Iċ-ċavetta biex titmexxa laqgħa formali effettiva hija aġenda maħsuba sew. Meta tipprepara minn qabel billi tikteb aġenda bil-quddiem b'informazzjoni dettaljata dwar il-laqgħa, mhux biss tiffranka l-ħin għal kull min hu involut, iżda r-riżultat huwa aktar probabbli li jkun suċċess.
Hawn huma 5 punti li għandek dejjem tinkludi meta toħloq aġenda tal-laqgħat effettiva:
5. Iddefinixxi l-għan tal-laqgħa. (Jew għanijiet)
Din tista' tkun l-aktar parti importanti tal-aġenda. Jispeċifika l-iskop tal-laqgħa u r-riżultat jew id-deċiżjoni li qed tittama li tilħaq fl-aħħar. Jippermetti lil kull min hu involut li jkollu fehim ċar ta’ dak li qed tipprova tikseb u għaliex il-parteċipazzjoni tagħhom hija vvalutata.
Meta l-aġenda tinkludi li tibda bl-għan, tkun aktar iffukat fuq ir-riżultat aħħari. filwaqt li toħloq il-bqija tal-aġenda tal-laqgħa, ittejjeb l-effiċjenza tal-laqgħa tiegħek qabel ma tibda.
Iċċekkja l-lista tal-laqgħat!
4. Iddeskrivi lista ta' suġġetti tal-aġenda tal-laqgħat għad-diskussjoni
Ladarba l-għan tal-laqgħa jkun ġie stabbilit, ipprepara għal-laqgħa b'lista ta' suġġetti importanti għad-diskussjoni.
Kull suġġett ta' diskussjoni għandu jgħin biex jintlaħaq l-għan tal-laqgħa. Il-lista tista’ tkun qasira iżda għandha tkun dettaljata biżżejjed sabiex il-membri tat-tim ikunu jistgħu jippreparaw għal-laqgħa tat-tim biex jagħtu kontribut effettiv.
Metodu komuni huwa li tpoġġi kull suġġett bħala mistoqsija. Dan jagħti bidu għall-proċess tal-ħsieb għall-parteċipanti tiegħek u jipprovdi check-in dwar ir-relattività tiegħu mal-għan tal-laqgħa.
Kull suġġett għandu jkollu sid u ammont speċifikat ta 'żmien biex ikopri s-suġġett. Is-sjieda tas-suġġett tipprovdi responsabbiltà. Żmien iżżomm il-laqgħa fl-iskeda. Niżżel l-aġenda tal-laqgħat tagħna b'xejn hawn: Niżżel l-Aġenda tal-Laqgħa tal-Konferenza Ħieles
3. Identifika l-lista ta 'attendenti meħtieġa
L-isfida tippreżenta ruħha, mhux meta tiddeċiedi lil min se tistieden, iżda lil min ma tistiedenx. Huma biss nies li verament għandhom bżonn ikunu fil-laqgħa li għandhom ikunu fuq din il-lista.
Jekk stabbilejt il-miri tal-laqgħa tiegħek u assenjt is-suġġetti tal-laqgħat, għandu jkollok pedament tajjeb biex taħdem magħha biex tiffinalizza l-lista tiegħek ta’ dawk li attendew. B'dan f'moħħu, staqsi lilek innifsek tliet mistoqsijiet meta tikkunsidra kull parteċipant tal-laqgħa. Jekk twieġeb iva għal xi waħda mill-mistoqsijiet, żidha mal-lista tal-punti tal-aġenda:
- Jeħtieġ li jkun preżenti sabiex jilħaq l-għan tal-laqgħa?
- Għandu għarfien jew kompetenza siewja li jista' jkollu impatt fuq ir-riżultat?
- Huwa/hija affettwat direttament mir-riżultat finali tal-għan?
Jekk m'intix ċert, ikkunsidra li tagħmel l-attendenza tiegħu jew tagħha fakultattiva. Tista' dejjem tibgħat sommarju, reġistrazzjoni jew traskrizzjoni ta' wara l-laqgħa minflok. Il-minuti tal-laqgħa minn min jieħu n-noti, mhux dejjem meħtieġa.
Wieħed mill-akbar ilmenti dwar il-laqgħat tan-negozju huwa li huma ħela ta 'ħin. Il-ġestjoni tal-laqgħat issir aktar faċli meta s-sinkronizzazzjoni jibqgħu madwar 30 minuta. Kun rispettuż tal-ħin tal-kollegi tiegħek mingħajr ma taħli l-ħin jew titlef ir-riżultati.
2. Ħalli taqsima għal punti ta' azzjoni u diskussjonijiet barra s-suġġett fi tmiem l-aġenda tal-laqgħa tiegħek
Is-segwitu huwa importanti daqs il-laqgħa nnifisha. Fil-qiegħ tal- mudell tal-aġenda tal-laqgħat, huwa ta 'benefiċċju li tiġi inkluża taqsima fejn dawk li jattendu jistgħu jieħdu noti, jiddokumentaw oġġetti ta' azzjoni, deċiżjonijiet, u takeaways. Li jkollok din is-sezzjoni torganizza l-konklużjonijiet li saru fil-laqgħa u tippermetti lil dawk li jattendu biex jivviżwalizzaw il-proċess li jrid iseħħ wara.
Suġġetti mhux mistennija jistgħu jinqalgħu matul il-laqgħa li tmexxi l-fokus 'il bogħod mill-għan aħħari. Biex tibqa' fit-triq it-tajba u fil-ħin, "ipparkja" id-diskussjoni barra mis-suġġett fil-"Parkeġġ", normalment fl-aħħar tal-aġenda, biex terġa 'tirrevedi barra mil-laqgħa preċedenti. Terminu komuni ieħor għal dan huwa "Ejja nieħdu dan offline."
1. L-aħħar, iżda mhux l-inqas, iċċekkja darbtejn id-dettalji tal-laqgħa, bħall-ħin, il-post, u l-loġistika tal-konferenzi
Dan huwa partikolarment importanti jekk dawk li attendew se jkunu qed jipparteċipaw fil-laqgħa tiegħek mill-bogħod. Kun żgur li d-dettalji kollha tal-konferenza huma deskritti b'mod ċar u korretti, inklużi numri tad-dial-in, kodiċi ta 'aċċess, u kwalunkwe link għall-kamra tal-laqgħat tiegħek online.
Jew, oħloq laqgħa ma' FreeConference.com u d-dettalji tal-konferenza huma mimlija fl-istediniet u t-tfakkiriet kollha, flimkien mal-aġenda tal-laqgħa tiegħek.
Ipprova ibgħat l-aġenda mill-inqas 48 siegħa qabel.
Avviż bil-quddiem jipprovdi lill-parteċipanti l-ħin biex jippreparaw għal-laqgħa tal-bord u biex jiżguraw li ma jkollhom l-ebda kunflitt fl-iskeda tagħhom.
Ipprova ibgħat l-aġenda mill-inqas 48 siegħa qabel.
Avviż bil-quddiem jipprovdi lill-parteċipanti l-ħin biex jippreparaw għal-laqgħa u biex jiżguraw li ma jkollhom l-ebda kunflitt fl-iskeda tagħhom.
