Bagaimana Mempunyai Panggilan Persidangan yang Baik

Mesyuarat secara langsung merupakan cara yang paling berkesan, dan boleh dipercayai untuk bersidang tetapi dengan tenaga kerja yang semakin meningkat dan meluas di seluruh dunia, panggilan persidangan lebih penting daripada sebelumnya. Sekiranya anda kumpulan besar atau kecil untuk perniagaan sederhana, keperluan unik anda memerlukan komunikasi yang jelas dan ringkas.

Fikirkan panggilan persidangan sebagai meja persidangan maya di mana semua orang bersedia untuk mengambil bahagian dalam perbualan di mana sahaja mereka berada. Panggilan persidangan memudahkan kerjasama kumpulan dan merupakan alternatif yang tepat untuk bertemu secara langsung, menjimatkan masa perjalanan, kos perjalanan dan penginapan.

Tetapi bagaimana anda mempunyai panggilan persidangan yang baik, sama seperti keperibadian, produktif dan kreatif tanpa berada di sana secara fizikal? Dalam siaran ini, kami akan membahas petua utama untuk mengadakan mesyuarat telefon dengan lancar sama ada ini adalah panggilan persidangan pertama anda atau anda mencari kaedah untuk meningkatkan setiap panggilan penting dari sini!

Tepat pada masanya dan Teratur untuk Pemula

Sama seperti mesyuarat yang diadakan secara langsung, ketepatan masa adalah jangkaan. Muncul tepat pada waktunya atau bahkan sedikit lebih awal daripada permulaan yang dijadualkan adalah perhatian dalam banyak cara.

Pertama, ini memberi anda masa untuk memasuki bilik mesyuarat dan membiasakan diri dengan tetapan. Lihat-lihat untuk melihat di mana butang bisu dan cuba ciri tambahan yang mungkin berguna semasa panggilan anda. Lihat di mana ciri-ciri yang paling banyak anda gunakan berada; "Mula," "Jadual," dll.

Petua pro: Perhatikan muzik penahan semasa anda memasuki mesyuarat? Ini menandakan anda berada di tempat yang tepat dan merupakan ciri bijaksana yang menunjukkan kepada tetamu yang datang dalam talian bahawa panggilan akan segera dimulakan.

Kedua, gunakan beberapa saat ini untuk memeriksa mikrofon dan pembesar suara anda untuk memastikan tidak ada kesulitan teknikal setelah panggilan persidangan berlangsung dengan lancar. Ini akan mengurangkan gangguan dan masa-masa canggung yang dihabiskan untuk menyelesaikan masalah.

Ketiga, amalkan sedikit etika "panggilan persidangan". Tidak ada yang lebih menggelegar selain suara keriput dari sekeping kerepek atau maklum balas dari suara latar. Sediakan alat dengar anda, komputer riba anda diisi penuh dan barang-barang lain yang mungkin anda perlukan - tolak makanan ringan yang bising! Setelah menghabiskan beberapa saat untuk mengatur diri anda dan persekitaran anda agar "siap untuk panggilan persidangan" akan membuat anda siap untuk meninggalkan kesan pertama yang baik atau menjalani pertemuan yang produktif.

Bersedia

Adakah anda hadir semasa panggilan persidangan ini? Hosting? Pengacaraan bersama? Apakah tujuan penyegerakan ini?

Setelah menetapkan peranan anda, anda dapat merancang lebih awal dan menguraikan panggilan persidangan agar mudah dicerna oleh peserta lain. Mengetahui sebab mengapa semua orang berkumpul, anda dapat menyediakan pertemuan dinamis untuk orang yang tepat tanpa berlengah atau komplikasi.

Pertimbangkan fail mana yang perlu dikongsi semasa panggilan persidangan. Sediakan mereka di desktop anda untuk menyeret dan melepaskan panggilan atau tekan Ciri Perkongsian Skrin untuk menunjukkan kepada peserta apa yang anda lihat di skrin anda.

Semasa menyampaikan mesej anda, sampaikan pemikiran anda dengan jelas dan sampaikan penemuan atau persembahan anda dengan permulaan, pertengahan, dan akhir. Kadang-kadang jangka masa perhatian menjadi pendek, jadi dengan mempraktikkan bahagian mesyuarat anda lebih awal, anda dapat menjelaskan idea anda dan mengejarnya dengan mudah.

Apa pun peranan anda, walaupun hanya sebagai pemerhati, merancang lebih awal untuk memahami tujuan panggilan dan membuat pesanan akan memastikan anda mengadakan pertemuan yang lancar setiap masa.

Berpegang teguh pada Agenda

Kadang-kadang panggilan persidangan boleh menyebabkan perbualan yang panjang, terutamanya jika anda membincangkan kandungan peringkat tinggi, menyatakan pendapat, sumbang saran objektif kreatif, atau mengemukakan idea-idea inovatif.

Untuk memastikan semua orang mengikut jadual, pertimbangkan untuk membuat jadual perjalanan yang longgar sebelum mesyuarat. Kirimkan kepada peserta satu atau dua hari ke depan agar mereka dapat meneliti apa yang akan datang. Dengan cara itu, mereka akan mempunyai idea yang lebih baik tentang apa yang diharapkan dan mereka dapat menyiapkan soalan atau bersedia untuk maklum balas sebelum pertemuan.

Petua pro: Meminta peserta menuliskan sebarang soalan yang timbul dan menyisihkan segmen waktu di akhir untuk menjawabnya. Sekiranya masa hampir habis, minta semua orang memasukkan soalan mereka ke dalam e-mel yang akan dijawab dan dihantar kemudian. Atau gunakan ciri sembang di platform persidangan anda untuk berkongsi soalan dan komen dalam masa nyata.

Juga, untuk membantu mengurangkan masa kerja lebih masa, mungkin perlu dipertimbangkan jika persidangan anda harus merangkumi komponen persidangan video. Ini dapat berfungsi dengan baik dalam situasi di mana isyarat visual sangat membantu dalam membuat keputusan seperti semasa wawancara maya.

Rakam Panggilan Persidangan

Mesyuarat seterusnya, cuba tekan rekod untuk disimpan sekarang dan tonton kemudian, dan anda akan melihat betapa berharganya ciri ini.

Rakam semua yang berlaku dalam mesyuarat bagi mereka yang tidak dapat menghadiri panggilan persidangan yang dijadualkan. Ini adalah kaedah yang sempurna untuk melihat sorotan, memperoleh kejelasan, memilih sedikit kebijaksanaan atau melihat bagaimana anda mendapat dari titik A hingga B.

Apabila anda merakam panggilan persidangan, anda dapat memberi perhatian sepenuhnya kepada apa yang berlaku sebelum anda. Buatlah catatan masa lalu apabila anda dapat hadir dan mendengar sepenuhnya. Setelah penyegerakan selesai, anda dapat menontonnya dan memilih serta memilih bahagian penting yang mempengaruhi anda dan kerja anda.

Manfaat lain dari rakaman; Anda mendapat gambaran lengkap mengenai bagaimana keputusan dibuat. Dengan menangkap mesyuarat dari awal hingga akhir, anda mempunyai sejarah proses perkembangan yang lengkap. Tidak ada idea atau komen yang tersisa di pinggir jalan. Setiap langkah keputusan yang dibuat membawa anda ke tempat anda berada di hujung jari anda untuk membaca dan membincangkan.

Terakhir, rakaman mesyuarat mendorong tindakan untuk mewujudkan akauntabiliti di kalangan peserta. Apabila projek dan pindaan dialokasikan untuk sumber daya tertentu, rakaman tersebut memberikan perincian, dan kejelasan dan dapat dianggap sebagai "peta dan rencana tindakan" lisan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Dari sini, hanya ada panggilan persidangan yang baik.

Penyegerakan seterusnya yang anda lakukan, sama ada rapat melalui telefon atau dipertingkatkan dengan video, berasa yakin mengetahui bahawa anda mendapat sebanyak mungkin dari mesyuarat dalam talian seperti yang anda lakukan secara langsung.

Tidak ada sebab tenaga kerja anda yang semakin meningkat tidak dapat membuka saluran komunikasi secara terbuka - di mana sahaja pada bila-bila masa. Tetap berhubung dengan semua orang dari pasukan terdekat anda sehingga pengambilan pekerja baru kepada bakal pelanggan di seluruh pelosok dunia alat panggilan persidangan percuma yang memberi kekuatan kepada anda untuk terus berhubung.

Biarkan FreeConference.com memberikan perniagaan yang berkembang kepada anda apa yang diperlukannya untuk menghasilkan karya yang baik, tetap berdaya saing, dan komunikasi tetap mudah digunakan. Dengan perkhidmatan panggilan persidangan percuma dan panggilan persidangan video percuma, anda dapat terus mengikuti perkembangan tenaga kerja anda, di sini atau di luar negara menggunakan teknologi yang memberikan audio terbaik dan kualiti video yang sangat baik. Jadual panggilan persidangan maya anda semakin besar!