Hvordan få et mer produktivt prosjektmøte

Selv om møter er viktige for å legge til rette for samarbeid under et prosjektmøte, kan de være en enorm tidkasting. Faktisk, de fleste anser at omtrent halvparten av møtene de deltar på er "bortkastet tid" og dette frustrerer dem ikke bare, men det gjør det også vanskeligere for dem å holde fokus på oppgaven.
Som et resultat er det avgjørende at du finner måter å gjøre prosjektmøtene dine mer produktive. Dette vil bidra til å endre måten teamet ser på møter, noe som vil gjøre disse møtene til et nyttig sted for folk å søke hjelp til problemer, komme med forslag til andre og få oppdateringer om prosjektets generelle status.
Dette er lettere sagt enn gjort, så for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av ditt neste prosjektmøte, må du bruke følgende møtetaktikk.

Lag en agenda og sirkuler den

Det første du må gjøre for å få et mer produktivt prosjektmøte, er å bestemme hva som vil bli diskutert når alle er i samme rom. Å sette sammen en agenda vil hjelpe deg med å svare på spørsmålet "hva er dette møtet til?" som hjelper til med å avklare om møtet virkelig er nødvendig.
Videre er det viktig at du sender denne agendaen ut til alle møtets deltakere minst en hel dag i forveien. Dette vil hjelpe dem å få en ide om hva møtet handler om, og hvis du skal diskutere noe nytt, vil det hjelpe folk å begynne å tenke på ting før de går inn i møtet.
På dette punktet, hvis det er noe annet du vil at folk skal gjøre før du kommer til møtet, må du si det slik at agendaen din er. For eksempel, hvis du vil at de skal lese noe, eller hvis du vil at de skal samle inn data, er det smart å be dem om å gjøre dette på forhånd slik at du kan hoppe rett inn når prosjektmøtet starter.

Sett og respekter tidsbegrensninger

En del av det som får et møte til å føles uproduktivt, er å overskride tiden det er avsatt til det. Møter eksisterer for spesifikke formål, og hvis du begynner å gli fra oppgaven du har, er det lett å gå tom for tid og enten måtte forlenge møtet eller avslutte det uten å oppnå målet ditt.
En god måte å forhindre at dette skjer på er å sette en tidsbegrensning for hvert punkt på agendaen og holde fast ved det. Hvis det kommer noe som kommer til å få deg til å gå over den tildelte tiden, kan du vurdere å legge det punktet; du kan alltid planlegge et nytt møte med en annen gruppe mennesker for å gå over det senere. Å bryte opp arbeidet som dette vil også bidra til å gjøre prosjektteamet ditt mer vellykket.
Til slutt kan du også bruke tidtakere til å hjelpe deg med å overholde tidsbegrensninger og holde møtet ditt i rute. Å gjøre dette vil ikke bare hjelpe deg med å bli mer produktiv, men det vil også vise teamet ditt at du respekterer tiden deres og vil gjøre alt for å unngå å kaste bort det.

Få de riktige menneskene i rommet

En del av nøkkelen til et produktivt prosjektmøte er å sørge for at de riktige menneskene, og bare de riktige personene, er til stede. Det er ingenting verre enn å tilbringe en time inne i et møte som du ikke trengte å delta på, og hvis dette skjer, er det i stor grad fordi møtets arrangør ikke brukte nok tid på å spørre hvem som virkelig trengte å være der.
For å hjelpe deg med dette, bør du vurdere de forskjellige typene møter du kan ha, for eksempel:

• Beslutningsmøter: Hensikten med dette møtet er å samarbeide og finne den beste veien videre, og dette betyr at bare de som forstår prosjektet i sin helhet skal være der. Alle andre vil bare være ekstra, og dette vil få møtet til å virke meningsløst.
• Arbeidsmøter: Disse finner sted når folk trenger å samarbeide om en bestemt oppgave, og bare de som er ansvarlige for å fullføre denne oppgaven trenger å være i møtet.
• Tilbakemeldingsmøter: Disse gir ledere muligheten til å høre fra teamet sitt om hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Det er godt å ha disse gjennom hele livssyklusen til prosjektet, slik at folk gjerne kan si ifra når noe ikke går bra. Og avhengig av størrelsen på teamet ditt, er dette den eneste typen møter der alle kan trenge å være tilstede.

Bruk riktig verktøy

Verktøyene du bruker vil også spille en stor rolle for å bestemme hvor produktive møtene dine er. For eksempel gjør skjermdeling, videokonferanser og whiteboarding det lettere for deg å samarbeide med folk i rommet, noe som gjør møtet ditt mer effektivt. Og alle disse verktøyene og mer tilbys av FreeConference.com.
Betydningen av å ha de riktige verktøyene er enda større på dagens arbeidsplasser. Så mange selskaper har flere steder, eller lar folk jobber eksternt, noe som betyr at mennesker er spredt over forskjellige byer eller land. Ved å bruke riktig teknologi kan det virke som om alle er i samme rom, noe som gjør det lettere for deg å holde et produktivt prosjektmøte.

Gjør ditt neste prosjektmøte om

Sørg for å inkludere teamet ditt i planleggingsprosessen for møter, og samle tilbakemeldinger fra dem slik at du kan forbedre møteprosessen. Å bruke taktikken som er diskutert her, vil hjelpe deg med å forvandle møtene dine fra irriterende tidsspillere til muligheter for å samarbeide og innovere.

Om forfatteren: Kevin Conner er en gründer som eier flere virksomheter, inkludert Bredbåndssøk, en tjeneste dedikert til å hjelpe mennesker og bedrifter med å finne bredbåndsinternett med den beste verdien. Å drive og vokse virksomhetene innebærer omfattende prosjektplanlegging og ledelse, og Kevin deler gjerne sine erfaringer med andre for å hjelpe dem med å lykkes.

[Ninja_form id = 7]