あなたがまだあなたの会議で時間を無駄にしている5つの方法（そしてそれを変える方法！）

ジョンに会う：

今日がその日だ！

「ビープビープビープ」、スマートフォンのアラームは眠りの長い沈黙を破り、ジョンを別の仕事の日に目覚めさせます。 彼の考えが収束し始めると、それは彼を襲います。これは単なる「別の仕事の日」ではなく、彼の若いキャリアの中で最大の会議です。

ジョンは常に勤勉でした。 彼は多くの場合、オフィスで最初に辞任し、最後に辞任し、常にタイムリーに仕事を完了し、時には同僚が締め切りを守るのを手伝っています。

それでも、彼の労働倫理にもかかわらず、ジョンは常に...見過ごされてきました。 彼はクラスで最後に昇進した人物であり、上司からの注目を集めるのに常に苦労してきました。

しかし、それはすべて今日で終わります。 これはジョンが待ち望んでいたチャンスです。

「オーケー、ジョン、深呼吸して」ジョンは独り言をつぶやき、静かにシリアルを食べた。 あごの横にミルクのしずくが流れ落ちますが、彼は気がつかないほど夢中になっています。彼が考えることができるのは、大きな会議のことだけです。

「危機に瀕していることがたくさんあり、この会議は完璧に行われなければなりません。 重要な会議を成功させるためのステップを検討する必要があります。」

＃1事前に参加者を準備する

人々が会議を行う：そのため、必要なすべての人を招待し、出席者リストを再確認する必要があります。 このようにして、会議で決定を下すことができます。

また、会議に必要なすべてのプレゼンテーション資料とリソースを記載したメールを送信しました。 話し合うことがたくさんあるので、すべての準備作業が完了していることを確認しました。

＃2良い議題を持っている

事前に作成された議題を用意して配布することは、会議を成功させるための最も重要な要素です。これにより、目標を定義し、他の人に警告し、会議を管理することができます。

私の議題には、会議のペースを調整するのに役立つ個人的なチェックリストも含まれています。

参加者の注意力は限られているため、時間管理は非常に重要です。

＃3包括的な会議環境の作成

会議が始まったら、メンバー全員に不要なテクノロジーをオフにするように伝えます。 しなければならない重要な決定がたくさんあるので、私が必要とする最後のことは気を散らすことです、そしてスマートフォンはそれらのための最大のポータルになることができます。

また、誰もが話す機会があり、私たちの状況に正直であると安心できるようにする必要があります。

常に話題にとどまります。

＃4「駐車場」の利用

話題にとどまると言えば、駐車場は、会話を議題に戻すためのライセンスを与えながら、「価値のある」主題の再訪を保証するので、失敗した会議の節約の恩恵になる可能性があります。

会議の参加者が議題に関係のない問題を提起した場合、私は議題の駐車場セクションに彼らのアイデアを書き留め、後で再検討できることを伝えます。

＃5フォローアップ

運が良ければ、会議は順調に進み、すべての目的を達成できますが、何かが計画どおりに進まない可能性は常にあります。

誰が各タスクを割り当てられ、その期限が何であるかを含め、会議中に合意されたすべてのアクションプランを再度述べることによって、私は力強く終える必要があります。

また、すべての情報と決定を非参加者と共有するので、参加者がループから外れることはありません。

ジョンはそっと笑い、背中を軽くたたく...

"いい話。 私は自分のキャリアの最大のイベントのためにできる限りのことをしました。 うまくいけば、努力が報われるでしょう。」

近くのナプキンで口の隅を軽くたたいた後、彼はコーヒーテーブルから起き上がり、台所を去ります。

ジョンはラッキーなスーツとネクタイを着て、深呼吸をしてドアから出ます。

晴れている。

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