ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਰਸਮੀ ਮੀਟਿੰਗ ਚਲਾਉਣ ਦੀ ਕੁੰਜੀ ਇੱਕ ਸੋਚਿਆ -ਸਮਝਿਆ ਏਜੰਡਾ ਹੈ. ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਬਾਰੇ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਏਜੰਡਾ ਲਿਖ ਕੇ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤਿਆਰੀ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਾ ਸਿਰਫ ਸ਼ਾਮਲ ਸਾਰੇ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਸਮਾਂ ਬਚਾ ਸਕੋਗੇ, ਬਲਕਿ ਨਤੀਜਾ ਸਫਲ ਹੋਣ ਦੀ ਵਧੇਰੇ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ.
ਇੱਥੇ 5 ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ ਜਿਹੜੀਆਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਸਮੇਂ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ:
ਇਹ ਏਜੰਡੇ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਿੱਸਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ ਜਾਂ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਤੁਸੀਂ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਪਹੁੰਚਣ ਦੀ ਉਮੀਦ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ. ਇਹ ਹਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਭਾਗੀਦਾਰੀ ਦੀ ਕਦਰ ਕਿਉਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸਪਸ਼ਟ ਸਮਝ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ.
ਜਦੋਂ ਏਜੰਡੇ ਵਿੱਚ ਟੀਚੇ ਨਾਲ ਅਰੰਭ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਅੰਤਮ ਨਤੀਜੇ 'ਤੇ ਵਧੇਰੇ ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ ਹੁੰਦੇ ਹੋ. ਬਾਕੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਏਜੰਡਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋਏ, ਆਪਣੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇਸਦੀ ਕਾਰਜਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ.
ਇੱਕ ਵਾਰ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਟੀਚਾ ਸਥਾਪਤ ਹੋ ਜਾਣ ਤੇ, ਵਿਚਾਰ ਵਟਾਂਦਰੇ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਦੇ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਕਰੋ.
ਹਰੇਕ ਚਰਚਾ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਟੀਚੇ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ. ਸੂਚੀ ਸੰਖੇਪ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਪਰ ਕਾਫ਼ੀ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਯੋਗਦਾਨ ਪਾਉਣ ਲਈ ਟੀਮ ਦੀ ਬੈਠਕ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਕਰ ਸਕਣ.
ਇੱਕ ਆਮ ਵਿਧੀ ਹਰ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਹੈ. ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਲਈ ਵਿਚਾਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਅਰੰਭ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਟੀਚੇ ਦੀ ਇਸ ਦੀ ਸਾਪੇਖਤਾ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ.
ਹਰੇਕ ਵਿਸ਼ੇ ਦਾ ਇੱਕ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮਾਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਵਿਸ਼ੇ ਦੀ ਮਲਕੀਅਤ ਜਵਾਬਦੇਹੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ. ਇੱਕ ਸਮਾਂ ਸੀਮਾ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮੇਂ ਤੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ. ਸਾਡੇ ਮੁਫਤ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡੇ ਨੂੰ ਇੱਥੇ ਡਾਉਨਲੋਡ ਕਰੋ: ਫਰੀ ਕਾਨਫਰੰਸ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡਾ ਡਾਉਨਲੋਡ ਕਰੋ
ਚੁਣੌਤੀ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਨਹੀਂ ਕਿ ਕਿਸ ਨੂੰ ਸੱਦਾ ਦੇਣਾ ਹੈ, ਪਰ ਕਿਸ ਨੂੰ ਸੱਦਾ ਨਹੀਂ ਦੇਣਾ ਹੈ. ਸਿਰਫ ਉਹ ਲੋਕ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸੱਚਮੁੱਚ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਉਹ ਇਸ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ.
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਸਥਾਪਤ ਕੀਤਾ ਹੈ ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਦੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਅੰਤਮ ਰੂਪ ਦੇਣ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਨੀਂਹ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ. ਇਸ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦੇ ਹੋਏ, ਹਰੇਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਭਾਗੀਦਾਰ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਤਿੰਨ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਪੁੱਛੋ. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਦਾ ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਏਜੰਡੇ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨਿਸ਼ਚਤ ਨਹੀਂ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਸਦੀ ਹਾਜ਼ਰੀ ਨੂੰ ਵਿਕਲਪਿਕ ਬਣਾਉਣ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ. ਤੁਸੀਂ ਇਸਦੀ ਬਜਾਏ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਦਾ ਸੰਖੇਪ, ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਜਾਂ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਇੱਕ ਨੋਟ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਤੋਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ, ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਲੋੜੀਂਦੇ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ.
ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਬਾਰੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਸਮੇਂ ਦੀ ਬਰਬਾਦੀ ਹਨ. ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸੌਖਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸਿੰਕ ਲਗਭਗ 30 ਮਿੰਟ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ. ਬਿਨਾਂ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕੀਤੇ ਜਾਂ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਗੁਆਏ ਬਿਨਾਂ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਦੇ ਸਮੇਂ ਦਾ ਸਤਿਕਾਰ ਕਰੋ.
ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਓਨਾ ਹੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਜਿੰਨਾ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵਿੱਚ। ਦੇ ਤਲ 'ਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਏਜੰਡਾ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਇੱਕ ਭਾਗ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਹਾਜ਼ਰ ਵਿਅਕਤੀ ਨੋਟਸ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਾਰਵਾਈ ਆਈਟਮਾਂ, ਫੈਸਲੇ, ਅਤੇ ਟੇਕਵੇਅ ਲੈ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਭਾਗ ਦਾ ਹੋਣਾ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਿੱਟਿਆਂ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਕਲਪਨਾ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਅਚਾਨਕ ਵਿਸ਼ੇ ਉੱਠ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜੋ ਅੰਤਮ ਟੀਚੇ ਤੋਂ ਦੂਰ ਫੋਕਸ ਕਰਦੇ ਹਨ. ਟ੍ਰੈਕ 'ਤੇ ਅਤੇ ਸਮੇਂ' ਤੇ ਰਹਿਣ ਲਈ, "ਪਾਰਕਿੰਗ ਲਾਟ" ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਏਜੰਡੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਪਿਛਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਬਾਹਰ ਦੁਬਾਰਾ ਆਉਣ ਲਈ, "ਪਾਰਕਿੰਗ ਲੌਟ" ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ਾ-ਰਹਿਤ ਚਰਚਾ ਨੂੰ "ਪਾਰਕ" ਕਰੋ. ਇਸਦੇ ਲਈ ਇੱਕ ਹੋਰ ਆਮ ਸ਼ਬਦ ਹੈ "ਆਓ ਇਸ ਨੂੰ offlineਫਲਾਈਨ ਕਰੀਏ."
ਇਹ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ ਜੇ ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਰਿਮੋਟ ਨਾਲ ਹਿੱਸਾ ਲੈਣਗੇ. ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਕਾਨਫਰੰਸ ਦੇ ਸਾਰੇ ਵੇਰਵੇ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੂਪਰੇਖਾ ਅਤੇ ਸਹੀ ਹਨ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਡਾਇਲ-ਇਨ ਨੰਬਰ, ਐਕਸੈਸ ਕੋਡ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ onlineਨਲਾਈਨ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਲਿੰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ.
ਜਾਂ, FreeConference.com ਨਾਲ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਬਣਾਉ ਅਤੇ ਕਾਨਫਰੰਸ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੱਦੇ ਅਤੇ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਏਜੰਡੇ ਦੇ ਨਾਲ ਭਰਪੂਰ ਹਨ.
ਅਗਾanceਂ ਨੋਟਿਸ ਹਾਜ਼ਰ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਬੋਰਡ ਦੀ ਬੈਠਕ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਾਰਜਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵਿਵਾਦ ਨਾ ਹੋਵੇ.
ਅਗਾanceਂ ਸੂਚਨਾ ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਅਤੇ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਾਰਜਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵਿਵਾਦ ਨਾ ਹੋਵੇ.
ਆਪਣਾ FreeConference.com ਖਾਤਾ ਬਣਾਉ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਜਾਂ ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਜ਼ਮੀਨ ਤੇ ਚੱਲਣ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਵੀਡੀਓ ਅਤੇ ਸਕ੍ਰੀਨ ਸ਼ੇਅਰਿੰਗ, ਕਾਲ ਤਹਿ, ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਸੱਦੇ, ਰੀਮਾਈਂਡਰ, ਅਤੇ ਹੋਰ.
