Kā sarīkot produktīvāku projekta tikšanos

Lai gan sanāksmes ir svarīgas, lai atvieglotu sadarbību projekta tikšanās laikā, tās var būt milzīgs laika izšķērdētājs. Patiesībā, lielākā daļa cilvēku uzskata, ka puse no apmeklētajām sanāksmēm ir “izšķiests laiks”, un tas viņus ne tikai sarūgtina, bet arī apgrūtina viņu koncentrēšanos uz uzdevumu.
Tā rezultātā ir ļoti svarīgi atrast veidus, kā padarīt projekta sanāksmes produktīvākas. Šādi rīkojoties, mainīsies jūsu komandas viedoklis par sapulcēm, un pēc tam šīs sanāksmes kļūs par noderīgu vietu cilvēkiem, lai meklētu palīdzību problēmām, piedāvātu ieteikumus citiem un saņemtu atjauninājumus par projekta kopējo stāvokli.
Tas ir vieglāk pateikt nekā izdarīts, tāpēc, lai palīdzētu jums maksimāli izmantot nākamo projekta sanāksmi, noteikti izmantojiet šādu sanāksmes taktiku.

Izveidojiet darba kārtību un izplatiet to

Pirmā lieta, kas jums jādara, lai projekta sanāksme būtu produktīvāka, ir noteikt, kas tieši tiks apspriests, kad visi būs vienā telpā. Darba kārtības sastādīšana palīdzēs jums atbildēt uz jautājumu “kam paredzēta šī tikšanās?” kas palīdz noskaidrot, vai tikšanās patiešām ir nepieciešama.
Turklāt ir svarīgi nosūtīt šo darba kārtību visiem sanāksmes dalībniekiem vismaz vienu pilnu dienu iepriekš. Tas palīdzēs viņiem iegūt priekšstatu par sapulces tēmu, un gadījumā, ja jūs apspriedīsit kaut ko jaunu, tas palīdzēs cilvēkiem sākt domāt par lietām pirms došanās uz sanāksmi.
Šajā sakarā, ja ir vēl kaut kas, ko jūs vēlētos, lai cilvēki darītu pirms ierašanās sanāksmē, pārliecinieties, ka jūs to sakāt, lai tā būtu jūsu darba kārtība. Piemēram, ja vēlaties, lai viņi kaut ko lasa, vai ja vēlaties, lai viņi apkopo dažus datus, ir prātīgi pateikt viņiem to darīt iepriekš, lai jūs varētu uzreiz ieiet, kad sākas projekta sanāksme.

Iestatiet un ievērojiet laika ierobežojumus

Daļa no tā, kas liek sapulcei justies neproduktīvai, ir tai atvēlētā laika pārsniegšana. Sapulces pastāv noteiktiem mērķiem, un, ja jūs sākat novirzīties no konkrētā uzdevuma, tad ir viegli pietrūkt laika, un sapulce ir vai nu jāpagarina, vai arī jāpabeidz, nesasniedzot savu mērķi.
Labs veids, kā to novērst, ir noteikt laika ierobežojumu katram darba kārtības punktam un to ievērot. Ja parādās kaut kas, kas liks jums pārsniegt noteikto laiku, tad apsveriet šī punkta iesniegšanu; jūs vienmēr varat ieplānot citu tikšanos ar citu cilvēku grupu, lai to vēlāk pārrunātu. Šāda darba sadalīšana arī palīdzēs padarīt jūsu projekta komandu veiksmīgāku.
Visbeidzot, jūs varat arī izmantot taimeri, lai palīdzētu ievērot laika ierobežojumus un nodrošināt sapulces grafiku. Tas ne tikai palīdzēs jums būt produktīvākam, bet arī parādīs jūsu komandai, ka jūs cienāt viņu laiku un darīs visu iespējamo, lai to neizniekotu.

Iegūstiet īstos cilvēkus telpā

Daļa no produktīvas projekta tikšanās atslēgas ir pārliecināties, ka ir klāt īstie cilvēki un tikai īstie cilvēki. Nav nekas sliktāks, kā pavadīt stundu sapulcē, kurā jums nebija jāapmeklē, un, ja tas notiek, tas lielā mērā ir tāpēc, ka sapulces organizators nepavadīja pietiekami daudz laika, jautājot, kam īsti vajadzēja tur būt.
Lai palīdzētu jums to izdarīt, apsveriet dažādus sapulču veidus, piemēram, šādus:

• Lēmumu sanāksmes: Šīs tikšanās mērķis ir sadarboties un atrast labāko ceļu uz priekšu, un tas nozīmē, ka tur jābūt tikai tiem, kas saprot projektu kopumā. Visi pārējie būs tikai papildus, un tas padarīs tikšanos bezjēdzīgu.
• Darba tikšanās: Tie notiek, kad cilvēkiem ir jāsadarbojas konkrēta uzdevuma izpildē, un sapulcē jābūt tikai tiem, kas ir atbildīgi par šī uzdevuma izpildi.
• Atsauksmju sanāksmes: Tas dod vadītājiem iespēju dzirdēt no savas komandas par to, kas darbojas un kas ne. Ir labi, ja tādi ir visā projekta dzīves ciklā, lai cilvēki varētu brīvi runāt, ja kaut kas neizdodas. Un atkarībā no jūsu komandas lieluma šī ir vienīgā sanāksme, kurā ikvienam var būt nepieciešams piedalīties.

Izmantojiet pareizos rīkus

Jūsu izmantotajiem rīkiem būs arī liela nozīme, nosakot, cik produktīvas ir jūsu sanāksmes. Piemēram, ekrāna kopīgošana, videokonferences un tāfele ļauj jums vieglāk sadarboties ar cilvēkiem telpā, padarot sapulci efektīvāku. Un visus šos un citus rīkus piedāvā FreeConference.com.
Pareizo instrumentu pieejamība mūsdienu darbavietās ir vēl lielāka. Tik daudziem uzņēmumiem ir vairākas atrašanās vietas vai tie ļauj cilvēkiem strādāt attālināti, kas nozīmē, ka cilvēki ir izkaisīti dažādās pilsētās vai valstīs. Izmantojot pareizo tehnoloģiju, var šķist, ka visi atrodas vienā telpā, un jums būs vieglāk rīkot produktīvu projekta sanāksmi.

Pārveidojiet savu nākamo projekta tikšanos

Noteikti iekļaujiet savu komandu sanāksmju plānošanas procesā un apkopojiet no viņiem atsauksmes, lai varētu uzlabot sapulces procesu. Izmantojot šeit apspriesto taktiku, sapulces no kaitinošiem laika izšķērdētājiem tiks pārveidotas par iespējām sadarboties un ieviest jauninājumus.

Par Autors: Kevins Konners ir uzņēmējs, kuram pieder vairāki uzņēmumi, tostarp Platjoslas meklēšana, pakalpojums, kas paredzēts, lai palīdzētu cilvēkiem un uzņēmumiem atrast vislabāko platjoslas internetu. Uzņēmuma vadīšana un attīstīšana ietver plašu projektu plānošanu un vadību, un Kevinam patīk dalīties savā pieredzē ar citiem, lai palīdzētu viņiem gūt panākumus.

[Ninja_form id = 7]