より生産的なプロジェクトミーティングを行う方法

会議はプロジェクト会議中のコラボレーションを促進するために重要ですが、時間の浪費になる可能性があります。 実際には、 ほとんどの人は、出席する会議の約半分を「時間の無駄」だと考えています。 そして、これは彼らを苛立たせるだけでなく、彼らが目前の仕事に集中し続けることを難しくします。
その結果、プロジェクト会議をより生産的にする方法を見つけることが重要です。 そうすることで、チームが会議を見る方法を変えることができます。これにより、これらの会議は、人々が問題の助けを求めたり、他の人に提案したり、プロジェクトの全体的なステータスに関する最新情報を入手したりするのに役立つスペースになります。
これは口で言うほど簡単ではないので、次のプロジェクト会議を最大限に活用できるように、必ず次の会議戦術を採用してください。

アジェンダを作成して回覧する

より生産的なプロジェクト会議を開くために最初に行う必要があるのは、全員が同じ部屋にいるときに正確に何について話し合うかを決定することです。 議題をまとめると、「この会議は何のためにあるのか」という質問に答えるのに役立ちます。 これは、会議が本当に必要かどうかを明確にするのに役立ちます。
さらに、この議題を少なくともXNUMX日前にすべての会議の参加者に送信することが重要です。 これは、会議の内容を理解するのに役立ちます。また、何か新しいことについて話し合う場合は、会議に参加する前に人々が物事について考え始めるのに役立ちます。
この点で、会議に来る前に他に何かしてほしいことがあれば、それをあなたの議題に必ず言ってください。 たとえば、何かを読んでもらいたい場合や、データを収集してもらいたい場合は、プロジェクトの会議の開始時にすぐに参加できるように、事前にこれを行うように指示するのが賢明です。

時間制限を設定して尊重する

会議を非生産的に感じる理由のXNUMXつは、割り当てられた時間を超えていることです。 会議は特定の目的のために存在し、目前のタスクから離れ始めた場合、時間切れになりやすく、会議を延長するか、目標を達成せずに会議を終了する必要があります。
これを防ぐ良い方法は、議題の各項目に制限時間を設定し、それに固執することです。 割り当てられた時間を超える原因となる何かが発生した場合は、そのポイントを表にすることを検討してください。 別のグループの人々との別の会議をいつでもスケジュールして、後でそれを検討することができます。 このように作業を分割すると、プロジェクトチームをより成功させるのにも役立ちます。
最後に、タイマーを使用して制限時間を守り、会議をスケジュールどおりに保つこともできます。 これを行うと、生産性が向上するだけでなく、チームが時間を尊重し、時間を無駄にしないようにできる限りのことを行うことをチームに示すことができます。

部屋に適切な人を配置する

生産的なプロジェクト会議の鍵の一部は、適切な人、そして適切な人だけが出席するようにすることです。 あなたが出席する必要がなかった会議の中でXNUMX時間過ごすことほど悪いことはありません、そしてこれが起こった場合、それは主に会議の主催者が本当にそこにいる必要があるのは誰かを尋ねるのに十分な時間を費やしなかったからです。
これを行うために、次のようなさまざまな種類の会議を検討してください。

• 意思決定会議： この会議の目的は、協力して前進するための最良の道を見つけることであり、これは、プロジェクト全体を理解している人だけがそこにいるべきであることを意味します。 他の誰もがただ余分になるでしょう、そしてこれは会議を無意味に見えるようにします。
• 作業会議： これらは、人々が特定のタスクで共同作業する必要があるときに行われ、このタスクを完了する責任がある人だけが会議に参加する必要があります。
• フィードバックミーティング： これらはマネージャーに、何が機能していて何が機能していないかについてチームから聞く機会を与えます。 プロジェクトのライフサイクル全体を通してこれらを用意しておくと、問題が発生したときに人々が気軽に発言できるようになります。 チームの規模にもよりますが、これは全員が出席する必要がある唯一のタイプの会議です。

適切なツールを使用する

使用するツールは、会議の生産性を判断する上でも大きな役割を果たします。 たとえば、画面共有、ビデオ会議、ホワイトボードはすべて、部屋の人々との共同作業を容易にし、会議をより効率的にします。 そして、これらすべてのツールやその他のツールは、 FreeConference.com.
今日の職場では、適切なツールを持つことの重要性がさらに高まっています。 非常に多くの企業が複数の場所を持っているか、人々に リモートで作業する、つまり、人々はさまざまな都市や国に分散しています。 適切なテクノロジーを使用すると、全員が同じ部屋にいるように見せることができ、生産的なプロジェクト会議を簡単に開催できます。

次のプロジェクト会議を変革する

必ず会議計画プロセスにチームを含め、会議プロセスを改善できるようにチームからフィードバックを収集してください。 ここで説明する戦術を採用することで、会議を煩わしい時間の浪費からコラボレーションや革新の機会に変えることができます。

著者について： ケビンコナーは、以下を含むいくつかの事業を所有する起業家です ブロードバンド検索、人々と企業が最高の価値のブロードバンドインターネットを見つけるのを助けることに専念するサービス。 彼のビジネスの運営と成長には、広範なプロジェクトの計画と管理が含まれ、ケビンは他の人と彼の経験を共有して彼らの成功を支援するのが好きです。

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