Veiksmingo oficialaus susitikimo raktas yra gerai apgalvota darbotvarkė. Kai ruošiatės iš anksto, iš anksto parašę darbotvarkę su išsamia informacija apie susitikimą, sutaupysite ne tik laiko visiems dalyviams, bet ir tikimybė, kad rezultatas bus sėkmingas.
Čia yra 5 punktai, kuriuos visada turėtumėte įtraukti kurdami veiksmingą susitikimo darbotvarkę:
Tai gali būti svarbiausia darbotvarkės dalis. Jame nurodomas susitikimo tikslas ir rezultatas ar sprendimas, kurio tikitės pasiekti pabaigoje. Tai leidžia visiems dalyviams aiškiai suprasti, ko siekiate ir kodėl jų dalyvavimas vertinamas.
Kai darbotvarkėje numatyta pradėti nuo tikslo, esate labiau susikoncentravę į galutinį rezultatą. kurdami likusią susitikimo darbotvarkę, pagerindami susitikimo efektyvumą dar jam neprasidėjus.
Peržiūrėkite susitikimų sąrašą!
Nustačius susitikimo tikslą, pasiruoškite susitikimui su svarbių diskusijų temų sąrašu.
Kiekviena diskusijų tema turėtų padėti pasiekti susitikimo tikslą. Sąrašas gali būti trumpas, tačiau turėtų būti pakankamai išsamus, kad komandos nariai galėtų pasiruošti komandos susitikimui ir veiksmingai prisidėti.
Įprastas metodas yra kiekvieną temą laikyti klausimu. Tai pradeda jūsų dalyvių mąstymo procesą ir leidžia patikrinti jo santykį su susitikimo tikslu.
Kiekviena tema turi turėti savininką ir tam tikrą laiką, skirtą temai aptarti. Temos nuosavybė suteikia atskaitomybę. Laikotarpis užtikrina susitikimo tvarkaraštį. Nemokamą susitikimo darbotvarkę atsisiųskite čia: „FreeConference“ susitikimo darbotvarkė atsisiųsti
Iššūkis kyla ne sprendžiant, ką kviesti, o kas nekviesti. Šiame sąraše turėtų būti tik tie žmonės, kuriems tikrai reikia dalyvauti susitikime.
Jei nustatėte susitikimo tikslus ir priskyrėte susitikimo temas, turėtumėte turėti gerą pagrindą, kuriuo padėtumėte užbaigti dalyvių sąrašą. Turėdami tai omenyje, svarstydami kiekvieną susitikimo dalyvį užduokite sau tris klausimus. Jei į bet kurį klausimą atsakėte teigiamai, įtraukite jį į darbotvarkės punktų sąrašą:
Jei nesate tikri, apsvarstykite galimybę jo dalyvavimą padaryti neprivalomą. Vietoj to visada galite nusiųsti po susitikimo suvestinę, įrašą ar transkripciją. Užrašų rašytojo susitikimo protokolas, ne visada būtinas.
Vienas didžiausių skundų dėl verslo susitikimų yra tai, kad jie yra laiko švaistymas. Susitikimus valdyti tampa lengviau, kai sinchronizavimas trunka apie 30 minučių. Gerbkite savo kolegų laiką negaišdami laiko ir neprarasdami rezultatų.
Tolesni veiksmai yra tokie pat svarbūs kaip ir pats susitikimas. Apačioje susirinkimo darbotvarkės šabloną, naudinga įtraukti skyrių, kuriame dalyviai galėtų užsirašyti, dokumentuoti veiksmų elementus, sprendimus ir atsiėmimus. Turėdami šį skyrių, susisteminamos susirinkimo išvados ir dalyviams suteikiama galimybė vizualizuoti procesą, kuris turi vykti vėliau.
Susitikimo metu gali kilti netikėtų temų, kurios nukreipia dėmesį nuo galutinio tikslo. Norėdami neatsilikti ir laiku, „pastatykite“ diskusiją ne temoje „Automobilių stovėjimo aikštelėje“, paprastai darbotvarkės pabaigoje, kad galėtumėte peržiūrėti ne ankstesnį susitikimą. Kitas įprastas terminas yra „Paimkime tai neprisijungę“.
Tai ypač svarbu, jei dalyviai jūsų susitikime dalyvaus nuotoliniu būdu. Įsitikinkite, kad visa išsami konferencijos informacija yra aiškiai išdėstyta ir teisinga, įskaitant telefono numerius, prieigos kodą ir visas nuorodas į jūsų internetinę susitikimų salę.
Arba sukurkite susitikimą naudodami „FreeConference.com“, o išsami konferencijos informacija pateikiama visuose kvietimuose ir priminimuose kartu su susitikimo darbotvarke.
Išankstinis pranešimas suteikia dalyviams laiko pasiruošti valdybos posėdžiui ir užtikrinti, kad jų tvarkaraštyje nebūtų konfliktų.
Išankstinis pranešimas suteikia dalyviams laiko pasiruošti susitikimui ir užtikrinti, kad jų tvarkaraštyje nebūtų konfliktų.
Sukurkite „FreeConference.com“ paskyrą ir gaukite prieigą prie visko, ko reikia jūsų verslui ar organizacijai, pvz., Vaizdo įrašams ir Ekrano bendrinimas, Skambučių planavimas, Automatiniai el. Pašto kvietimai, priminimaiIr daugiau.
