Како да остварите добар конференциски повик

Средбата во лице традиционално беше најефикасниот и најсигурен начин за собирање, но со работната сила која расте и се шири низ целиот свет, конференциските повици се поважни од кога било. Ако сте голема група или мала за средна големина на бизнисот, вашите уникатни потреби бараат јасна и концизна комуникација.

Помислете на конференциски повик како виртуелна конференциска маса каде што секој е достапен да учествува во разговорот, без разлика каде се. Конференциските повици ја олеснуваат групната соработка и се совршена алтернатива за лично запознавање, заштедувајќи ви време на патување, трошоци за патување и сместување.

Но, како имате добар конференциски повик, оној што е исто толку персонален, продуктивен и креативен без физички да бидете таму? Во овој пост, ќе ги покриеме главните совети за водење непречено телефонски состаноци, без разлика дали ова е вашиот прв конференциски повик или барате начини да го подобрите секој важен повик оттука па натаму!

Бидете навреме и организирани за почетници

Исто како и секој состанок што се одржува лично, точноста е очекување. Појавувањето на време или дури малку пред закажаниот почеток е внимателно на многу начини.

Прво, ви дава момент да влезете во салата за состаноци и да се запознаете со поставките. Погледнете наоколу за да видите каде е копчето за исклучување звук и испробајте ги сите дополнителни функции што би можеле да бидат корисни за време на вашиот повик. Погледнете каде се наоѓаат карактеристиките што најмногу ќе ги користите; „Почеток“, „Распоред“ итн.

Предлог-совет: Забележете ја чекањето музика кога влегувате на состанок? Ова значи дека сте на вистинското место и е внимателна карактеристика што им покажува на гостите што доаѓаат на Интернет дека повикот ќе започне наскоро.

Второ, искористете ги овие неколку моменти за да ги проверите микрофонот и звучниците за да се осигурате дека нема технички потешкотии откако конференцискиот повик е во полн ек. Ова ќе го намали нарушувањето и непријатните моменти поминати во смена на проблеми.

Трето, вежбајте малку бонтон за „конференциски повик“. Нема ништо пострашно од крцкавиот звук на вреќа чипс или повратните информации од бучавата во позадина. Подгответе ги слушалките, лаптопот целосно наполнет и сите други предмети што можеби ви се потребни при рака - без бучната закуска! Откако потрошивте неколку моменти за да се организирате себеси и вашата околина да бидете „подготвени за конференциски повици“, ќе ве постави да оставите добар прв впечаток или да продолжите со продуктивен состанок.

Биди подготвен

Дали презентирате за време на овој конференциски повик? Хостинг? Ко-хостинг? Која е целта на оваа синхронизација?

Откако ќе ја воспоставите вашата улога, можете да планирате однапред и да го раскинете конференцискиот повик за да биде лесно сварлив за другите учесници. Знаејќи ја причината зошто сите се собираат заедно, можете да обезбедите динамична средба за вистинските луѓе без одлагање или компликации.

Размислете кои датотеки ќе треба да се споделат за време на конференцискиот повик. Имајте ги на работната површина подготвени да влечат и отпуштаат во повикот или да го притиснете Функција за споделување екран за да им покажете на учесниците точно она што го гледате на вашиот екран.

Кога ја испраќате вашата порака, пренесете ги јасно своите мисли и презентирајте ги вашите наоди или презентација со почеток, средина и крај. Понекогаш распонот на вниманието е краток, така што ако го вежбате својот дел од состанокот однапред, можете да ја објасните вашата идеја и лесно да продолжите со потерата.

Без оглед на вашата улога, дури и само како набудувач, планирањето однапред за да ја разберете целта на повикот и воспоставување на подготвеност ќе ве осигура дека ќе започнете беспрекорна средба секој пат.

Држете се до Агендата

Понекогаш конференциските повици може да доведат до долги разговори, особено ако разговарате за содржини на високо ниво, изразувате мислења, креирате идеи за креативни цели или презентирате иновативни идеи.

За да се осигурате дека сите ќе останат на распоред, размислете да креирате лабава маршрута пред состанокот. Испратете им на учесниците еден или два дена напред за да можат да се грижат за она што следува. На тој начин, тие ќе имаат подобра идеја што да очекуваат и можат да подготват прашања или да бидат подготвени за повратни информации пред состанокот.

Предлог-совет: Направете ги учесниците да ги запишат сите прашања што се појавуваат и да одвојат дел од времето на крајот за да одговорат на нив. Ако истече времето, едноставно замолете ги сите да го вклучат своето прашање во е -пошта што ќе биде одговорена и испратена подоцна во текот на денот. Или користете ја функцијата за разговор на вашата конференциска платформа за да споделувате прашања и коментари во реално време.

Исто така, за да помогнете во минимизирање на прекувремената работа, можеби вреди да се размисли дали вашата конференција треба да вклучува компонента за видео конференции. Ова може да функционира добро во ситуации кога визуелните знаци се корисни за донесување одлука како за време на виртуелно интервју.

Снимете го конференцискиот повик

Следниот состанок, обидете се да притиснете рекорд за да заштедите сега и да гледате подоцна, и ќе видите колку е важна оваа функција.

Снимете с everything што се случи на состанокот за оние што не можат да присуствуваат на закажаниот конференциски повик. Тоа е совршен начин да ги надминете најважните работи, да добиете јасност, да избирате мали грутки на мудрост или да видите како стигнавте од точката А до Б.

Кога снимате конференциски повик, можете да посветите целосно внимание на она што се случува пред вас. Направете запишување од минатото кога можете да бидете присутни и да слушате целосно. Откако синхронизацијата е завршена, можете да ја гледате и да изберете и изберете важни делови што влијаат на вас и на вашата работа.

Друга придобивка од снимањето; Ја добивате целосната слика за тоа како е донесена одлуката. Со снимање на состанокот од почеток до крај, имате историја на целосниот развојен процес. Ниту една идеја или коментар не се оставаат на патот. Секој чекор од донесената одлука што ве доведе до местото каде што сте, е достапен на вашите прсти за да разгледате и дискутирате.

И на крај, снимките од состаноците водат акција за да се создаде одговорност кај учесниците. Кога проектите и измените се распределуваат на одреден ресурс, снимката дава детали и јасност и може да се смета како вербална „карта и акциски план“ за да се заврши работата.

Од тука па натаму, постои само такво нешто како добар конференциски повик.

Следната синхронизација што ја имате, без разлика дали станува збор за строго телефонски состанок или подобрена со видео, чувствувајте се сигурни знаејќи дека добивате исто толку од состанокот преку Интернет, колку и лично.

Нема причина вашата растечка работна сила да не може да ги држи широко отворени линиите на комуникација - насекаде и во секое време. Останете во контакт со сите од вашиот непосреден тим до нови вработувања до потенцијални клиенти во сите страни на светот со бесплатни алатки за конференциски повици што ве поттикнува да останете поврзани.

Дозволете FreeConference.com да им обезбеди на вашите растечки бизниси она што е потребно за да произведе добра работа, да остане конкурентна и да ја одржува комуникацијата лесна за употреба. Со бесплатни услуги за конференциски повици и бесплатни видео конференциски повици, можете да останете во тек со вашата работна сила, овде или во странство користејќи технологија која обезбедува врвен звук и одличен квалитет на видео. Вашата виртуелна маса за конференциски повици стана многу поголема!