápida expansão e o desenvolvimento de tecnologias, as empresas estão cortando custos com a realização de reuniões virtuais enquanto os membros da equipe estão geograficamente separados. Embora as reuniões eficazes geralmente sigam uma diretriz semelhante, fazer um trabalho virtual no sala de reunião online pode apresentar um conjunto único de desafios - aqui estão 3 dicas de reuniões para hospedar as melhores reuniões virtuais.
Isso pode se aplicar a reuniões em geral, mas uma reunião virtual pode ser mais suscetível a uma perda de foco ou produtividade se os membros da equipe estiverem apenas lendo textos uns para os outros ou estiverem ouvindo sobre um assunto pela primeira vez. Atribua um pouco de lição de casa e certifique-se de que a agenda seja distribuída bem antes do início para que os membros da equipe possam ajustar sua mentalidade e desenvolver algum ímpeto para a chamada de conferência virtual.
A preparação também inclui o conhecimento dos aspectos técnicos do sala de reunião online. Certifique-se de que a reunião possa começar apesar de uma dificuldade técnica e seja engenhoso o suficiente para aconselhar os membros da equipe que tenham dúvidas técnicas.
A etiqueta da reunião de equipe é mais importante em uma sala de reunião virtual do que em uma reunião normal. Aqui estão algumas regras que devem ser aplicadas: banir multitarefa, se os membros da equipe estiverem fazendo outra coisa ou conversarem paralelamente enquanto a reunião começa, a chamada em conferência fica inútil. Duas maneiras de abordar esse problema são ligar e desligar o vídeo e silenciar os chamadores desnecessários.
Permita que cada membro da equipe tenha a chance de falar, pois já é difícil manter o foco em uma reunião regular, a etiqueta da reunião de equipe deve ser extremamente envolvente quando é um trabalho virtual, caso contrário, a produtividade estará em risco. Crie uma atmosfera inclusiva onde os membros da equipe se sintam livres para falar sem medo de críticas ou interrupções.
Normalmente, quando uma reunião pessoal termina, os membros da equipe se reúnem ao redor do bebedouro para discutir o que gostam e o que não gostam no que aconteceu. Isso pode ser inatingível em chamadas de vídeo, uma vez que os participantes estão fisicamente separados, mas é importante para a equipe construir confiança e química.
Existem 2 maneiras de abordar isso: uma é formalizá-lo; faça com que todos dêem um feedback sobre a reunião sem consequências, a fim de promover a transparência dentro da equipe. A outra é a abordagem informal, como a maioria das conversas sobre bebedouros. Faça logoff como moderador após a reunião e permita que os membros da equipe conversem entre si por mais 10 minutos. O diálogo e o feedback não relacionados podem desenvolver relações de trabalho e melhorar a etiqueta de futuras reuniões da equipe.
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