보다 생산적인 프로젝트 회의를 갖는 방법

회의는 프로젝트 회의 중 협업을 촉진하는 데 중요하지만 엄청난 시간 낭비가 될 수 있습니다. 사실로, 대부분의 사람들은 참석하는 회의의 약 절반을 "시간 낭비"라고 생각합니다. 이것은 그들을 좌절시킬 뿐만 아니라 당면한 과제에 계속 집중하는 것을 어렵게 만듭니다.
결과적으로 프로젝트 회의를 보다 생산적으로 만드는 방법을 찾는 것이 중요합니다. 그렇게 하면 팀이 회의를 보는 방식을 바꾸는 데 도움이 됩니다. 그러면 이러한 회의가 사람들이 문제에 대한 도움을 요청하고, 다른 사람에게 제안을 제공하고, 프로젝트의 전체 상태에 대한 업데이트를 받을 수 있는 유용한 공간이 됩니다.
말은 쉽지 않으므로 다음 프로젝트 회의를 최대한 활용하려면 다음 회의 전략을 사용하십시오.

의제를 만들고 배포하십시오.

보다 생산적인 프로젝트 회의를 하기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 모두가 같은 방에 있을 때 정확히 무엇을 논의할지 결정하는 것입니다. 의제를 정리하면 "이 회의가 무엇을 위한 것입니까?"라는 질문에 답하는 데 도움이 됩니다. 회의가 실제로 필요한지 여부를 명확히 하는 데 도움이 됩니다.
또한 이 의제를 모든 회의 참가자에게 최소 하루 전에 보내는 것이 중요합니다. 이것은 그들이 회의가 무엇에 관한 것인지에 대한 아이디어를 얻는 데 도움이 될 것이며, 당신이 새로운 것에 대해 논의할 예정인 경우 사람들이 회의에 들어가기 전에 생각을 시작하는 데 도움이 될 것입니다.
이 점에서 회의에 오기 전에 사람들이 했으면 하는 다른 일이 있으면 의제라고 말하십시오. 예를 들어, 그들이 무언가를 읽게 하거나 데이터를 수집하기를 원한다면 프로젝트 회의가 시작될 때 바로 참여할 수 있도록 사전에 이 작업을 수행하도록 하는 것이 현명합니다.

시간 제한 설정 및 준수

회의를 비생산적으로 만드는 것 중 일부는 할당된 시간을 초과하는 것입니다. 회의는 특정한 목적을 위해 존재하며, 당면한 작업에서 표류하기 시작하면 시간이 부족하기 쉽고 회의를 연장해야 하거나 목표를 달성하지 못한 채 끝내야 합니다.
이러한 일이 발생하지 않도록 하는 좋은 방법은 의제에 있는 각 항목에 대해 시간 제한을 설정하고 이를 지키는 것입니다. 할당된 시간을 초과하는 문제가 발생하면 해당 지점을 표로 표시하는 것을 고려하십시오. 나중에 다시 검토하기 위해 언제든지 다른 그룹의 사람들과 다른 회의를 예약할 수 있습니다. 이와 같이 작업을 분리하면 프로젝트 팀을 보다 성공적으로 만드는 데 도움이 됩니다.
마지막으로 타이머를 사용하여 시간 제한을 준수하고 일정에 맞춰 회의를 진행할 수도 있습니다. 이렇게 하면 생산성을 높이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀원의 시간을 존중하고 낭비를 피하기 위해 가능한 모든 일을 할 것임을 팀에 보여줄 것입니다.

방에 적합한 사람들을 모으십시오

생산적인 프로젝트 회의의 핵심 중 하나는 적합한 사람이 참석하도록 하는 것입니다. 참석할 필요가 없는 회의에서 한 시간을 보내는 것보다 더 나쁜 것은 없으며, 이런 일이 발생한다면 회의 주최자가 누가 참석해야 하는지 묻는 데 충분한 시간을 할애하지 않았기 때문입니다.
이렇게 하는 데 도움이 되도록 다음과 같은 다양한 유형의 회의를 고려하십시오.

• 결정 회의: 이번 회의의 목적은 협업을 통해 최선의 방향을 모색하는 것이며, 이는 프로젝트를 전체적으로 이해하는 사람만이 참석해야 한다는 의미입니다. 다른 모든 사람들은 그저 추가일 뿐이며, 이것은 회의를 무의미하게 보이게 만들 것입니다.
• 업무 회의: 이는 사람들이 특정 작업에 대해 공동 작업을 수행해야 할 때 발생하며 이 작업을 완료할 책임이 있는 사람만 회의에 참석하면 됩니다.
• 피드백 회의: 이를 통해 관리자는 팀에서 효과가 있는 부분과 그렇지 않은 부분에 대해 들을 수 있습니다. 사람들이 무언가가 잘 되지 않을 때 자유롭게 말할 수 있도록 프로젝트의 수명 주기 동안 이러한 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 팀 규모에 따라 모든 사람이 참석해야 하는 유일한 회의 유형입니다.

올바른 도구 사용

사용하는 도구도 회의의 생산성을 결정하는 데 큰 역할을 합니다. 예를 들어 화면 공유, 화상 회의 및 화이트보드를 사용하면 회의실에 있는 사람들과 더 쉽게 공동 작업할 수 있으므로 회의를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다. 그리고 이러한 모든 도구와 그 이상은 다음에서 제공합니다. FreeConference.com.
올바른 도구를 갖는 것의 중요성은 오늘날의 작업장에서 훨씬 더 중요합니다. 너무 많은 회사가 여러 위치를 가지고 있거나 사람들이 원격으로 일하다, 즉 사람들이 다른 도시나 국가에 흩어져 있음을 의미합니다. 올바른 기술을 사용하면 모든 사람이 같은 공간에 있는 것처럼 보이게 하여 보다 쉽게 ​​생산적인 프로젝트 회의를 개최할 수 있습니다.

다음 프로젝트 회의를 혁신하십시오

회의 계획 프로세스에 팀을 포함시키고 회의 프로세스를 개선할 수 있도록 피드백을 수집하십시오. 여기에서 설명하는 전술을 사용하면 회의를 성가신 시간 낭비에서 협업 및 혁신의 기회로 바꾸는 데 도움이 될 것입니다.

저자 소개 Kevin Conner는 다음을 포함한 여러 비즈니스를 소유한 기업가입니다. 광대역 검색, 사람과 기업이 최고의 가치를 지닌 광대역 인터넷을 찾도록 돕는 데 전념하는 서비스입니다. 그의 사업을 운영하고 성장시키는 데에는 광범위한 프로젝트 계획 및 관리가 포함되며 Kevin은 다른 사람들과 자신의 경험을 공유하여 성공을 돕는 것을 좋아합니다.

[ninja_form ID = 7]