Жобаны басқарудың 5 кезеңі қандай?

Жобаны жерден бастау үшін процестің жүйесі мен жұмысты орындау үшін талантты адамдар қажет. Негізі бұл қарапайым ерлік емес!

Сену бейне конференциялар Бірнеше топтармен және жеке адамдармен жұмыс жасау үшін ұйымдар мен әр түрлі кеңселерде, бөлімдерде және командалық тізбектерде жобаны тиімді басқаруды қажет етеді. Бірлік, байланыс және орталықтандыру негізгі факторлар болып табылады. Сіз кіммен жұмыс жасасаңыз да, мүдделі тарап, клиент немесе қызметкер болсаңыз да, тұжырымдамадан жеткізілімге дейін ескерілетін көптеген қозғалмалы бөліктер бар.

Кез келген жоба жобаның өмірлік циклі туралы толық білімді қажет етеді. Әр фазаның қалай жұмыс істейтінін білу оған қалай жетуге болатыны туралы құнды түсініктер береді. Бірақ бейнеконференция сіздің процесті күшейту үшін қалай жұмыс істейді? Жобаны басқарудың 5 кезеңінің шеңберін қарастырайық.

Жобаны басқарудың бес қадамын жете түсіну арқылы жобаның «көтерілуін» білу, жоспарлау және құру-жоба менеджерінің жауапкершілігі. Бұл идеяның дерексізден нақтыға қалай өтетіні туралы нақты және қысқа сызба беру үшін жұмыс істейді. Дамыған Жобаларды басқару институты (PMI) бойынша, кез келген жобаның 5 кезеңі келесідей:

1. Бастама
Өмірлік циклдің бірінші кезеңі, инициация клиент пен инвесторлар арасында өтетін кездесуді қажет етеді. Бұл жерде мақсаттар, міндеттер, күмән, алаңдаушылық және кез келген бастапқы ойлар мен идеялар талқыланады. Шешім қабылдаушылар бір жерде орналаспаған кезде, келесі сөйлесу нүктелерін талқылау үшін бейне сұхбат немесе конференц-байланыс үшін онлайн кездесуді орнатуға сенуге болады:

• Инвесторлар мен мүдделі тараптар кімдер?
• Бизнестің көзқарасы мен миссиясы қандай?
• Болжалды уақыт шкаласы қандай?
• Қандай тәуекелдер бар?
• Қандай бюджет пен ресурстар бар?

2. Жоспарлау
Мақсаттар қойылып, келісілгеннен кейін, түпкілікті нәтиже туралы неғұрлым нақты түсінікті түсінуге болады. Барлығына арналған жоспарлар жиынтығын елестету және тұжырымдау үшін артқа қарай жұмыс жасау топты бастаманың фазасынан аяқталуына дейін жетелейді.

Онлайн кездесулер өткізу:

• Командаларды жинау
• Негізгі мәліметтерді жіберіңіз
• Жобаның мақсаттары мен міндеттерін анықтаңыз

Жоспарлау кезеңі келесі 5 компонентті бұрғылау үшін өте маңызды:

• Жоба құрылымын жобалау
• Жұмыс процесінің құжаттарын құру
• Бөлімдер бойынша бюджеттерді есептеу
• Ресурстарды жинау, бөлу және тағайындау
• Тәуекелдерді бағалау

3. Орындау
Топ жетекшілері мен жоба менеджерлері жеткізілімдерді құруға, клиенттердің ортасы болуға, тапсырмаларды орындауға, процестерді жүзеге асыруға және т.б. Жобаның барлық бөліктерінде тікелей байланыс идеяны жүзеге асыру үшін қажет және маңызды.

Орындау кезеңінде маңызды:

• Жиі кездесулер
  Жоспарланған онлайн кездесулермен командалардың қатарында болу жобаны қысқаша әрі дұрыс жүргізуге көмектеседі. Бейнеконференцбайланыс немесе конференц -байланыс арқылы уақытылы және анық байланыс, соқыр жерлердің аз болуын, командалық жұмысты жақсартуды және құбырдағы заттардың жылдам қозғалысын қамтамасыз етеді.
• Ашықтық
  Бейнеконференцбайланыс платформасына Slack, Outlook және Google Calendar сияқты басқа цифрлық құралдарды кіріктіру арқылы жоспарлау, жалдау, қатысушыларды жиналыстарға шақыру және осы тапсырмаға кім жауапты екенін анықтау сияқты оңай алдын алатын кедергілерден аулақ болыңыз.
• Жанжалдарды басқару
  Мәселелер міндетті түрде пайда болады. «Алдыңғы қатардағы» командаларды сөйлеуге шақыру арқылы оқиғаларды азайтыңыз, мәселелерді, қиындықтарды немесе тізбектің әлсіздігін тудыруы мүмкін нәрсені айтуға шақырыңыз.
• Орындалу туралы есептер
  Кезінде ортақ жаңартулар жеке кездесу, топтасу сеансы немесе бейне сұхбат қисықтан озып кетуге және мәселелерді олар болғанға дейін анықтауға көмектеседі.

4. Мониторинг және бақылау
Егер сіз оны өлшей алмасаңыз, оны басқара алмайсыз. Бұл кезең бәрі бұрын келісілген нәрсеге сәйкес келетінін тексеру үшін тексеруді қажет етеді. Өнімділіктің негізгі көрсеткіштері қандай? Мерзімдер мен қаржылық параметрлерге сәйкес келу үшін не қажет?

Кәдімгі бақылау пункттері, шолулар мен өнімділік есептері үшін негізгі ойыншылармен онлайн кездесулер өткізіңіз. Сіз пультті басқара аласыз презентациялар жұмыс процесін қамтитын бейнеконференцбайланыс арқылы, маңызды құжаттар мен файлдаржәне бөлісуге және таратуға қажет нәрсенің бәрі.

5. Жабу
Жобаны жабу оны бастау сияқты маңызды. «Бақылау» кезеңі деп те аталады, дәл осы уақытта аяқталған жоба көпшілікке тікелей эфирге шығуға дайын болады. Мұнда басты назар өнімді шығаруға және жеткізуге аударылады.

Жоба менеджері үшін жобаның өмір сүру ұзақтығын келесі жолмен бағалау маңызды:

1. Жобаның өнімділігін зерттеу
   Әр команда өз мақсаттары мен маркерлеріне қол жеткізді ме? Жоба бюджет пен уақыт бойынша орындалды ма? Жоба мәселені шешті ме? Осы сұрақтарға жауап беру және тағы басқалар жобаның сәтті болғанын бағалауға көмектеседі.
2. Топтық өнімділікке қарау
   Топтағы табысты бағалау үшін топ мүшелерінің жұмысын жеке -жеке төмендетуге болады. Сапаны тексеру, KPI және онлайн кездесулер өнімділік туралы нақты түсінік беру үшін жұмыс істейді.
3. Жобаның жабылуын бағалау және құжаттау
   Жобаның тұжырымдамадан жеткізілімге дейінгі өсуін көрсететін растайтын құжаттарды жинақтайтын тұсаукесер клиенттер мен мүдделі тараптардың тиісті түрде аяқталуын қамтамасыз етеді.
4. Пікірлер сұралуда
   Жобаның қорытынды бағасы басынан аяғына дейін күшті және әлсіз жақтарын мұқият қарастыруды қамтамасыз етеді. Түсініктемелерді табыңыз және келесі жолы сабақ алыңыз.
5. Бюджеттің асып кетуі
   Бюджеттік шығындарды, сондай -ақ қол жеткізілмеген ресурстарды анықтай білу табысты (немесе сәтсіздікті) жақсы түсінуге мүмкіндік береді және ысырапшылдықты басқаруға көмектеседі.

Кейбір онлайн кездесулердің сөйлесу нүктелері мыналарды қамтиды:

• Жобаның қорытындылары қандай болды?
• Өсудің қандай мүмкіндіктері бар? Жақсарту
• Процесс барысында қандай күшті және әлсіз жақтары көрсетілді?

FreeConference.com компаниясына сіздің компанияңызға түсінікті және тиімді ақпарат беруге мүмкіндік беріңіз жобаны басқару бейнеконференция платформасы жобаны басқарудың барлық аспектілері үшін біріктіру мен орталықтандыруды құру қажет. Мүмкіндіктердің кең ұсынысымен, оңай біріктірулермен және жоғары сапалы бейне және аудио мүмкіндіктерімен жобаңыздың мұқият хабарлануын және бірлесіп жұмыс істеуін күтуге болады.