6 manieren om conferentielijnen duidelijk en zonder onderbrekingen te houden

Van echo-onderdrukking tot verantwoord snacken, hier zijn onze toptips om uw lijn vrij te houden!

Technologie heeft de manier veranderd waarop we communiceren, organiseren en zaken doen. Nu hoef je geen vliegtuig meer te nemen als je een klant in Brussel wilt lokken, of een verhuisbonus toekennen als het talent dat je zoekt in Vermont zit. Maar zelfs levensveranderende technologie heeft een beetje hulp nodig om optimaal te presteren. Als het gaat om virtuele presentaties en vergaderingen, is een kristalheldere lijn voor alle deelnemers essentieel. Een duidelijke lijn krijgen en houden is niet alleen een kwestie van geluk. Er zijn in feite een paar dingen die u kunt doen om superieure geluidskwaliteit te garanderen bij al uw telefonische vergaderingen.

1. Verbeter/optimaliseer uw luidsprekersituatie:

In de meeste gevallen is slecht gefabriceerde apparatuur de boosdoener achter een zoemende lijn. Vermijd het gebruik van een goedkope telefoon om deel te nemen aan het gesprek en wees op uw hoede voor luidsprekers of tweederangs headsets. Als u een luidsprekertelefoon moet gebruiken, zorg er dan voor dat deze uit de buurt van luchtkanalen wordt geplaatst en plaats het apparaat niet op een metalen oppervlak. U kunt de meeste audioproblemen oplossen door een luidsprekertelefoon op een houten oppervlak te plaatsen, maar als u nog meer haperingen ervaart, schuift u gewoon een muismat onder het apparaat. Het is ook gebruikelijk om apparaten als deze te gebruiken om jezelf te dempen als je niet aan het woord bent. Afhankelijk van de telefonische vergadering die u gebruikt, heeft de voorzitter van de vergadering mogelijk de moderatorfuncties om dit voor u te doen.

2. Elimineer de echo:

Echoes zijn meestal het eerste waar mensen over klagen als het gaat om telefonische vergaderingen. Maar houd moed, want in de meeste gevallen is echo-onderdrukking niet moeilijk te bereiken. In feite is het herstellen van echo tijdens telefonische vergaderingen ongelooflijk eenvoudig: zet het volume gewoon minimaal halverwege. Meestal wordt een echo veroorzaakt doordat de microfoon het geluid van je luidsprekers oppikt, dus de beste etiquette is om jezelf te dempen als je niet praat. Als je een echo opmerkt en je realiseert je dat leden van je team zijn vergeten zichzelf te dempen, gebruik dan gewoon Vrije conferentie's Moderator Controls om de bron te lokaliseren en ze te dempen, of schakel over naar de presentatiemodus om iedereen aan de lijn te dempen.

3. Wees je bewust van je snacketiquette:

Water in de buurt houden tijdens een telefonische vergadering is gewoon een goed idee, maar een blikje frisdrank openbreken terwijl je collega de voortgang van je team schetst, is ronduit storend. Pas op voor chipszakken, plasticfolie en te knapperige snacks. Als die boterham op je bureau niet kan worden genegeerd, demp jezelf dan voordat je je overgeeft.

4. Bewaar uw aantekeningen Waar je ze kunt zien:

Of je nu een paar cue-kaarten hebt of een rapport van 10 pagina's, leg je aantekeningen op je bureau. Het geluid van het schudden van papier over een microfoon kan erg luid en storend zijn. Door uw aantekeningen te bewaren waar u ze kunt zien, hoeft u niet te zoeken naar die perfecte statistiek wanneer de druk hoog is, en bespaart u uw luisteraars een kakofonie van gekraak.

5. Zoek een rustige locatie:

Als u een inkomende telefonische vergadering heeft, vermijd dan om in een kamer te gaan zitten met een televisie, andere mensen praten, typen of in het algemeen rondscharrelen. Nadat u uw ideale locatie hebt geselecteerd, moet u ervoor zorgen dat de ramen gesloten zijn om het geluid van straatverkeer tot een minimum te beperken. Houd er rekening mee dat de gang buiten uw kantoor net zo druk kan zijn als de straat beneden, dus zorg ervoor dat u uw deur tijdens het gesprek gesloten houdt.

6. Wacht op back-up:

Als je een probleem hebt met de geluidskwaliteit van je gesprek, hang dan niet op. De serviceprovider van uw voorkeur kan het specifieke probleem alleen identificeren en oplossen als het gesprek aan de gang blijft. Zodra het eigenzinnige geluid is geïdentificeerd, kunnen de meeste services het probleem oplossen of u binnen vijfenveertig seconden enkele eenvoudige oplossingen voorstellen. Ja, het vereist een beetje geduld, maar het zal u uiteindelijk de mogelijkheid besparen om hetzelfde probleem tegen te komen bij een toekomstig gesprek.

Heeft u geen account? Meld je nu aan!