Een persoonlijke vergadering is van oudsher de meest effectieve en betrouwbare manier om bijeen te komen, maar nu het personeelsbestand groeit en zich over de hele wereld uitstrekt, zijn telefonische vergaderingen belangrijker dan ooit. Als u een grote groep of een klein tot middelgroot bedrijf bent, vereisen uw unieke behoeften duidelijke en beknopte communicatie.
Zie een telefonische vergadering als een virtuele vergadertafel waar iedereen beschikbaar is om deel te nemen aan het gesprek, waar ze zich ook bevinden. Conference calls vergemakkelijken de samenwerking in groepen en zijn een perfect alternatief voor persoonlijke ontmoetingen, waardoor u reistijd, reiskosten en accommodatie bespaart.
Maar hoe zorg je voor een goede telefonische vergadering, een die net zo persoonlijk, productief en creatief is zonder fysiek aanwezig te zijn? In dit bericht bespreken we de beste tips voor het voeren van vlotte telefonische vergaderingen, of dit nu uw eerste telefonische vergadering is of u zoekt naar manieren om elk belangrijk gesprek vanaf nu te verbeteren!
Net als elke persoonlijke ontmoeting is stiptheid een verwachting. Op tijd of zelfs een beetje voor de geplande start verschijnen, is in veel opzichten attent.
Ten eerste geeft het u even de tijd om de vergaderruimte binnen te gaan en vertrouwd te raken met de instellingen. Kijk eens rond om te zien waar de mute-knop zit en probeer eventuele extra functies uit die tijdens uw gesprek van pas kunnen komen. Kijk waar de functies die u het meest zult gebruiken zich bevinden; "Start", "Planning", enz.
Pro-tip: merk je de wachtmuziek op wanneer je een vergadering binnenkomt? Dit betekent dat u op de juiste plaats bent en het is een doordachte functie die gasten die online komen aangeeft dat het gesprek binnenkort zal beginnen.
Ten tweede, gebruik deze paar momenten om je microfoon en luidsprekers te controleren om er zeker van te zijn dat er geen technische problemen zijn zodra de telefonische vergadering in volle gang is. Dit vermindert verstoring en ongemakkelijke momenten die worden besteed aan het oplossen van problemen.
Ten derde, oefen een beetje 'conferentiegesprek'-etiquette. Niets is zo schokkend als het knisperende geluid van een zak chips of de feedback van achtergrondgeluid. Houd uw headset bij de hand, uw laptop volledig opgeladen en alle andere items die u nodig heeft - minus de luidruchtige snack! Na een paar momenten te hebben besteed aan het organiseren van uzelf en uw omgeving om "conferentie-klaar" te zijn, kunt u een goede eerste indruk achterlaten of doorgaan met een productieve vergadering.
Presenteer je tijdens deze conference call? Hosten? Mede hosten? Wat is het doel van deze synchronisatie?
Zodra u uw rol hebt vastgesteld, kunt u vooruit plannen en de telefonische vergadering afbreken zodat deze gemakkelijk verteerbaar is voor andere deelnemers. Als u weet waarom iedereen bij elkaar komt, kunt u zonder vertraging of complicaties een dynamische bijeenkomst voor de juiste mensen verzorgen.
Bedenk welke bestanden tijdens de telefonische vergadering moeten worden gedeeld. Zorg dat ze op uw bureaublad klaar staan om naar het gesprek te slepen en neer te zetten of druk op de Functie voor scherm delen om deelnemers precies te laten zien wat u op uw scherm ziet.
Breng bij het overbrengen van uw boodschap uw gedachten duidelijk over en presenteer uw bevindingen of presentatie met een begin, een midden en een einde. Soms is de aandachtsspanne kort, dus door uw deel van de vergadering van tevoren te oefenen, kunt u uw idee uitleggen en gemakkelijk aan de slag gaan.
Wat uw rol ook is, al was het maar als waarnemer, door vooruit te plannen om het doel van het gesprek te begrijpen en de afhaalmaaltijden vast te stellen, zorgt u ervoor dat u elke keer weer een naadloze vergadering kunt houden.
Soms kunnen telefonische vergaderingen leiden tot lange gesprekken, vooral als u inhoud op hoog niveau bespreekt, meningen uit, brainstormt over creatieve doelstellingen of baanbrekende ideeën presenteert.
Om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft, kunt u overwegen om vóór de vergadering een losse reisroute te maken. Stuur het een dag of twee van tevoren naar de deelnemers, zodat ze kunnen nadenken over wat komen gaat. Zo hebben ze een beter idee van wat ze kunnen verwachten en kunnen ze voorafgaand aan de vergadering vragen voorbereiden of feedback geven.
Pro-tip: vraag deelnemers om alle vragen die zich voordoen op te schrijven en aan het eind wat tijd vrij te maken om ze te beantwoorden. Als de tijd om is, vraag dan iedereen om hun vraag op te nemen in een e-mail die later op de dag wordt beantwoord en verzonden. Of gebruik de chatfunctie op uw conferentieplatform om vragen en opmerkingen in realtime te delen.
Om overuren tot een minimum te beperken, is het misschien de moeite waard om te overwegen of uw conferentie een videoconferentiecomponent moet bevatten. Dit kan goed werken in situaties waarin visuele aanwijzingen nuttig zijn bij het nemen van een beslissing, zoals tijdens een virtueel interview.
Probeer de volgende vergadering op record te drukken om nu op te slaan en later te bekijken, en u zult zien hoe waardevol deze functie is.
Leg alles vast wat er tijdens de vergadering is gebeurd voor degenen die een geplande telefonische vergadering niet kunnen bijwonen. Het is een perfecte manier om de hoogtepunten door te nemen, duidelijkheid te krijgen, kleine klompjes wijsheid uit te zoeken of te zien hoe je van punt A naar B bent gekomen.
Wanneer u een telefonische vergadering opneemt, kunt u uw volledige aandacht geven aan wat er voor u gebeurt. Maak aantekeningen maken tot het verleden wanneer u aanwezig kunt zijn en volledig kunt luisteren. Zodra de synchronisatie is voltooid, kunt u deze bekijken en de belangrijke onderdelen kiezen die van invloed zijn op u en uw werk.
Nog een voordeel van opnemen; U krijgt een volledig beeld van hoe een beslissing is genomen. Door de ontmoeting van begin tot eind vast te leggen, heb je een geschiedenis van het volledige ontwikkelingsproces. Geen idee of opmerking wordt aan de kant gelaten. Elke stap van de genomen beslissing die u heeft gebracht waar u nu bent, is binnen handbereik om door te nemen en te bespreken.
Ten slotte stimuleren opnames van vergaderingen actie om verantwoordelijkheid bij de deelnemers te creëren. Wanneer projecten en amendementen worden toegewezen aan een specifieke bron, biedt de opname details en duidelijkheid en kan worden beschouwd als een mondelinge "kaart en actieplan" om het werk gedaan te krijgen.
De volgende synchronisatie die u heeft, of het nu een louter telefonische vergadering is of uitgebreid met video, u kunt erop vertrouwen dat u net zoveel uit een online vergadering haalt als in een persoonlijk gesprek.
Er is geen reden waarom uw groeiende personeelsbestand de communicatielijnen niet wijd open kan houden - overal en altijd. Blijf in contact met iedereen, van uw directe team tot nieuwe medewerkers en potentiële klanten in alle uithoeken van de wereld met gratis tools voor conferentiegesprekken die je in staat stellen om verbonden te blijven.
Laat FreeConference.com uw groeiende bedrijven bieden wat het nodig heeft om goed werk te leveren, concurrerend te blijven en communicatie gebruiksvriendelijk te houden. Met gratis telefonische vergaderingen en gratis videoconferentiegesprekken, kunt u op de hoogte blijven van uw personeel, hier of in het buitenland, met behulp van technologie die eersteklas audio en uitstekende videokwaliteit biedt. Uw virtuele vergadertafel is zojuist een stuk groter geworden!
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
