Et personlig møte har tradisjonelt vært den mest effektive og pålitelige måten å innkalle til, men med arbeidsstyrke som vokser og strekker seg over hele kloden, er telefonkonferanser viktigere enn noensinne. Hvis du er en stor gruppe eller små til mellomstore virksomheter, krever dine unike behov klar og kortfattet kommunikasjon.
Tenk på en konferansesamtale som et virtuelt konferansebord der alle er tilgjengelige for å delta i samtalen, uansett hvor de er. Konferansesamtaler forenkler gruppesamarbeid og er et perfekt alternativ til å møte personlig, noe som sparer pendlingstid, reisekostnader og overnatting.
Men hvordan har du en god telefonkonferanse, en som er like personlig, produktiv og kreativ uten at du fysisk er der? I dette innlegget vil vi dekke de beste tipsene for å gjennomføre jevne telefonmøter, enten dette er din første konferansesamtale eller du leter etter måter å forbedre alle viktige anrop herfra!
Akkurat som ethvert personlig møte, er punktlighet en forventning. Visning i tide eller til og med litt før planlagt start er hensynsfull på mange måter.
Først gir det deg et øyeblikk til å gå inn i møterommet og bli kjent med innstillingene. Ta en titt rundt for å se hvor dempeknappen er, og prøv eventuelle tilleggsfunksjoner som kan være nyttige under samtalen. Se hvor funksjonene du vil bruke mest er plassert; "Start", "Planlegg" osv.
Pro-tips: Legg merke til ventemusikken når du går inn i et møte? Dette betyr at du er på rett sted, og er en gjennomtenkt funksjon som indikerer for gjester som kommer på nettet at samtalen starter snart.
For det andre, bruk disse få øyeblikkene til å sjekke mikrofonen og høyttalerne for å sikre at det ikke er tekniske problemer når konferansesamtalen er i full gang. Dette vil redusere avbrudd og vanskelige øyeblikk med feilsøking.
For det tredje, øve på en liten "konferansesamtale" -etikett. Det er ikke noe mer rystende enn den krøllete lyden av en pose chips eller tilbakemeldinger fra bakgrunnsstøy. Ha headsettet klart, den bærbare datamaskinen fulladet og andre ting du måtte trenge for hånden - minus den støyende snacken! Etter å ha brukt noen få øyeblikk på å organisere deg selv og omgivelsene dine for å være "konferanseklare", vil du få et godt førsteinntrykk eller fortsette med et produktivt møte.
Presenterer du under denne konferansesamtalen? Hosting? Co-hosting? Hva er hensikten med denne synkroniseringen?
Når du har etablert din rolle, kan du planlegge og bryte konferansesamtalen for å være lett fordøyelig for andre deltakere. Når du kjenner årsaken til at alle kommer sammen, kan du tilby et dynamisk møte for de riktige menneskene uten forsinkelse eller komplikasjon.
Vurder hvilke filer som må deles under konferansesamtalen. Ha dem på skrivebordet ditt klare til å dra og slippe inn i samtalen eller trykke på Skjermdelingsfunksjon for å vise deltakerne nøyaktig hva du ser på skjermen.
Når du leverer meldingen, formidle tankene dine tydelig og presentere funnene eller presentasjonene dine med en begynnelse, en midten og en slutt. Noen ganger er oppmerksomhetsspennene korte, så ved å ha øvd din del av møtet på forhånd kan du enkelt forklare ideen din og kutte på jakt.
Uansett hvilken rolle du har, selv om du bare er observatør, planlegger du på forhånd å forstå formålet med samtalen og etablerer takeawayen, og sørger for at du treffer et sømløst møte hver gang.
Noen ganger kan konferansesamtaler føre til lange samtaler, spesielt hvis du diskuterer innhold på høyt nivå, uttrykker meninger, idémyldrer kreative mål eller presenterer banebrytende ideer.
For å sikre at alle holder seg til timeplanen, bør du vurdere å lage en løs reiserute før møtet. Send det ut til deltakerne en dag eller to fremover, slik at de kan se nærmere på hva som kommer. På den måten vil de få en bedre ide om hva de kan forvente, og de kan forberede spørsmål eller være klare for tilbakemelding før møtet.
Pro-tips: Be deltakerne skrive ned eventuelle spørsmål som dukker opp, og sett av en del tid til slutt for å svare på dem. Hvis tiden går ut, ber du alle om å inkludere spørsmålet sitt i en e -post som vil bli besvart og sendt ut senere på dagen. Eller bruk chatfunksjonen på konferanseplattformen til å dele spørsmål og kommentarer i sanntid.
For å minimere å gå på overtid er det kanskje verdt å vurdere om konferansen din bør inneholde en videokonferansekomponent. Dette kan fungere godt i situasjoner der visuelle tegn er nyttige for å ta en avgjørelse som under et virtuelt intervju.
Neste møte, prøv å slå rekord for å lagre nå og se senere, så ser du hvor verdifull denne funksjonen er.
Ta opp alt som skjedde i møtet for de som ikke kan delta på en planlagt telefonkonferanse. Det er en perfekt måte å gå over høydepunktene, få klarhet, plukke ut små visdomsklokker eller se hvordan du kom deg fra punkt A til B.
Når du tar opp en konferansesamtale, kan du gi din fulle oppmerksomhet til det som skjer før deg. Gjør notater til fortiden når du kan være tilstede og lytte fullt ut. Når synkroniseringen er fullført, kan du se den og velge de viktige delene som påvirker deg og arbeidet ditt.
En annen fordel med innspilling; Du får hele bildet av hvordan en beslutning ble tatt. Ved å fange møtet fra start til slutt, har du en historie med hele utviklingsprosessen. Ingen ide eller kommentar blir overlatt til veien. Hvert trinn i beslutningen som tok deg der du er, er tilgjengelig på fingertuppene for å lese og diskutere.
Til slutt driver møteopptak handling for å skape ansvarlighet blant deltakerne. Når prosjekter og endringer er allokert til en bestemt ressurs, gir innspillingen detaljer og klarhet og kan betraktes som et verbalt "kart og en handlingsplan" for å få arbeidet utført.
Den neste synkroniseringen du har, enten det er et telefonmøte eller forbedret med video, føler deg trygg på at du får like mye fra et nettmøte som du ville gjort personlig.
Det er ingen grunn til at din voksende arbeidsstyrke ikke kan holde kommunikasjonslinjene åpne - hvor som helst og når som helst. Hold kontakten med alle fra ditt nærmeste team til nye ansatte til potensielle kunder i alle verdenshjørner gratis verktøy for konferansesamtaler som gir deg muligheten til å holde kontakten.
La FreeConference.com gi dine virksomheter i vekst det de trenger for å produsere godt arbeid, forbli konkurransedyktig og holde kommunikasjonen lett å bruke. Med gratis konferansesamtaler og gratis videokonferansesamtaler, kan du følge med på arbeidsstyrken din, her eller i utlandet, ved hjelp av teknologi som gir førsteklasses lyd og utmerket videokvalitet. Ditt virtuelle telefonkonferansetabell ble akkurat mye større!
Opprett FreeConference.com -kontoen din og få tilgang til alt du trenger for at virksomheten eller organisasjonen din skal komme i gang, for eksempel video og Skjermdeling, Ring planlegging, Automatiserte e -postinvitasjoner, påminnelser, Og mer.
