대면 회의는 전통적으로 가장 효과적이고 신뢰할 수 있는 소집 방법이었지만 전 세계적으로 인력이 증가하고 확장됨에 따라 회의 통화가 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 대규모 그룹 또는 중소기업인 경우 고유한 요구 사항에 따라 명확하고 간결한 커뮤니케이션이 필요합니다.
전화 회의를 장소에 관계없이 모든 사람이 대화에 참여할 수 있는 가상 회의 테이블로 생각하십시오. 회의 통화는 그룹 공동 작업을 용이하게 하고 직접 만나는 것에 대한 완벽한 대안으로 통근 시간, 여행 비용 및 숙박 시설을 절약합니다.
그러나 물리적으로 거기에 있지 않고도 개성 있고 생산적이며 창의적인 좋은 회의를 어떻게 할 수 있습니까? 이 게시물에서는 첫 번째 회의 통화이든 앞으로 모든 중요한 통화를 개선할 방법을 찾고 있든 상관없이 원활한 전화 회의를 진행하기 위한 최고의 팁을 다룰 것입니다!
대면 회의와 마찬가지로 시간 엄수를 기대합니다. 정시에 또는 예정된 시작보다 조금 더 일찍 나타나는 것은 여러 면에서 사려 깊은 것입니다.
먼저 회의실에 입장하여 설정에 익숙해지는 시간을 제공합니다. 음소거 버튼의 위치를 확인하고 통화 중에 사용할 수 있는 추가 기능을 사용해 보십시오. 가장 많이 사용하게 될 기능이 어디에 있는지 확인하십시오. "시작", "스케줄" 등
전문가 팁: 회의에 입장할 때 대기 음악이 들리나요? 이것은 귀하가 올바른 위치에 있음을 의미하며 온라인으로 들어오는 손님에게 곧 통화가 시작될 것임을 나타내는 사려 깊은 기능입니다.
둘째, 회의 통화가 한창 진행 중일 때 기술적인 문제가 없는지 확인하기 위해 마이크와 스피커를 확인하는 데 이 짧은 시간을 사용하십시오. 이렇게 하면 문제 해결에 소요되는 혼란과 어색한 순간을 줄일 수 있습니다.
셋째, 약간의 "회의 통화" 에티켓을 실천하십시오. 칩 봉지가 바스락거리는 소리나 배경 소음의 피드백보다 더 거슬리는 것은 없습니다. 헤드셋을 준비하고 랩톱을 완전히 충전하고 필요한 기타 품목을 준비하십시오. 시끄러운 간식을 제외하고! 잠시 시간을 내어 자신과 주변 환경을 "회의 통화 준비"로 구성하면 좋은 첫인상을 남기거나 생산적인 회의를 진행할 수 있습니다.
이 회의 통화 중에 발표하고 있습니까? 호스팅? 공동 호스팅? 이 동기화의 목적은 무엇입니까?
역할을 설정한 후에는 미리 계획을 세우고 회의 통화를 다른 참가자가 쉽게 이해할 수 있도록 분류할 수 있습니다. 모두가 모이는 이유를 알면 지연이나 복잡함 없이 적합한 사람들을 위한 역동적인 회의를 제공할 수 있습니다.
회의 통화 중에 어떤 파일을 공유해야 하는지 고려하십시오. 데스크탑에서 통화에 끌어다 놓을 준비를 하거나 화면 공유 기능 참가자에게 화면에 표시되는 내용을 정확히 표시합니다.
메시지를 전달할 때 생각을 명확하게 전달하고 발견한 내용이나 발표를 시작, 중간, 끝으로 제시하십시오. 때때로 주의 집중 시간이 부족할 수 있으므로 미리 회의의 일부를 연습하면 아이디어를 설명하고 쉽게 추격을 중단할 수 있습니다.
당신의 역할이 무엇이든, 단지 관찰자로서라 할지라도, 전화의 목적을 이해하기 위해 미리 계획하고 테이크 아웃을 설정하면 매번 원활한 회의를 완료할 수 있습니다.
때때로 전화 회의는 긴 대화로 이어질 수 있습니다. 특히 고급 콘텐츠에 대해 논의하거나 의견을 표현하거나 창의적인 목표를 브레인스토밍하거나 획기적인 아이디어를 제시하는 경우에는 더욱 그렇습니다.
모든 사람이 일정을 지킬 수 있도록 회의 전에 느슨한 일정을 만드는 것이 좋습니다. 참가자들에게 하루나 이틀 전에 보내어 앞으로 일어날 일에 대해 깊이 생각할 수 있도록 하십시오. 그렇게 하면 무엇을 기대해야 하는지 더 잘 알 수 있고 회의 전에 질문을 준비하거나 피드백을 준비할 수 있습니다.
전문가 팁: 참가자들에게 발생하는 모든 질문을 기록하고 마지막에 답변을 위한 시간을 따로 두도록 합니다. 시간이 다 된 경우 모든 사람에게 이메일에 질문을 포함하도록 요청하면 나중에 답변을 받을 수 있습니다. 또는 회의 플랫폼의 채팅 기능을 사용하여 실시간으로 질문과 의견을 공유할 수 있습니다.
또한 초과 근무를 최소화하기 위해 회의에 화상 회의 구성 요소가 포함되어야 하는지 고려해 볼 가치가 있습니다. 이것은 가상 인터뷰와 같은 결정을 내리는 데 시각적 단서가 도움이 되는 상황에서 잘 작동할 수 있습니다.
다음 회의에서 지금 저장하고 나중에 보기 위해 녹화를 시도하면 이 기능이 얼마나 유용한지 알게 될 것입니다.
예약된 전화 회의에 참석할 수 없는 사람들을 위해 회의에서 발생한 모든 것을 캡처합니다. 하이라이트를 살펴보고, 명확성을 얻고, 지혜의 작은 부분을 선택하거나, A 지점에서 B 지점으로 이동한 방법을 확인하는 완벽한 방법입니다.
전화 회의를 녹음할 때 눈앞에 일어나는 일에 온전히 집중할 수 있습니다. 참석할 수 있고 충분히 경청할 수 있을 때 메모를 하는 것은 과거의 일입니다. 동기화가 완료되면 시청하고 귀하와 귀하의 작업에 영향을 미치는 중요한 부분을 선택할 수 있습니다.
녹음의 또 다른 이점; 결정이 어떻게 내려졌는지에 대한 전체 그림을 볼 수 있습니다. 회의를 처음부터 끝까지 캡처하면 전체 개발 프로세스의 이력이 있습니다. 어떤 아이디어나 의견도 길가에 남겨지지 않습니다. 현재 위치에 도달하기 위해 내린 결정의 모든 단계를 쉽게 검토하고 논의할 수 있습니다.
마지막으로, 회의 녹음은 참가자들 사이에 책임을 만들기 위한 행동을 유도합니다. 프로젝트 및 수정 사항이 특정 리소스에 할당될 때 기록은 세부 사항과 명확성을 제공하며 작업을 완료하기 위한 구두 "지도 및 실행 계획"으로 간주될 수 있습니다.
다음 동기화는 전화 회의든 비디오로 개선된 것이든 관계없이 온라인 회의에서 직접 만나는 것만큼 많은 것을 얻을 수 있다는 확신을 가질 수 있습니다.
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