Како да имате попродуктивен состанок на проектот

Иако состаноците се важни за олеснување на соработката за време на состанокот на проектот, тие можат да бидат огромно губење време. Всушност, повеќето луѓе сметаат дека околу половина од состаноците на кои присуствуваат се „потрошено време“. и тоа не само што ги фрустрира, туку и им отежнува да останат фокусирани на задачата што ја имаат.
Како резултат на тоа, од клучно значење е да најдете начини да ги направите состаноците на вашиот проект попродуктивни. Тоа ќе помогне да се промени начинот на кој вашиот тим ги гледа состаноците, што потоа ќе ги претвори овие состаноци во корисен простор за луѓето да бараат помош за проблемите, да нудат предлози на другите и да добиваат ажурирања за целокупниот статус на проектот.
Ова е полесно да се каже отколку да се направи, па за да ви помогне да го искористите максимумот од вашиот следен состанок на проектот, не заборавајте да ги користите следните тактики за состаноци.

Направете агенда и циркулирајте ја

Првото нешто што треба да направите за да имате попродуктивен состанок на проектот е да одредите што точно ќе се дискутира кога сите се во иста просторија. Составувањето агенда ќе ви помогне да одговорите на прашањето „за што е овој состанок? што помага да се разјасни дали состанокот е навистина неопходен или не.
Понатаму, важно е да ја испратите оваа агенда до сите учесници на состанокот барем цел ден однапред. Ова ќе им помогне да добијат идеја за што се работи на состанокот, а во случај кога ќе разговарате за нешто ново, ќе им помогне на луѓето да почнат да размислуваат за нештата пред да одат на состанокот.
Во оваа точка, ако има нешто друго што би сакале луѓето да направат пред да дојдат на состанокот, погрижете се да го кажете тоа така вашата агенда. На пример, ако сакате да прочитаат нешто или ако сакате да соберат некои податоци, тогаш паметно е да им кажете да го направат тоа однапред за да можете веднаш да скокнете кога ќе започне состанокот на проектот.

Поставете и почитувајте временски ограничувања

Дел од она што прави состанокот да се чувствува непродуктивен е надминување на времето предвидено за него. Состаноците постојат за специфични цели и ако почнете да се оддалечувате од задачата што ви е при рака, тогаш лесно е да ви истече времето и или треба да го продолжите состанокот или да го завршите без да ја постигнете вашата цел.
Добар начин да се спречи тоа да се случи е да се постави временско ограничување за секоја точка од дневниот ред и да се држи до него. Ако се појави нешто што ќе ве натера да го надминете даденото време, тогаш размислете да ја ставите таа точка; секогаш можете да закажете друг состанок со друга група луѓе за да го надминете подоцна. Раскинувањето на оваа работа исто така ќе помогне да го направите вашиот проектен тим поуспешен.
Конечно, можете да користите и тајмери ​​за да ви помогнат да ги почитувате временските ограничувања и да го одржувате состанокот на распоред. Тоа не само што ќе ви помогне да бидете попродуктивни, туку и ќе му покажете на вашиот тим дека го почитувате нивното време и ќе сторите сè за да не го трошите.

Добијте ги вистинските луѓе во собата

Дел од клучот за продуктивен состанок на проектот е да бидете сигурни дека вистинските луѓе и само вистинските луѓе се присутни. Нема ништо полошо од тоа да поминете еден час на состанок на кој не требаше да присуствувате, а ако тоа се случи, тоа е главно затоа што организаторот на состанокот не потрошил доволно време прашувајќи кој навистина треба да биде таму.
За да ви помогне да го направите ова, разгледајте ги различните типови на состаноци што може да ги имате, како што се:

• Состаноци за одлучување: Целта на оваа средба е да се соработува и да се најде најдобриот пат напред, а тоа значи дека таму треба да бидат само оние кои го разбираат проектот во целост. Сите останати само ќе бидат екстра, а тоа ќе направи состанокот да изгледа бесмислен.
• Работни состаноци: Тие се случуваат кога луѓето треба да соработуваат на одредена задача, а само оние кои се одговорни за завршување на оваа задача треба да бидат на состанокот.
• Состаноци за повратни информации: Тие им даваат можност на менаџерите да слушнат од нивниот тим за тоа што функционира, а што не. Добро е да ги имате во текот на целиот животен циклус на проектот за луѓето да се чувствуваат слободни да зборуваат кога нешто не оди добро. И во зависност од големината на вашиот тим, ова е единствениот тип на состаноци каде што можеби ќе треба да бидат присутни сите.

Користете ги вистинските алатки

Алатките што ги користите исто така ќе играат голема улога во одредувањето колку се продуктивни вашите состаноци. На пример, споделувањето на екранот, видео-конференциите и поставувањето на табла ви ја олеснуваат соработката со луѓето во собата, што го прави вашиот состанок поефикасен. И сите овие алатки и повеќе се понудени од FreeConference.com.
Важноста да се има вистинските алатки е уште поголема на денешните работни места. Толку многу компании имаат повеќе локации или им дозволуваат на луѓето работи од далечина, што значи дека луѓето се распространети низ различни градови или земји. Користењето на вистинската технологија може да направи да изгледа дека сите се во иста просторија, што ќе ви го олесни одржувањето на продуктивен состанок на проектот.

Трансформирајте го вашиот следен состанок на проектот

Погрижете се да го вклучите вашиот тим во процесот на планирање состаноци и да соберете повратни информации од нив за да можете да го подобрите процесот на состаноци. Употребата на тактиките за кои се дискутира овде ќе ви помогне да ги трансформирате вашите состаноци од досадни трошења на време во можности за соработка и иновации.

За авторот: Кевин Конер е претприемач кој поседува неколку бизниси, вклучувајќи Широкопојасно пребарување, услуга посветена на помагање на луѓето и бизнисите да најдат широкопојасен интернет со најдобра вредност. Водењето и растењето на неговите бизниси вклучува обемно планирање и управување со проекти, а Кевин сака да ги споделува своите искуства со другите за да им помогне да успеат.

[ID на нинџа-форма = 7]