Kaip surengti produktyvesnį projekto susitikimą

Nors susitikimai yra svarbūs siekiant palengvinti bendradarbiavimą projekto susitikimo metu, jie gali būti didžiulis laiko švaistymas. Iš tiesų, dauguma žmonių mano, kad maždaug pusė susirinkimų yra „iššvaistytas laikas“ ir tai ne tik juos vargina, bet ir apsunkina joms galimybę sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį.
Todėl labai svarbu rasti būdų, kaip padaryti projekto susitikimus produktyvesnius. Tai padės pakeisti jūsų komandos požiūrį į susitikimus, o tada šie susitikimai taps naudinga erdve žmonėms ieškoti pagalbos, pasiūlyti kitiems pasiūlymus ir gauti naujienas apie bendrą projekto būseną.
Tai lengviau pasakyti nei padaryti, todėl norėdami kuo geriau išnaudoti kitą projekto susitikimą, būtinai naudokite šią susitikimo taktiką.

Sukurkite darbotvarkę ir išplatinkite ją

Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, kad surengtumėte produktyvesnį projekto susitikimą, yra nustatyti, kas tiksliai bus aptariama, kai visi bus viename kambaryje. Sudarę darbotvarkę, galėsite atsakyti į klausimą „kam skirtas šis susitikimas? tai padeda išsiaiškinti, ar susitikimas tikrai reikalingas.
Be to, svarbu išsiųsti šią darbotvarkę visiems susirinkimo dalyviams bent prieš vieną dieną. Tai padės jiems susidaryti idėją, apie ką vyksta susitikimas, o tuo atveju, jei ketinate diskutuoti apie ką nors naujo, tai padės žmonėms pradėti galvoti apie dalykus prieš einant į susitikimą.
Šiuo klausimu, jei norite dar ką nors padaryti prieš atvykstant į susitikimą, būtinai pasakykite, kad tai būtų jūsų darbotvarkė. Pvz., Jei norite, kad jie ką nors perskaitytų arba jei jie rinktų tam tikrus duomenis, protinga liepti jiems tai padaryti iš anksto, kad galėtumėte iškart pradėti, kai prasideda projekto susitikimas.

Nustatykite ir laikykitės laiko apribojimų

Dalis to, dėl ko susitikimas jaučiasi neproduktyvus, yra tam skirto laiko viršijimas. Susitikimai vyksta tam tikrais tikslais, ir jei pradėsite nukrypti nuo užduoties, tada lengvai pritrūksite laiko ir turėsite pratęsti susitikimą arba jį užbaigti nepasiekę savo tikslo.
Geras būdas to išvengti - kiekvienam darbotvarkės punktui nustatyti terminą ir jo laikytis. Jei atsiranda kažkas, dėl ko jūs praleisite nustatytą laiką, apsvarstykite galimybę pateikti šį punktą; visada galite suplanuoti kitą susitikimą su kita žmonių grupe, kad vėliau jį peržiūrėtumėte. Tokio darbo nutraukimas taip pat padės jūsų projekto komandai tapti sėkmingesnei.
Galiausiai taip pat galite naudoti laikmačius, kad padėtumėte laikytis laiko apribojimų ir laikytumėte susitikimo tvarkaraščio. Tai padarysite ne tik produktyviau, bet ir pademonstruosite savo komandai, kad gerbiate jų laiką ir padarysite viską, kas įmanoma, kad jo nešvaistytumėte.

Patraukite tinkamus žmones į kambarį

Produktyvaus projekto susitikimo raktas yra užtikrinti, kad dalyvautų tinkami žmonės ir tik tinkami žmonės. Nėra nieko blogiau, kaip praleisti valandą susitikime, kuriame jums nereikėjo dalyvauti, o jei taip atsitiks, tai daugiausia dėl to, kad susitikimo organizatorius neskyrė pakankamai laiko klausdamas, kam iš tikrųjų reikia būti.
Norėdami tai padaryti, apsvarstykite įvairių tipų susitikimus, pvz.,

• Sprendimų susitikimai: Šio susitikimo tikslas - bendradarbiauti ir rasti geriausią kelią į priekį, o tai reiškia, kad ten turėtų dalyvauti tik tie, kurie supranta visą projektą. Visi kiti bus tik papildomi, todėl susitikimas atrodys beprasmis.
• Darbo susitikimai: Tai vyksta tada, kai žmonėms reikia bendradarbiauti atliekant konkrečią užduotį, o susitikime turi dalyvauti tik tie, kurie yra atsakingi už šios užduoties atlikimą.
• Susitikimai su atsiliepimais: Tai suteikia vadovams galimybę išgirsti iš savo komandos, kas veikia ir kas ne. Gera tai turėti per visą projekto gyvavimo ciklą, kad žmonės galėtų laisvai kalbėti, kai kažkas ne taip. Ir priklausomai nuo jūsų komandos dydžio, tai yra vienintelis susitikimų tipas, kuriame gali reikėti dalyvauti visiems.

Naudokite tinkamus įrankius

Jūsų naudojami įrankiai taip pat vaidins svarbų vaidmenį nustatant jūsų susitikimų produktyvumą. Pavyzdžiui, ekrano bendrinimas, vaizdo konferencijos ir lenta leidžia jums lengviau bendradarbiauti su kambario žmonėmis, todėl susitikimas tampa efektyvesnis. Ir visas šias priemones ir dar daugiau siūlo FreeConference.com.
Tinkamų įrankių svarba šiandieninėse darbo vietose yra dar didesnė. Taigi daugelis įmonių turi kelias vietas arba leidžia žmonėms dirbti nuotoliniu būdu, tai reiškia, kad žmonės yra išsibarsčiusios skirtinguose miestuose ar šalyse. Naudojant tinkamą technologiją gali atrodyti, kad visi yra tame pačiame kambaryje, todėl jums bus lengviau surengti produktyvų projekto susitikimą.

Pakeiskite kitą projekto susitikimą

Būtinai įtraukite savo komandą į susitikimų planavimo procesą ir surinkite iš jų atsiliepimus, kad galėtumėte pagerinti susitikimo procesą. Naudodamiesi čia aptarta taktika, paversite savo susitikimus iš erzinančio laiko švaistymo į galimybes bendradarbiauti ir diegti naujoves.

Apie Autorius: Kevinas Conneris yra verslininkas, kuriam priklauso kelios įmonės, įskaitant Plačiajuosčio ryšio paieška, paslauga, skirta padėti žmonėms ir įmonėms rasti geriausios vertės plačiajuostį internetą. Verslo valdymas ir plėtra apima platų projektų planavimą ir valdymą, o Kevinas mėgsta dalintis savo patirtimi su kitais, kad padėtų jiems sėkmingai.

[Ninja_form id = 7]