プロジェクトを軌道に乗せるには、作業を完了するためのプロセスと才能のある個人のシステムが必要です。 基本的に、それは簡単な偉業ではありません！
に頼る ビデオ会議 複数のチームや個人とコラボレーションするには、さまざまなオフィス、部門、および指揮系統にわたる組織化と効率的なプロジェクト管理の実装が必要です。 結束、コミュニケーション、集中化が重要な要素です。 利害関係者、クライアント、従業員など、誰と取引する場合でも、構想から納品まで考慮すべき多くの可動部分があります。
すべてのプロジェクトには、プロジェクトのライフサイクルに関する包括的な知識が必要です。 各フェーズがどのように機能するかを知ることは、それにアプローチする方法についての貴重な洞察を提供します。 しかし、ビデオ会議はどのように機能してプロセスを強化しますか？ プロジェクト管理の5つの段階のフレームワークを見てみましょう。
XNUMXつのプロジェクト管理ステップを完全に理解することにより、プロジェクトの「リフトオフ」を知り、計画し、構築するのはプロジェクトマネージャーの責任です。 これは、アイデアが抽象的なものから具体的なものにどのように移行するかについて、明確で簡潔な青写真を提供するために機能します。 発展した プロジェクトマネジメント協会（PMI）によると、実現されるプロジェクトの5つのフェーズは次のとおりです。
1 開始
ライフサイクルフェーズの最初の開始では、クライアントと投資家をループするキックオフミーティングが必要です。 ここで、目標、目的、疑問、懸念、および最初の考えやアイデアについて話し合います。 意思決定者がXNUMXつの場所にいるだけではない場合は、ビデオチャットや電話会議用のオンライン会議を設定して、次の論点について話し合うことができます。
- 投資家と利害関係者は誰ですか？
- ビジネスのビジョンと使命は何ですか？
- 推定タイムラインは何ですか？
- 関係するリスクにはどのようなものがありますか？
- どのような予算とリソースが利用できますか？
2 計画中
目的が設定され、合意されると、最終結果のより明確なアイデアをよりよく理解できます。 後方に向かって作業し、全員が従う一連の計画を視覚化して策定することで、チームは開始段階から完了に向けてガイドされます。
オンライン会議を実施して、次のことを行います。
- チームを編成する
- 重要な詳細を送信する
- プロジェクトの目標と目的を確立する
計画フェーズは、次の5つのコンポーネントをドリルダウンするために重要です。
- プロジェクト構造の設計
- ワークフロードキュメントの作成
- 部門間の予算の見積もり
- リソースの収集、割り当て、指定
- リスクアセスメント
3.実行
チームリーダーとプロジェクトマネージャーは、成果物の作成、クライアントの仲介、タスクの実行、プロセスの実装などを行うために動き出します。 プロジェクトのすべての部分にわたる直接のコミュニケーションは、アイデアを実現するために必要かつ不可欠です。
実行フェーズに不可欠：
- 頻繁な会議
スケジュールされたオンライン会議でチームのトップを維持することは、プロジェクトを簡潔かつ軌道に乗せるのに役立ちます。 ビデオ会議や電話会議を介したタイムリーで明確なコミュニケーションにより、死角が減り、チームワークが向上し、パイプライン内のアイテムの移動が迅速になります。
透明性
Slack、Outlook、Googleカレンダーなどの他のデジタルツールをビデオ会議プラットフォームに統合することで、スケジュール設定、採用、会議への参加者の招待、誰がどのタスクの責任者かを確立するなど、簡単に防止できる障害を回避できます。- コンフリクト・マネジメント
問題は必ず発生します。 「最前線」のチームのメンバーを招待して、懸念事項、ボトルネック、またはチェーンに弱点をもたらす可能性のあるものを声に出して発言することで、発生を軽減します。
- 進捗報告書
の間に共有される定期的な更新 スタンドアップミーティング、ハドルセッションまたはビデオチャットは、時代の先を行き、問題が発生する前に特定するように機能します。
4.監視と制御
あなたがそれを測定することができないならば、あなたはそれを管理することができません。 このフェーズでは、すべてが以前に合意されたものと一致していることを確認するためのチェックが必要です。 主要業績評価指標は何ですか？ 期限と財務パラメータを満たすために何を実装する必要がありますか？
定期的なチェックポイント、レビュー、パフォーマンスレポートについて、主要なプレーヤーとのオンライン会議を開催します。 あなたはリモートで行うことができます プレゼンテーション ワークフローを含むビデオ会議を介して、 重要なドキュメントとファイル、および共有および配布する必要のあるものすべて。
5 閉鎖
プロジェクトを終了することは、プロジェクトを開始することと同じくらい重要です。 「フォローアップ」フェーズとも呼ばれ、完成したプロジェクトを公開する準備ができたのはこの頃です。 ここでの主な焦点は、製品のリリースと配信です。
プロジェクトマネージャーは、次の方法でプロジェクトの最初から最後までの寿命を評価することが重要です。
- プロジェクトのパフォーマンスの調査
すべてのチームが目標とマーカーを達成しましたか？ プロジェクトは予算とスケジュールの範囲内で達成されましたか？ プロジェクトは問題を解決しましたか？ これらの質問に対処し、プロジェクトが成功したかどうかを評価するのに役立ちます。
- チームのパフォーマンスを見る
チームメンバーのパフォーマンスをさらに個別にドリルダウンして、グループ内の成功を評価できます。 品質チェック、KPI、およびオンライン会議は、パフォーマンスに関するより明確な洞察を提供するために機能します。
- プロジェクトの終了の評価と文書化
構想から納品までのプロジェクトの成長を示すサポートドキュメントをまとめた徹底的なプレゼンテーションにより、クライアントと利害関係者が適切に完了することが保証されます。
- レビューのリクエスト
プロジェクトの最終評価では、最初から最後まで、長所と短所を詳しく調べます。 洞察を見つけて、次回のレッスンを学びましょう。
- 予算超過
予算の損失と手つかずのリソースを正確に特定できることで、成功（または失敗）をよりよく理解でき、無駄を管理するのに役立ちます。
いくつかのオンライン会議の論点は次のとおりです。
- プロジェクトのポイントは何でしたか？
- 成長の機会は何ですか？ 改善
- プロセスを通じて示された長所と短所のいくつかは何でしたか？
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