Mesyuarat maya tidak mungkin akan menggantikan pertemuan secara langsung, tetapi dengan pengembangan dan pengembangan teknologi yang pesat, syarikat mengurangkan kos menjalankan mesyuarat maya sementara ahli pasukan terpisah secara geografi. Walaupun mesyuarat yang berkesan umumnya mengikuti garis panduan yang serupa, melakukan kerja maya di bilik mesyuarat dalam talian boleh mengemukakan satu set cabaran yang unik -- berikut ialah 3 nasihat mesyuarat untuk menganjurkan mesyuarat maya terbaik.
Ini mungkin berlaku untuk mesyuarat secara umum, tetapi pertemuan maya dapat lebih rentan terhadap hilangnya fokus atau produktiviti jika ahli pasukan hanya membaca teks antara satu sama lain, atau pertama kali mendengar tentang sesuatu topik. Tugaskan sedikit kerja rumah, dan pastikan agenda diedarkan jauh sebelum permulaan supaya ahli pasukan dapat menyesuaikan pemikiran mereka dan mengembangkan beberapa momentum untuk memasuki panggilan persidangan maya.
Penyediaan juga merangkumi mengetahui aspek teknikal bilik mesyuarat dalam talian. Pastikan mesyuarat dapat dimulakan walaupun terdapat masalah teknikal, dan cukup bijak untuk memberi nasihat kepada ahli pasukan yang mempunyai pertanyaan teknikal.
Etika perjumpaan pasukan lebih penting di bilik mesyuarat maya daripada mesyuarat biasa. Berikut adalah beberapa peraturan yang mesti ditegakkan: melarang berbilang tugas, jika ahli pasukan melakukan perkara lain atau melakukan perbincangan sampingan semasa mesyuarat dimulakan, menjadikan persidangan tidak berguna. Dua cara untuk mengatasi masalah ini ialah menghidupkan dan mematikan video, dan mematikan pemanggil yang tidak perlu.
Biarkan setiap anggota pasukan berpeluang untuk berbicara, fokus sudah sukar dipertahankan dalam pertemuan biasa, etika pertemuan pasukan mesti lebih menarik ketika kerja maya atau jika tidak produktiviti berisiko. Buat suasana inklusif di mana ahli pasukan bebas untuk bersuara tanpa rasa takut akan kritikan atau gangguan.
Biasanya ketika perjumpaan secara peribadi selesai, ahli pasukan berkumpul di sekitar penyejuk air untuk membincangkan apa yang mereka suka dan tidak suka tentang apa yang berlaku. Ini tidak dapat dicapai dalam panggilan video kerana para hadirin secara fizikal terpisah, tetapi penting bagi pasukan untuk membina kepercayaan dan kimia.
Terdapat 2 cara untuk mendekati ini: satu adalah memformalkannya; minta semua orang memberikan maklum balas mereka mengenai pertemuan tanpa akibat untuk meningkatkan ketelusan dalam pasukan. Yang lain adalah pendekatan tidak rasmi, seperti kebanyakan perbincangan penyejuk air. Keluar sebagai moderator selepas mesyuarat dan biarkan ahli pasukan bercakap antara 10 minit lagi. Dialog dan maklum balas yang tidak berkaitan dapat mengembangkan hubungan kerja dan meningkatkan etika perjumpaan pasukan di masa hadapan.
Buat akaun FreeConference.com anda dan dapatkan akses ke semua yang anda perlukan agar perniagaan atau organisasi anda berjalan lancar, seperti video dan Perkongsian Skrin, Penjadualan Panggilan, Jemputan E-mel Automatik, PeringatanDan banyak lagi.
