良い電話会議をする方法

従来、対面式の会議は最も効果的で信頼性の高い会議方法でしたが、世界中で従業員が増え、拡大しているため、電話会議はこれまで以上に重要になっています。 大規模なグループまたは中小企業の場合、独自のニーズには明確で簡潔なコミュニケーションが必要です。

電話会議は、どこにいても誰もが会話に参加できる仮想会議テーブルと考えてください。 電話会議はグループのコラボレーションを促進し、直接会う代わりに最適で、通勤時間、旅費、宿泊費を節約できます。

しかし、物理的にそこにいなくても、同じように人懐っこく、生産的で創造的な電話会議をどのように行うのでしょうか。 この投稿では、これが初めての会議通話であるか、これからすべての重要な通話を改善する方法を探しているかにかかわらず、スムーズな電話会議を実施するためのヒントを取り上げます。

時間通りに、初心者のために整理する

直接開催される他の会議と同様に、時間厳守は期待です。 時間通りに、または予定された開始より少し前に現れることは、多くの点で思いやりがあります。

まず、会議室に入り、設定に慣れるための時間を与えます。 ミュートボタンがどこにあるかを確認し、通話中に役立つ可能性のある追加機能を試してみてください。 最も使用する機能がどこにあるかを確認します。 「開始」、「スケジュール」など。

ヒント：会議に参加するときに保留音に気づきましたか？ これは、あなたが適切な場所にいることを意味し、オンラインにアクセスするゲストに通話がまもなく開始されることを示す思慮深い機能です。

次に、これらの瞬間を使用してマイクとスピーカーをチェックし、電話会議が本格化したら技術的な問題がないことを確認します。 これにより、トラブルシューティングに費やされる混乱と厄介な瞬間が削減されます。

第三に、ちょっとした「電話会議」のエチケットを練習します。 チップの袋のしわくちゃの音やバックグラウンドノイズからのフィードバックほど不快なものはありません。 ヘッドセットを準備し、ラップトップを完全に充電し、騒がしいスナックを除いて、手元に必要なその他のアイテムを用意します。 自分自身と周囲を「電話会議の準備ができている」ように整理するために少し時間を費やしたことで、良い第一印象を残すか、生産的な会議を続けることができます。

準備して

この電話会議中にプレゼンテーションを行っていますか？ ホスティング？ 共催？ この同期の目的は何ですか？

役割を確立したら、事前に計画を立てて電話会議を分割し、他の参加者が簡単に理解できるようにすることができます。 全員が集まる理由を知ることで、遅滞や複雑さを伴わずに、適切な人々にダイナミックな会議を提供できます。

電話会議中にどのファイルを共有する必要があるかを検討してください。 デスクトップにドラッグアンドドロップして通話に参加するか、 画面共有機能 画面に表示されている内容を参加者に正確に表示します。

メッセージを伝えるときは、考えを明確に伝え、発見やプレゼンテーションを最初、中間、最後で提示します。 注意力が不足することもあるので、事前にミーティングの一部を練習しておくことで、自分の考えを説明し、簡単に追いかけることができます。

あなたの役割が何であれ、オブザーバーとしてだけであっても、電話の目的を理解するために事前に計画を立て、持ち帰りを確立することで、毎回シームレスな会議を成功させることができます。

アジェンダに固執する

電話会議は、特に高レベルのコンテンツについて話し合ったり、意見を表明したり、創造的な目的をブレインストーミングしたり、画期的なアイデアを提示したりする場合に、長い会話につながることがあります。

全員がスケジュールどおりに滞在できるように、会議の前に緩い旅程を作成することを検討してください。 参加者がこれから何が起こるかを熟考できるように、XNUMX日かXNUMX日先に参加者に送信してください。 そうすることで、彼らは何を期待するかについてより良い考えを持ち、会議の前に質問を準備したり、フィードバックの準備をしたりすることができます。

ヒント：参加者に、発生した質問を書き留めて、最後に時間の一部を取っておき、回答するように促します。 時間がなくなった場合は、その日の後半に回答されて送信される電子メールに質問を含めるように全員に依頼してください。 または、会議プラットフォームのチャット機能を使用して、質問やコメントをリアルタイムで共有します。

また、残業を最小限に抑えるために、会議にビデオ会議コンポーネントを含める必要があるかどうかを検討する価値があります。 これは、仮想インタビュー中のように視覚的な手がかりが意思決定に役立つ状況でうまく機能する可能性があります。

電話会議を録音する

次の会議では、記録を押して今すぐ保存し、後で見てみてください。この機能がどれほど価値があるかがわかります。

スケジュールされた電話会議に参加できない人のために、会議で起こったすべてをキャプチャします。 これは、ハイライトを確認したり、明確にしたり、知恵の小さな塊を選んだり、ポイントAからポイントBに到達した方法を確認したりするのに最適な方法です。

電話会議を録音すると、自分の前で何が起こっているかに完全に注意を向けることができます。 出席して十分に耳を傾けることができるときに、過去のことをメモしてください。 同期が完了すると、それを監視し、自分と自分の作業に影響を与える重要な部分を選択できます。

録音のもうXNUMXつの利点。 決定がどのように行われたかについての全体像を把握できます。 会議を最初から最後までキャプチャすることで、完全な開発プロセスの履歴が得られます。 アイデアやコメントは道端に残されません。 あなたが今いる場所にたどり着いた決定のすべてのステップは、あなたの指先で熟読して議論することができます。

最後に、会議の記録は、参加者間の説明責任を作成するためのアクションを推進します。 プロジェクトと修正が特定のリソースに割り当てられると、記録は詳細と明確さを提供し、作業を完了するための口頭の「マップとアクションプラン」と見なすことができます。

これからは、良い電話会議のようなものだけがあります。

厳密に電話会議であろうとビデオで強化されていようと、次に行う同期は、オンライン会議から直接会うのと同じくらい多くのことを得ることができると確信しています。

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