אמנם פגישות חשובות להקל על שיתוף פעולה במהלך פגישת פרויקטים, אך הן יכולות להיות בזבוז זמן עצום. למעשה, רוב האנשים מחשיבים כמחצית הפגישות בהן הם משתתפים כ"בזבוז זמן " וזה לא רק מתסכל אותם, אלא גם מקשה עליהם להישאר ממוקדים במשימה העומדת על הפרק.
כתוצאה מכך, קריטי שתמצא דרכים להפוך את פגישות הפרויקט שלך ליעילות יותר. פעולה זו תעזור לשנות את הדרך בה הצוות שלך צופה בפגישות, מה שיהפוך את הפגישות הללו למרחב שימושי לאנשים שיוכלו לבקש עזרה לבעיות, להציע הצעות לאחרים ולקבל עדכונים לגבי הסטטוס הכללי של הפרויקט.
זה קל יותר לומר מאשר לעשות זאת, כדי לעזור לך להפיק את המרב מפגישת הפרויקט הבאה שלך, הקפד להשתמש בטקטיקות הפגישה הבאות.
הדבר הראשון שאתה צריך לעשות כדי לקיים פגישת פרויקטים פרודוקטיבית יותר הוא לקבוע על מה בדיוק יידונו כשכולם נמצאים באותו חדר. הרכבת סדר יום תעזור לך לענות על השאלה "לשם מה הפגישה הזו?" מה שעוזר להבהיר האם הפגישה אכן נחוצה או לא.
יתר על כן, חשוב שתשלח את סדר היום הזה לכל משתתפי הפגישה לפחות יום שלם מראש. זה יעזור להם לקבל מושג על מה מדובר בפגישה, ואם אתה עומד לדון במשהו חדש, זה יעזור לאנשים להתחיל לחשוב על דברים לפני שהם נכנסים לפגישה.
בנקודה זו, אם יש עוד משהו שהיית רוצה שאנשים יעשו לפני שהם מגיעים לפגישה, הקפד לומר זאת כך שסדר היום שלך. לדוגמה, אם אתה רוצה שהם יקראו משהו, או אם אתה רוצה שהם יאספו כמה נתונים, אז זה חכם להגיד להם לעשות זאת מראש, כך שתוכל לקפוץ מיד עם פתיחת הפרוייקט.
חלק ממה שגורם לפגישה להרגיש לא פרודוקטיבי הוא חורג מהזמן שהוקצב לה. פגישות קיימות למטרות ספציפיות, ואם אתה מתחיל להיסחף מהמשימה שעומדת לפניך, קל להיגמר הזמן או שצריך להאריך את הפגישה או לסיים אותה מבלי להשיג את מטרתך.
דרך טובה למנוע את זה קורה היא לקבוע מגבלת זמן לכל פריט בסדר היום ולהיצמד אליו. אם יעלה משהו שיגרום לך לעבור את הזמן המוקצב, שקול להעלות את הנקודה הזו; תמיד תוכל לקבוע פגישה נוספת עם קבוצה אחרת של אנשים כדי לעבור עליה מאוחר יותר. פירוק העבודה בצורה כזו גם יעזור להפוך את צוות הפרויקט שלך להצליח יותר.
לבסוף, אתה יכול גם להשתמש בטיימרים כדי לעזור לך לכבד את מגבלות הזמן ולשמור על הפגישה בלוח הזמנים. פעולה זו לא רק תעזור לך להיות פרודוקטיבית יותר, אלא היא גם תדגים בפני הצוות שלך שאתה מכבד את זמנם ותעשה הכל כדי לא לבזבז אותו.
חלק מהמפתח לפגישת פרויקטים פרודוקטיבית הוא לוודא שהאנשים הנכונים, ורק האנשים הנכונים, נמצאים. אין דבר גרוע יותר מאשר לבלות שעה בפגישה שלא היית צריך להשתתף בה, ואם זה קורה, זה בעיקר בגלל שמארגן הפגישה לא הקדיש מספיק זמן לשאול מי באמת צריך להיות שם.
כדי לעזור לך לעשות זאת, שקול את סוגי הפגישות השונות שעשויות להיות לך, כגון:
הכלים שבהם אתה משתמש ישחקו גם הם חלק גדול בקביעת מידת הפריון של הפגישות שלך. לדוגמה, שיתוף מסך, שיחות ועידה בווידאו ולוחות לייט מקלים עליך על שיתוף פעולה עם אנשים בחדר, מה שהופך את הפגישה שלך ליעילה יותר. וכל הכלים האלה ועוד מוצעים על ידי FreeConference.com.
החשיבות של החזקת הכלים הנכונים גדולה אף יותר במקומות העבודה של היום. לכל כך הרבה חברות יש מספר מיקומים, או מאפשרות לאנשים לעשות זאת עבודה מרחוקכלומר אנשים מתפרסים על פני ערים או מדינות שונות. שימוש בטכנולוגיה הנכונה יכול לגרום לדמיון שכולם נמצאים באותו חדר, מה שמקל עליך לקיים פגישת פרויקטים פרודוקטיבית.
הקפד לכלול את הצוות שלך בתהליך תכנון הפגישות, ואסוף מהם משוב על מנת שתוכל לשפר את תהליך הפגישה שלך. שימוש בטקטיקות שנדונו כאן יעזור לך להפוך את הפגישות שלך מבזבוז זמן מעצבן להזדמנויות לשתף פעולה ולחדש.
אודות המחבר: קווין קונר הוא יזם בעל מספר עסקים כולל חיפוש בפס רחב, שירות המוקדש לסיוע לאנשים ולעסקים למצוא את האינטרנט בפס רחב בעל הערך הטוב ביותר. ניהול וגידול עסקיו כרוך בתכנון וניהול פרויקטים נרחב וקווין אוהב לשתף אחרים בחוויותיו כדי לעזור להם להצליח.
צור את חשבון FreeConference.com שלך וקבל גישה לכל מה שאתה צריך כדי שהעסק או הארגון שלך יצליחו לצאת לדרך, כמו וידאו ו- שיתוף מסך, תזמון שיחות, הזמנות דוא"ל אוטומטיות, תזכורות, ועוד.
