Prowadzenie telekonferencji na bieżąco
Organizowanie regularnych spotkań lub telekonferencji jest ważne dla budowania relacji i osiągania wspólnych celów. To powiedziawszy, nikt nie lubi być wciągany na spotkania, które ciągną się i trwają, ale niewiele osiągają. Organizowanie takich spotkań może nie tylko marnować czas i zmniejszać produktywność, ale zbyt wiele tego typu połączeń może spowodować, że zaproszone osoby nie będą poważnie traktować zaplanowanych spotkań. W dzisiejszym blogu omówimy kilka wskazówek dotyczących prowadzenia telekonferencji, która jest bardziej produktywna i mniej czasochłonna.
Niezależnie od tego, czy chcesz skrócić spotkania, czy po prostu chcesz się upewnić, że wszystkie pozycje z agendy zostaną poruszone podczas konferencji, niewielkie przygotowania wraz z bezpłatnym oprogramowaniem do połączeń konferencyjnych mogą pomóc w utrzymywaniu terminów spotkań na bieżąco.
Po co zawieszać połączenia telefoniczne i wideokonferencje?
Zamiast organizować spotkanie, może po prostu wysłać masową wiadomość e-mail lub wiadomość na czacie grupowym?
Jasne, e-maile, wiadomości błyskawiczne i wiadomości tekstowe są łatwe — nie wymagają planowania, a ludzie mogą na nie odpowiadać w dogodnym dla siebie czasie. Jednak niektóre sytuacje wymagają większej interakcji na żywo
(nie zamierzona gra słów). Telefon i wideokonferencje nie tylko pomagają budować osobiste połączenia między zdalnymi uczestnikami, ale mogą być również bardziej efektywne pod względem ułatwiania dyskusji w czasie rzeczywistym. Kolejna najlepsza rzecz po spotkaniu osobistym, dobrze zarządzane spotkanie telefoniczne lub wideo, pozwala powiedzieć o wiele więcej w znacznie krótszym czasie.
W końcu kto chce czytać długi na całą stronę wątek e-maili?
Jak rozpocząć połączenie konferencyjne
Klucz do udanego połączenia konferencyjnego zaczyna się od przygotowania — wiedza o tym, jak prawidłowo rozpocząć połączenie konferencyjne, znacznie ułatwi kontrolowanie i zarządzanie nim po jego rozpoczęciu. Chociaż skonfigurowanie połączenia konferencyjnego lub wideokonferencji jest niezwykle łatwe, zawsze dobrze jest wcześniej zapoznać się z podstawami, takimi jak zdefiniowanie jasnego celu konferencji, wiedza, jak uzyskać numer połączenia konferencyjnego i jak wybrać numer połączenia konferencyjnego.
Ustalenie realistycznego programu konferencji
Jednym z najważniejszych kroków przygotowania do udanej telekonferencji jest nakreślenie programu. Chociaż jasny program niekoniecznie musi określać każdą minutę dyskusji podczas rozmowy, powinien być wystarczająco szczegółowy, aby służył jako wytyczne dotyczące tego, czym planujesz się zająć. Jeśli planujesz na przykład godzinną rozmowę konferencyjną, możesz przeznaczyć 15 minut na omówienie czterech różnych tematów. Oczywiście czas przeznaczony na każdy punkt programu będzie się różnić w zależności od liczby punktów do omówienia i przewidywanej liczby uczestników. Korzystanie z dostępnego bezpłatnego oprogramowania konferencyjnego to świetny sposób na śledzenie czasu, ponieważ wiele takich usług zawiera interfejsy online z zegarami lub minutnikami, które zaczynają działać na początku rozmowy.
Jak uzyskać numer połączenia konferencyjnego
Dzięki różnym darmowym rozwiązaniom konferencyjnym uzyskanie dedykowanej linii konferencyjnej nigdy nie było łatwiejsze. Po utworzeniu bezpłatnego konta większość usług przypisze Ci numer połączenia konferencyjnego i unikalny kod dostępu, za pomocą którego można w dowolnym momencie połączyć się z linią konferencyjną. Wiele oferuje również płatny numer bezpłatny oraz międzynarodowe numery dostępowe.
Jak nawiązać połączenie konferencyjne
Nadchodzi skomplikowana część… żartuję! Aby połączyć się z konferencją, uczestnicy po prostu dzwonią pod podany numer i po wyświetleniu monitu wpisują kod dostępu przypisany do linii konferencyjnej. Ponieważ kod dostępu do każdej linii konferencyjnej jest unikalny, kod dostępu wprowadzony przez uczestników będzie decydował o tym, kto wejdzie (lub nie dostanie się) na Twoje połączenie!
Przygotuj się za pomocą listy kontrolnej spotkania
Zapewnienie płynnego przebiegu połączenia konferencyjnego jest tak proste, jak zaznaczanie pól wyboru. The Lista kontrolna spotkania FreeConference to przewodnik po planowaniu i przeprowadzaniu udanych konferencji telefonicznych i spotkań internetowych.
Wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania spotkaniami
Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkanie osobiście, przez telefon, czy za pośrednictwem wideokonferencji, wiele z nich jest takich samych spełnianie wymagań zarządczych nadal obowiązują — na przykład ustalanie określonego programu, zapraszanie wszystkich odpowiednich osób i ograniczanie do minimum stycznych rozmów. Jedną z zalet konferencji telefonicznych i internetowych w porównaniu ze spotkaniami osobistymi jest jednak poziom kontroli zapewniany moderatorowi konferencji. Wiedza o tym, jak skutecznie prowadzić połączenie konferencyjne, oznacza wiedzę o tym, jak korzystać z tych elementów sterujących.
Jak skutecznie przeprowadzić połączenie konferencyjne za pomocą elementów sterujących moderatora
Kontrolki moderatora konferencji umożliwiają liderowi spotkania określanie, kto może — a kto nie — być słyszanym podczas połączenia konferencyjnego. Oprócz możliwości zmiany ustawień konferencji, większość bezpłatnych usług oprogramowania do połączeń konferencyjnych umożliwia moderatorom kontrolowanie konferencji za pomocą poleceń z klawiatury telefonu i kontrolek na pulpicie nawigacyjnym online. Funkcje pulpitu nawigacyjnego online, takie jak aktywny głośnik, pozwól moderatorom mieć oko na to, kto mówi i bierze udział w rozmowie. Umożliwiając moderatorom uciszenie (potencjalnie) przeszkadzających uczestników, łatwiej jest utrzymywać spotkania na właściwym torze i ograniczać styczne rozmowy.
Pamiętaj: zachowaj spokój i połączenie konferencyjne!
Chociaż organizacja konferencji może wydawać się onieśmielająca, przeprowadzenie udanej rozmowy telefonicznej jest bardzo łatwe, jeśli dysponuje się odpowiednimi narzędziami i odrobiną wiedzy. Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, zawsze możesz odwiedzić stronę Strona wsparcia FreeConference aby skontaktować się z ekspertem ds. konferencji!
Zarejestruj się i trzymaj się planu spotkania!
Pionierzy technologii bezpłatnych połączeń konferencyjnych, FreeConference.com i jej zespół ekspertów są tutaj, aby pomóc Ci opanować sztukę udanych połączeń konferencyjnych. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką możesz być na najlepszej drodze do organizowania własnych połączeń konferencyjnych i spotkań online. Zarejestruj się już dziś!
