Spotkanie osobiste było tradycyjnie najskuteczniejszym i najbardziej niezawodnym sposobem zwołania, ale ponieważ liczba pracowników rośnie i rozciąga się na całym świecie, połączenia konferencyjne są ważniejsze niż kiedykolwiek. Jeśli reprezentujesz dużą grupę lub małą lub średnią firmę, Twoje wyjątkowe potrzeby wymagają jasnej i zwięzłej komunikacji.
Pomyśl o połączeniu konferencyjnym jak o wirtualnym stole konferencyjnym, przy którym każdy może uczestniczyć w rozmowie, bez względu na to, gdzie się znajduje. Połączenia konferencyjne ułatwiają współpracę w grupie i są doskonałą alternatywą dla spotkań osobistych, oszczędzając czas dojazdów, koszty podróży i noclegów.
Ale jak zrobić dobrą telekonferencję, która jest równie przyjemna, produktywna i kreatywna, nie będąc tam fizycznie? W tym poście omówimy najważniejsze wskazówki dotyczące prowadzenia bezproblemowych spotkań telefonicznych, niezależnie od tego, czy jest to Twoja pierwsza rozmowa konferencyjna, czy też szukasz sposobów na usprawnienie każdego ważnego połączenia od teraz!
Jak każde spotkanie odbywające się osobiście, oczekiwaniem jest punktualność. Pojawienie się na czas lub nawet trochę przed planowanym rozpoczęciem jest przemyślane pod wieloma względami.
Po pierwsze daje chwilę na wejście do sali konferencyjnej i zapoznanie się z ustawieniami. Rozejrzyj się, aby zobaczyć, gdzie znajduje się przycisk wyciszania i wypróbuj dodatkowe funkcje, które mogą być przydatne podczas rozmowy. Zobacz, gdzie znajdują się funkcje, z których będziesz korzystać najczęściej; „Rozpocznij”, „Harmonogram” itp.
Porada profesjonalisty: Zwróć uwagę na muzykę wstrzymującą, gdy dołączasz do spotkania? Oznacza to, że jesteś we właściwym miejscu i jest przemyślaną funkcją, która wskazuje gościom przychodzącym online, że rozmowa rozpocznie się wkrótce.
Po drugie, wykorzystaj te kilka chwil, aby sprawdzić mikrofon i głośniki, aby upewnić się, że nie ma problemów technicznych, gdy połączenie konferencyjne jest w pełnym toku. Ograniczy to zakłócenia i niezręczne chwile spędzone na rozwiązywaniu problemów.
Po trzecie, przećwicz małą etykietę „połączenia konferencyjnego”. Nie ma nic bardziej wstrząsającego niż skrzypiący dźwięk paczki chipsów lub sprzężenie zwrotne z szumu tła. Przygotuj zestaw słuchawkowy, w pełni naładowany laptop i inne potrzebne przedmioty – bez głośnej przekąski! Poświęcenie kilku chwil na zorganizowanie siebie i otoczenia tak, aby było „gotowe do rozmowy konferencyjnej”, sprawi, że pozostawisz dobre pierwsze wrażenie lub uda się przeprowadzić produktywne spotkanie.
Czy prowadzisz prezentację podczas tej telekonferencji? Hosting? Współgospodarzem? Jaki jest cel tej synchronizacji?
Po ustaleniu swojej roli możesz zaplanować z wyprzedzeniem i rozbić połączenie konferencyjne, aby było łatwo przyswajalne dla innych uczestników. Znając powód, dla którego wszyscy się spotykają, możesz zapewnić dynamiczne spotkanie odpowiednim osobom bez opóźnień i komplikacji.
Zastanów się, które pliki będą potrzebne do udostępnienia podczas telekonferencji. Przygotuj je na pulpicie, aby móc je przeciągać i upuszczać w trakcie rozmowy lub skorzystać z funkcji udostępniania ekranu , aby pokazać uczestnikom dokładnie to, co widzisz na swoim ekranie.
Przekazując wiadomość, jasno przekaż swoje myśli i przedstaw wyniki lub prezentację z początkiem, środkiem i końcem. Czasami koncentracja uwagi się kończy, więc ćwicząc wcześniej swoją część spotkania, możesz z łatwością wyjaśnić swój pomysł i przejść do sedna.
Niezależnie od twojej roli, nawet jeśli tylko jako obserwator, planowanie z wyprzedzeniem, aby zrozumieć cel rozmowy i ustalenie na wynos, zapewni ci bezproblemowe spotkanie za każdym razem.
Czasami połączenia konferencyjne mogą prowadzić do długich rozmów, zwłaszcza jeśli omawiasz treści na wysokim poziomie, wyrażasz opinie, przeprowadzasz burzę mózgów twórczych celów lub przedstawiasz przełomowe pomysły.
Aby upewnić się, że wszyscy dotrzymują harmonogramu, rozważ stworzenie luźnego planu podróży przed spotkaniem. Wyślij go uczestnikom na dzień lub dwa do przodu, aby mogli zastanowić się nad tym, co ma nadejść. W ten sposób będą mieli lepsze wyobrażenie o tym, czego mogą się spodziewać i będą mogli przygotować pytania lub przygotować się na informację zwrotną przed spotkaniem.
Porada od specjalistów: Poproś uczestników o zapisanie wszelkich pojawiających się pytań i zarezerwowanie na koniec części czasu na udzielenie na nie odpowiedzi. Jeśli skończy się czas, po prostu poproś wszystkich, aby zamieścili swoje pytanie w e-mailu, na który odpowiedź zostanie wysłana później w ciągu dnia. Lub użyj funkcji czatu na swojej platformie konferencyjnej, aby dzielić się pytaniami i komentarzami w czasie rzeczywistym.
Ponadto, aby zminimalizować nadgodziny, być może warto rozważyć, czy konferencja powinna zawierać komponent do wideokonferencji. Może to działać dobrze w sytuacjach, w których wskazówki wizualne są pomocne w podejmowaniu decyzji, na przykład podczas wirtualnej rozmowy kwalifikacyjnej.
Na następnym spotkaniu spróbuj nagrać, aby zapisać teraz i obejrzeć później, a zobaczysz, jak cenna jest ta funkcja.
Uchwyć wszystko, co wydarzyło się na spotkaniu dla osób, które nie mogą uczestniczyć w zaplanowanej telekonferencji. To doskonały sposób na przeglądanie najważniejszych punktów, uzyskanie jasności, wyłapywanie małych bryłek mądrości lub sprawdzenie, jak przeszedłeś z punktu A do B.
Nagrywając połączenie konferencyjne, możesz w pełni skupić się na tym, co dzieje się przed Tobą. Spraw, aby robienie notatek stało się przeszłością, kiedy możesz być obecny i słuchać w pełni. Po zakończeniu synchronizacji możesz ją obejrzeć i wybrać ważne elementy, które mają wpływ na Ciebie i Twoją pracę.
Kolejna zaleta nagrywania; Masz pełny obraz tego, jak została podjęta decyzja. Rejestrując spotkanie od początku do końca, masz historię pełnego procesu rozwoju. Żaden pomysł ani komentarz nie odchodzą na bok. Każdy krok podjętej decyzji, który zaprowadził Cię tam, gdzie jesteś, jest dostępny na wyciągnięcie ręki, aby go przejrzeć i przedyskutować.
Wreszcie nagrania ze spotkań napędzają działania mające na celu stworzenie odpowiedzialności wśród uczestników. Gdy projekty i poprawki są przydzielone do określonego zasobu, nagranie zapewnia szczegóły i przejrzystość i może być traktowane jako słowna „mapa i plan działania” w celu wykonania pracy.
Podczas następnej synchronizacji, niezależnie od tego, czy będzie to spotkanie telefoniczne, czy wzbogacone o wideo, możesz mieć pewność, że ze spotkania online otrzymujesz tyle samo korzyści, co osobiście.
Nie ma powodu, dla którego Twoja rozwijająca się kadra nie mogłaby utrzymać otwartych kanałów komunikacji – w dowolnym miejscu i czasie. Bądź w kontakcie ze wszystkimi, od swojego najbliższego zespołu, przez nowych pracowników, po potencjalnych klientów, z całego świata, dzięki bezpłatnym narzędziom do telekonferencji , które pozwolą Ci pozostać w kontakcie.
Pozwól, aby FreeConference.com zapewniło Twoim rozwijającym się firmom wszystko, czego potrzebują, aby osiągać dobre wyniki, utrzymać konkurencyjność i zapewnić łatwą komunikację. Dzięki darmowym usługom telekonferencji i wideokonferencji możesz być w kontakcie ze swoimi pracownikami, w kraju i za granicą, korzystając z technologii zapewniającej najwyższą jakość dźwięku i obrazu. Twój wirtualny stół konferencyjny właśnie stał się znacznie większy!
Załóż konto FreeConference.com i uzyskaj dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje Twoja firma lub organizacja, aby od razu zacząć działać, np. udostępnianie ekranu i wideo , planowanie połączeń , automatyczne zaproszenia e-mail, przypomnienia i wiele więcej.
