प्रोजेक्ट मीटिंग दरम्यान सहकार्य सुलभ करण्यासाठी बैठका महत्त्वाच्या असल्या तरी त्या खूप वेळ वाया घालवू शकतात. खरं तर, बहुतेक लोक उपस्थित असलेल्या अर्ध्या सभांना "वेळ वाया घालवतात" असे मानतात आणि हे त्यांना केवळ निराश करत नाही, तर त्यांच्यासाठी हातातील कार्यावर लक्ष केंद्रित करणे कठीण करते.
परिणामी, आपल्या प्रोजेक्ट मीटिंग्ज अधिक उत्पादक बनवण्याचे मार्ग शोधणे महत्त्वाचे आहे. असे केल्याने तुमच्या कार्यसंघाच्या बैठकीकडे पाहण्याचा दृष्टिकोन बदलण्यास मदत होईल, जे नंतर या बैठकांना लोकांच्या समस्यांसाठी मदत घेण्यास, इतरांना सूचना देण्यासाठी आणि प्रकल्पाच्या एकूण स्थितीबद्दल अद्यतने मिळवण्यासाठी उपयुक्त जागेत बदलतील.
हे पूर्ण करण्यापेक्षा सोपे आहे, म्हणून आपल्या पुढील प्रोजेक्ट मीटिंगचा जास्तीत जास्त उपयोग करण्यात मदत करण्यासाठी, खालील मीटिंगचे डावपेच वापरा.
अधिक उत्पादनक्षम प्रोजेक्ट मीटिंग होण्यासाठी तुम्हाला पहिली गोष्ट करणे आवश्यक आहे जेव्हा प्रत्येकजण एकाच खोलीत असेल तेव्हा नक्की काय चर्चा केली जाईल हे ठरवणे. अजेंडा एकत्र ठेवल्याने तुम्हाला "ही बैठक कशासाठी आहे?" या प्रश्नाचे उत्तर देण्यास मदत होईल. जे मीटिंग खरोखर आवश्यक आहे की नाही हे स्पष्ट करण्यात मदत करते.
शिवाय, तुम्ही हा अजेंडा बैठकीच्या सर्व सहभागींना किमान एक पूर्ण दिवस अगोदर पाठवणे महत्वाचे आहे. यामुळे त्यांना मीटिंग कशाबद्दल आहे याची कल्पना येण्यास मदत होईल आणि जर तुम्ही काहीतरी नवीन चर्चा करणार असाल तर ते लोकांना बैठकीत जाण्यापूर्वी गोष्टींबद्दल विचार करण्यास मदत करेल.
या मुद्द्यावर, मीटिंगमध्ये येण्यापूर्वी तुम्ही लोकांनी आणखी काही करू इच्छित असल्यास, तुमचा अजेंडा तसाच आहे याची खात्री करा. उदाहरणार्थ, जर तुम्ही त्यांना काही वाचावे असे वाटत असेल, किंवा तुम्हाला काही डेटा गोळा करायचा असेल, तर त्यांना हे अगोदरच करायला सांगावे जेणेकरून प्रोजेक्ट मीटिंग सुरू होईल तेव्हा तुम्ही लगेच उडी मारू शकाल.
मीटिंग अनुत्पादक वाटते याचा एक भाग म्हणजे त्यासाठी दिलेल्या वेळेपेक्षा जास्त आहे. विशिष्ट हेतूंसाठी मीटिंग्ज अस्तित्वात असतात आणि जर तुम्ही हातातल्या कामापासून दूर जाणे सुरू केले तर वेळ संपणे सोपे आहे आणि एकतर मीटिंग वाढवणे आवश्यक आहे किंवा तुमचे ध्येय पूर्ण केल्याशिवाय ते संपवा.
असे होण्यापासून रोखण्याचा एक चांगला मार्ग म्हणजे प्रत्येक अजेंडासाठी वेळ मर्यादा निश्चित करणे आणि त्यास चिकटणे. जर एखादी गोष्ट समोर आली जी तुम्हाला दिलेल्या वेळेत जाण्यास कारणीभूत ठरत असेल तर त्या बिंदूवर टॅबल करण्याचा विचार करा; नंतर नेहमी जाण्यासाठी तुम्ही दुसऱ्या लोकांच्या गटासोबत दुसरी बैठक निश्चित करू शकता. यासारखे कार्य खंडित केल्याने तुमच्या प्रोजेक्ट टीमला अधिक यशस्वी होण्यास मदत होईल.
अखेरीस, आपण वेळ मर्यादांचा सन्मान करण्यात आणि आपली बैठक शेड्यूलवर ठेवण्यात मदत करण्यासाठी टाइमर देखील वापरू शकता. असे केल्याने तुम्हाला अधिक उत्पादक होण्यास मदत होईलच, परंतु ते तुमच्या कार्यसंघाला हे देखील दाखवेल की तुम्ही त्यांच्या वेळेचा आदर करता आणि ते वाया जाऊ नये म्हणून शक्य ते सर्व कराल.
उत्पादक प्रकल्पाच्या बैठकीचा मुख्य भाग म्हणजे योग्य लोक आणि फक्त योग्य लोक उपस्थित असल्याची खात्री करणे. मीटिंगमध्ये एक तास घालवण्यापेक्षा वाईट काहीही नाही ज्यात तुम्हाला उपस्थित राहण्याची गरज नाही, आणि असे झाल्यास, मुख्यत्वे कारण मीटिंगच्या आयोजकांनी तेथे खरोखर कोण असणे आवश्यक आहे हे विचारण्यासाठी पुरेसा वेळ घालवला नाही.
हे करण्यात तुम्हाला मदत करण्यासाठी, तुमच्याकडे असलेल्या विविध प्रकारच्या बैठका विचारात घ्या, जसे की:
तुम्ही वापरत असलेली साधने तुमच्या बैठका किती फलदायी आहेत हे ठरवण्यात मोठी भूमिका बजावतील. उदाहरणार्थ, स्क्रीन शेअरिंग, व्हिडीओ कॉन्फरन्सिंग आणि व्हाईटबोर्डिंग हे सर्व तुमच्यासाठी खोलीतील लोकांशी सहयोग करणे सोपे करते, ज्यामुळे तुमची बैठक अधिक कार्यक्षम होते. आणि ही सर्व साधने आणि बरेच काही ऑफर करतात फ्री कॉन्फरन्स डॉट कॉम.
आजच्या कामाच्या ठिकाणी योग्य साधने असण्याचे महत्त्व अधिक आहे. त्यामुळे अनेक कंपन्यांकडे अनेक ठिकाणे आहेत, किंवा लोकांना परवानगी देतात दूरस्थपणे काम करा, म्हणजे लोक वेगवेगळ्या शहरांमध्ये किंवा देशांमध्ये पसरलेले आहेत. योग्य तंत्रज्ञानाचा वापर केल्याने असे दिसते की प्रत्येकजण एकाच खोलीत आहे, ज्यामुळे आपल्यासाठी उत्पादक प्रकल्प बैठक घेणे सोपे होईल.
मीटिंग नियोजन प्रक्रियेत तुमच्या टीमचा समावेश करण्याचे सुनिश्चित करा आणि त्यांच्याकडून अभिप्राय गोळा करा जेणेकरून तुम्ही तुमची मीटिंग प्रक्रिया सुधारू शकाल. येथे चर्चा केलेल्या डावपेचांचा वापर केल्याने तुम्हाला तुमच्या सभांना त्रासदायक वेळ वाया घालवण्यापासून सहकार्य आणि नवकल्पना करण्याच्या संधींमध्ये रूपांतरित करण्यात मदत होईल.
लेखकाबद्दल: केविन कॉनर हे एक उद्योजक आहेत ज्यांचे अनेक व्यवसाय आहेत ब्रॉडबँड शोध, लोकांना आणि व्यवसायांना सर्वोत्तम मूल्य ब्रॉडबँड इंटरनेट शोधण्यात मदत करण्यासाठी समर्पित सेवा. त्याचे व्यवसाय चालवणे आणि वाढवणे यामध्ये विस्तृत प्रकल्प नियोजन आणि व्यवस्थापन समाविष्ट आहे आणि केविनला त्यांचे अनुभव इतरांना सामायिक करण्यास आवडते जेणेकरून ते यशस्वी होतील.
[निंजा_फॉर्म आयडी = 7]
आपले FreeConference.com खाते तयार करा आणि आपल्या व्यवसायासाठी किंवा संस्थेसाठी आवश्यक असलेल्या प्रत्येक गोष्टीमध्ये प्रवेश मिळवा, जसे की व्हिडिओ आणि स्क्रीन सामायिकरण, कॉल वेळापत्रक, स्वयंचलित ईमेल आमंत्रणे, स्मरणपत्रे, आणि अधिक.
