Pare de compartilhar documentos incorretamente! 5 coisas que você deve saber sobre compartilhamento de documentos
Como tudo na vida, Compartilhamento de tela é uma ótima ferramenta que pode ser uma faca de dois gumes. Ele pode ser usado para ensinar, demonstrar recursos, fazer apresentações e aprimorar seu comunicação de vídeo geral. No entanto, dar acesso visual ao seu dispositivo pode levar a várias gafe de negócios. Embora essas gafe possam ser hilárias da perspectiva do público, você deve fazer o que puder para parar de compartilhar documentos incorretamente.
Felizmente, este artigo pode evitar que seus ouvintes riam às suas custas.
Quando você está compartilhando documentos, os participantes podem ver o que você pode ver
Parece óbvio, certo? Se você está apenas dando uma olhada neste artigo, este é o único ponto que gostaria que você se lembrasse: Feche todas as informações confidenciais. Existem MUITAS pessoas por aí que deixam informações confidenciais em aberto enquanto compartilhando sua tela. Essa ocorrência inesperadamente comum é a maneira mais fácil de divulgar informações que devem ser mantidas em segredo; pode ser o contrato de um funcionário, detalhes de outra reunião ou, pior ainda, informações do cliente.
As notificações de bate-papo aparecerão no PIOR momento possível
Uma diretriz geral para evitar qualquer contratempo é limpar sua área de trabalho de quaisquer elementos pessoais, incluindo o plano de fundo da área de trabalho, ferramentas pessoais como mídia social e até mesmo músicas que o ajudem a trabalhar. Todos esses elementos pessoais não ajudam a reunião e podem prejudicar sua apresentação. Limpe sua área de trabalho e configure um ambiente profissional para definir o tom de sua apresentação, deixando uma impressão comercial confiável.
Programas não testados são a ruína da sua apresentação
Todo mundo odeia perder tempo, e é por isso que fico furioso ao ver um apresentador tentando usar tecnologias desconhecidas pela primeira vez. Por favor, teste o software que você vai usar durante a reunião para evitar o constrangimento e o anti-profissionalismo de se atrapalhar com a tecnologia enquanto as pessoas estão assistindo. Eu recomendo fazer um “ensaio geral” um dia antes de compartilhar documentos, uma vez que muitos programas têm atualizações frequentes e mudanças de recursos.
Ter o melhor conteúdo não é bom o suficiente -- você precisa de um PLANO!
Mesmo que você tenha a melhor apresentação, se você não planejou o que vai dizer, você terá problemas. A simples leitura de qualquer informação que possa ser escrita em sua apresentação com certeza deixará seu público roncando; o que você precisa é de uma lista de pontos para adicionar a cada seção de sua apresentação, no mínimo.
Lembre-se de parar de compartilhar seu documento quando terminar!
Sempre corra pela fita como um corredor - não atravesse a linha de chegada! Quando você finalmente terminar sua incrível apresentação de compartilhamento de tela, certifique-se de que o compartilhamento de tela esteja desativado! Caso contrário, mesmo que você aplique habilmente as etapas de 1 a 4, todos os esforços serão desperdiçados se você abrir uma conversa privada 2 minutos após sua apresentação. Sempre feche seu programa de compartilhamento de tela após a reunião antes de fazer qualquer outra coisa!
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