효과적인 공식 회의를 운영하는 열쇠는 잘 생각한 의제입니다. 회의에 대한 자세한 정보와 함께 미리 안건을 작성하여 미리 준비하면 관련된 모든 사람의 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 결과가 성공할 가능성이 높아집니다.
효과적인 회의 의제를 작성할 때 항상 포함해야 하는 5가지 항목은 다음과 같습니다.
이것은 의제에서 가장 중요한 부분일 수 있습니다. 회의의 목적과 최종적으로 도달하고자 하는 결과 또는 결정을 지정합니다. 이를 통해 관련된 모든 사람이 귀하가 달성하고자 하는 것과 그들의 참여가 가치 있는 이유를 명확하게 이해할 수 있습니다.
일정에 목표로 시작하는 것이 포함되면 최종 결과에 더 집중하게 됩니다. 나머지 회의 의제를 만드는 동안 회의가 시작되기 전에 회의의 효율성을 높일 수 있습니다.
회의의 목표가 설정되면 토론할 중요한 주제 목록을 가지고 회의를 준비합니다.
각 토론 주제는 회의 목표를 달성하는 데 도움이 되어야 합니다. 목록은 간단할 수 있지만 팀 구성원이 효과적인 기여를 위해 팀 회의를 준비할 수 있도록 충분히 상세해야 합니다.
일반적인 방법은 각 주제를 질문으로 배치하는 것입니다. 이것은 참가자를 위한 사고 과정을 시작하고 회의 목표에 대한 상대성을 확인합니다.
각 주제에는 소유자와 해당 주제를 다루는 지정된 시간이 있어야 합니다. 주제 소유권은 책임을 제공합니다. 시간 프레임은 회의를 일정에 맞게 유지합니다. 여기에서 무료 회의 의제를 다운로드하십시오. FreeConference 회의 의제 다운로드
도전은 초대할 사람이 아니라 초대하지 않을 사람을 결정할 때 나타납니다. 회의에 꼭 참석해야 하는 사람만 이 목록에 있어야 합니다.
회의 목표를 설정하고 회의 주제를 할당했다면 참석자 목록을 완성하기 위한 좋은 기반을 마련해야 합니다. 이를 염두에 두고 각 회의 참가자를 고려할 때 자신에게 세 가지 질문을 하십시오. 질문 중 하나라도 예라고 답하면 의제 항목 목록에 추가하십시오.
확실하지 않은 경우 출석을 선택 사항으로 설정하는 것이 좋습니다. 대신 언제든지 회의 후 요약, 녹음 또는 텍스트 변환을 보낼 수 있습니다. 메모 작성자의 회의록, 항상 필요한 것은 아닙니다.
비즈니스 회의에 대한 가장 큰 불만 중 하나는 시간 낭비입니다. 동기화가 약 30분 동안 유지되면 회의 관리가 더 쉬워집니다. 시간을 낭비하거나 결과를 놓치지 않고 동료의 시간을 존중하십시오.
후속 조치는 회의 자체만큼 중요합니다. 하단에는 회의 안건 템플릿, 참석자가 메모를 작성하고 조치 항목, 결정 사항 및 시사점을 문서화할 수 있는 섹션을 포함하는 것이 좋습니다. 이 섹션을 사용하면 회의에서 내린 결론을 정리하고 참석자가 나중에 진행되어야 하는 프로세스를 시각화할 수 있습니다.
회의 중에 예상치 못한 주제가 발생하여 최종 목표에서 멀어질 수 있습니다. 제 시간에 순조롭게 진행하려면 주제가 아닌 토론을 "주차장"에서 "주차"하여 일반적으로 의제가 끝날 때 이전 회의 외부에서 다시 방문합니다. 이것에 대한 또 다른 일반적인 용어는 "이것을 오프라인으로 합시다."입니다.
이는 참석자가 원격으로 회의에 참가하는 경우 특히 중요합니다. 전화 접속 번호, 액세스 코드 및 온라인 회의실에 대한 링크를 포함하여 모든 회의 세부 정보가 명확하고 정확한지 확인하십시오.
또는 FreeConference.com에서 회의를 생성하면 회의 세부 정보가 회의 의제와 함께 모든 초대 및 미리 알림에 채워집니다.
사전 통지는 참석자에게 이사회 회의를 준비하고 일정에 충돌이 없는지 확인하는 시간을 제공합니다.
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