これまでに開催した最高の仮想会議への3つの簡単なステップ

仮想会議が対面会議に完全に取って代わる可能性は低いですが、急速な拡大と技術の開発により、企業はチームメンバーが地理的に離れている間に仮想会議を実施するコストを削減しています。 効果的な会議は一般的に同様のガイドラインに従いますが、 オンライン会議室 さまざまな課題が発生する可能性があります。ここでは、最高の仮想会議を開催するための会議に関する 3 つのアドバイスを紹介します。

1）対面会議の場合と同様に、電話会議の前に仮想作業を準備します

これは一般的な会議に当てはまるかもしれませんが、チームメンバーがお互いにテキストを読んでいるだけの場合、または主題について初めて聞いている場合、仮想会議は焦点や生産性を失う可能性が高くなります。 少し宿題を出し、開始前に議題が十分に配布されていることを確認してください。そうすることで、チームメンバーは考え方を調整し、仮想電話会議に向けて勢いをつけることができます。

準備には、の技術的側面を知ることも含まれます オンライン会議室。 技術的な問題があっても会議を開始できることを確認し、技術的な質問があるチームメンバーにアドバイスを与えるのに十分な機知を持ってください。

2）仮想会議のエチケットは仮想作業にとって依然として重要です

仮想会議室では、通常の会議よりもチーム会議のエチケットが重要です。 実施する必要のあるルールは次のとおりです。マルチタスクを禁止します。会議の開始中にチームメンバーが何か他のことをしている場合や副会話をしている場合は、電話会議が役に立たなくなります。 この問題に取り組むXNUMXつの方法は、ビデオのオンとオフを切り替えることと、不要な発信者をミュートすることです。

各チームメンバーに話す機会を与えます。定期的な会議で集中力を維持することはすでに困難です。仮想作業の場合、チーム会議のエチケットは非常に魅力的である必要があります。そうしないと、生産性が危険にさらされます。 チームメンバーが批判や中断を恐れることなく、気軽に発言できる包括的な雰囲気を作りましょう。

3）オンライン会議室は「仕事専用」であってはなりません

通常、対面の会議が終わると、チームメンバーはウォータークーラーの周りに集まり、何が起こったのかについて好きなことと嫌いなことについて話し合います。 参加者は物理的に離れているため、これはビデオハングアウトでは達成できない可能性がありますが、チームが信頼と化学を構築するために重要です。

これにアプローチする方法は2つあります。10つは形式化することです。 チーム内の透明性を促進するために、全員に結果なしで会議に関するフィードバックを提供してもらいます。 もうXNUMXつは、ほとんどのウォータークーラーの話がそうであるように、非公式なアプローチです。 会議後にモデレーターとしてログオフし、チームメンバーがさらにXNUMX分間話し合うことができるようにします。 無関係な対話とフィードバックは、仕事上の関係を発展させ、将来のチームミーティングのエチケットを強化することができます。

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