Біз халық ретінде жиналыстардың неліктен жұмыс істейтінін немесе болмайтынын анықтау үшін соңғы уақытта көптеген зерттеулер жүргіздік.
Көбінесе біз оларды тиімсіз дәстүр деп атап келеміз; әдетте уақытты босқа өткізу деп есептеледі (егер адамдар шынымен дайын болмаса) және біздің барлығымыз кем дегенде бір кездесуге дайындықсыз келдік деп ойлауға болады. Сонымен, не береді? Неліктен кездесулерді өткізу соншалықты қиын? Неліктен оларды басқару соншалықты қиын? Неліктен біз оларды өткізе береміз?
Көп жағдайда тиімсіз кездесулер мәселесі қатысу , дайындық , коммуникация , қорытынды жасау және нақты даму ұғымдарына байланысты болады.
Талқыланып жатқан нәрсеге мән бермейтін адамдарды ынталандыру қиын.
Адамдарда қажетті ақпарат болмаған кезде алға жылжу одан да қиын.
Адамдар бір бетте болмаған кезде сындарлы пікірталастарды өткізу қиынға соғады.
Күнделікті ұсақ-түйек нәрселерге батып кеткенде алға жылжу мүмкін емес дерлік, ал жобалар уақытында аяқталмаған кезде мақсаттарға жету оңай емес.
Сонымен, біз қалай алға жылжуымыз керек?
Көптеген адамдар өздеріне тікелей әсер ететін нәрселерді талқылағысы келеді. Жиналыс кезінде көтерілетін жақсы нәрселер әртүрлі бөлімдерді қамтитын мәселелер төңірегінде талқылау болып табылады, өйткені ресурстар тек топтық талқылаулар үшін бөлінген.
Бұл мәселе жиналыста сөйлесетін командаға әсер ететінін қарастыруға уақыт бөліңіз. Олар сіздің оларды қосу ниетіңізді бағалайды.
Дайындықты қамтитын маңызды шешімдерге немесе кездесулерге келгенде, командаңызға назар аудару маңызды, өйткені сіз барлық қатысушы тараптармен уақытты барынша көбейткіңіз келеді. Басқалар дайындалып, отыра және күте тұрғанда, адамдарға хабарлауға тырысу - бұл сіздің командаңызды көңілсіз және сәйкес келмейтін етіп қалдырудың тамаша тәсілі.
Төмендегілерді қарастыруға уақыт бөліңіз: Егер сіз осы кездесуге қатысуға шақыру алсаңыз, сізде белсенді, хабардар және сындарлы түрде қатысу үшін қажетті ақпарат бар ма еді?
Адамдар сіздің не іздеп жатқаныңызды білмесе, көмектесе алмайды. Топқа олардың жауаптарынан не күтетініңізді белгілеңіз. Сұраққа негізделген әдіс сіздің командаңыздан пайдалырақ жауаптар алуға көмектеседі, бірақ олар өз жауаптары не үшін пайдаланылатынын білсе ғана.
Үлкенірек шешім қабылдау үшін кіріс жинау үшін жиналыс өткізіп жатқаныңызды хабарлаңыз. Егер сізге жаңа идеяға дыбыстық тақта қажет болса, оны күн тәртібінде көрсетіңіз. Кездесудің соңына дейін консенсус іздесеңіз, оны жазып алыңыз және талқылаудың түпкі мақсаты бір нәрсе туралы шешім қабылдау екенін анық көрсетіңіз.
Кездесудің басында күтулеріңізді тізімдеуге уақыт бөліңіз, сондықтан оларды не үшін жинағаныңызды бәрі біледі.
Көптеген адамдарды тақырып бойынша бақылауда ұстау қиын, ал оларды кесте бойынша ұстау мүмкін емес дерлік. Осы себепті әр кездесуде уақытыңызды тиімді басқару өте маңызды. Мұны жақсы жасалған күн тәртібін пайдалану арқылы жасауға болады.
Уақыт шеңберінде әрбір бөлімді/сұрақ/тақырып бөлігін сызыңыз. Бұл уақыт аралығы жеткілікті уақыт бөлуі керек
талқылауға, пысықтауға және қорытынды жасауға уақыт мөлшерін бөліңіз. Бұл жиналыс алдында сипатталған маңызды: жиі сіз белгілі бір мәселелер тақтада көбірек уақытты қажет ететінін немесе айтарлықтай қысқартылуы мүмкін екенін естисіз.
Осы кездесуде уақытыңызды қалай тиімді өткізу керектігін қарастыруға уақыт бөліңіз. Әр талқылауға қанша уақыт жұмсағыңыз келеді? Бұл талқылау одан да көп уақытты алады ма?
Қатысусыз, дайындықсыз, қарым-қатынассыз және уақытты басқарусыз бизнесіңіздің гүлдену мүмкіндігі аз. Кездесулеріңіз адасып кетеді; сіз өз қызметкерлеріңізді ренжітесіз; сіздің жобаларыңыз құлап, тұрақта қалады.
Алға мақсат қойып, соған жету үшін үнемі ұмтылу маңызды. Адамдардың кездесулерінің барлық себебі - бір нәрсеге қол жеткізу мақсатында берілген тақырып бойынша күш-жігерін біріктіру. Сіз болғыңыз келетін жерге жете алмауыңызға себепсіз кездесулер тарихына жол бермеңіз.
Мақсат қоюға уақыт бөліңіз және оларды жиі қайталаңыз.
Freeconference компаниясында біреу кездесу өткізе алмаған кезде, бұл төтенше жағдай. Біз өнімді кездесулер нарығындамыз және сіздің виртуалды конференция арқылы немесе басқарма үстелінде жеке кездесу арқылы бірлесіп жұмыс істеуге жұмсайтын уақытыңызды барынша тиімді пайдалануыңызды қалаймыз.
Соңғы кездесуіңіз тиімді болды ма, жоқ па, ол аяқталғаннан кейін не істеу келесі кездесудің қаншалықты тиімді болуы мүмкін екенін анықтайды. Біздің кеңесіміз:
Жиналыстың нақты күн тәртібін жасаңыз.
Адамдарды тарту.
Қызметкерлеріңізді дайындаңыз.
Қызығушылықтарыңызды жеткізіңіз.
Мақсаттар қойыңыз және оларды ортақ етіңіз.
Олардың уақытын құрметтеңіз.
Ұмытпаңыз, азғантай шүкіршілік көпке жетеді. Белсенділіктері үшін оларға рахмет; оларға уақыт бөлгені үшін рахмет; олардың идеялары үшін алғыс айтамыз.
Ынтымақтастық болмаса, ешқайда болмас едік. Кездесу минуттарының босқа кетуіне жол бермеңіз. Кездесулерді маңызды ету бөліміне оралыңыз.
FreeConference.com - тегін конференциялық қоңырау шалу провайдері, сізге кез келген жерде, кез келген уақытта міндеттемесіз кездесуге қалай қосылуды таңдау еркіндігін береді.
Бүгін тегін тіркелгі жасаңыз және тегін телеконференция, тегін бейне жүктеу, экранды бөлісу, веб-конференциялар және т.б. мүмкіндіктерді пайдаланыңыз.
FreeConference.com тіркелгісін жасаңыз және бизнесіңіздің немесе ұйымыңыздың жұмыс істеуі үшін қажеттінің бәріне, мысалы, бейне және экранды бөлісу , қоңырауларды жоспарлау , автоматтандырылған электрондық пошта шақырулары, еске салғыштар және т.б. қол жеткізіңіз.
