פגישה אישית הייתה באופן מסורתי הדרך היעילה והאמינה ביותר להתכנס, אך מכיוון שכוח העבודה גדל ומתמתח ברחבי העולם, שיחות ועידה חשובות מתמיד. אם אתם קבוצה גדולה או עסקים קטנים עד בינוניים, הצרכים הייחודיים שלכם דורשים תקשורת ברורה ותמציתית.
תחשוב על שיחת ועידה כשולחן ועידה וירטואלי שבו כולם זמינים להשתתף בשיחה לא משנה היכן הם נמצאים. שיחות ועידה מקלות על שיתוף פעולה קבוצתי והן מהוות אלטרנטיבה מושלמת לפגישה אישית, וחוסכת לך זמן נסיעה, עלויות נסיעה ולינה.
אבל איך מקיימים שיחת ועידה טובה, כזו שהיא אישית, פרודוקטיבית ויצירתית באותה מידה מבלי להיות שם פיזית? בפוסט זה, נסקור את הטיפים המובילים לניהול פגישות טלפון חלקות בין אם זו שיחת הועידה הראשונה שלך ובין אם אתה מחפש דרכים לשפר כל שיחה חשובה מכאן והלאה!
בדיוק כמו כל פגישה שמתקיימת באופן אישי, דייקנות היא ציפייה. להופיע בזמן או אפילו קצת לפני ההתחלה המתוכננת היא מתחשבת במובנים רבים.
ראשית, זה נותן לך רגע להיכנס לחדר הישיבות ולהכיר את ההגדרות. הסתכל מסביב כדי לראות היכן נמצא כפתור ההשתקה ונסה את כל התכונות הנוספות שעשויות להועיל במהלך השיחה שלך. ראה היכן ממוקמות התכונות בהן תשתמש הכי הרבה; "התחל", "לוח זמנים" וכו'.
טיפ בעד: שמת לב למוזיקת ההמתנה כשאתה נכנס לפגישה? זה מסמל שאתה במקום הנכון והוא תכונה מתחשבת שמציינת לאורחים המגיעים לאינטרנט שהשיחה תתחיל בקרוב.
שנית, נצל את הרגעים הספורים האלה כדי לבדוק את המיקרופון והרמקולים שלך כדי לוודא שאין קשיים טכניים ברגע שיחת הוועידה בעיצומה. זה יקטין את ההפרעות ואת הרגעים המביכים המושקעים בפתרון בעיות.
שלישית, תרגלו קצת נימוסים של "שיחת ועידה". אין דבר צורם יותר מצליל הקמטים של שקית צ'יפס או הפידבק מרעשי רקע. הכן את האוזניות שלך, את המחשב הנייד שלך טעון במלואו וכל פריט אחר שאתה עשוי להזדקק לו בהישג יד - פחות החטיף הרועש! לאחר שבילה כמה רגעים כדי לארגן את עצמך ואת הסביבה שלך להיות "מוכנים לשיחות ועידה" יגרום לך להשאיר רושם ראשוני טוב או לבצע פגישה פורייה.
האם אתה מציג במהלך שיחת הועידה הזו? אירוח? אירוח משותף? מה המטרה של הסנכרון הזה?
לאחר שתבסס את תפקידך, תוכל לתכנן מראש ולפרק את שיחת הועידה כדי שתהיה קלה לעיכול עבור משתתפים אחרים. לדעת את הסיבה מדוע כולם מתכנסים, אתה יכול לספק פגישה דינמית עבור האנשים הנכונים ללא דיחוי או סיבוך.
שקול אילו קבצים יהיה צורך לשתף במהלך שיחת הועידה. הכן אותם על שולחן העבודה שלך לגרירה ושחרור לשיחה או לחץ על תכונת שיתוף מסך כדי להראות למשתתפים בדיוק מה אתה רואה על המסך שלך.
בעת העברת המסר שלך, העביר את המחשבות שלך בצורה ברורה והצג את הממצאים או המצגת שלך עם התחלה, אמצע וסוף. לפעמים טווחי הקשב קצרים, אז אם תתרגל את החלק שלך בפגישה מבעוד מועד, אתה יכול להסביר את הרעיון שלך ולהתקדם בקלות.
לא משנה מה התפקיד שלך, גם אם רק כמשקיף, תכנון מראש כדי להבין את מטרת השיחה והקמת הטייק אווי יבטיח לך פגישה חלקה בכל פעם.
לפעמים שיחות ועידה יכולות להוביל לשיחות ארוכות, במיוחד אם אתה דנה בתוכן ברמה גבוהה, מביע דעות, מתכנן סיעור מוחות של יעדים יצירתיים או מציג רעיונות פורצי דרך.
כדי להבטיח שכולם יעמדו בלוח הזמנים, שקול ליצור מסלול חופשי לפני הפגישה. שלח אותו למשתתפים יום או יומיים קדימה כדי שיוכלו להתעמק במה שעתיד לבוא. כך יהיה להם מושג טוב יותר למה לצפות והם יכולים להכין שאלות או להיות מוכנים למשוב לפני הפגישה.
טיפ בעד: בקש מהמשתתפים לרשום את כל השאלות המתעוררות והקדיש קטע זמן בסוף כדי לענות עליהן. אם הזמן אוזל, פשוט בקש מכולם לכלול את השאלה שלו באימייל שיענה וישלח בהמשך היום. או השתמש בתכונת הצ'אט בפלטפורמת הוועידה שלך כדי לשתף שאלות והערות בזמן אמת.
כמו כן, כדי לעזור למזער את היציאה לשעות נוספות, אולי כדאי לשקול אם הוועידה שלך צריכה לכלול רכיב של שיחות ועידה בווידאו. זה יכול לעבוד היטב במצבים שבהם רמזים חזותיים מועילים בקבלת החלטה כמו במהלך ראיון וירטואלי.
בפגישה הבאה, נסה להקיש על הקלטה כדי לשמור עכשיו ולצפות מאוחר יותר, ותראה עד כמה התכונה הזו חשובה.
ללכוד את כל מה שקרה בפגישה למי שלא יכול להשתתף בשיחת ועידה מתוכננת. זוהי דרך מושלמת לעבור על הדגשים, להשיג בהירות, לבחור חבילות חוכמה קטנות או לראות איך הגעת מנקודה א' ל-ב'.
כאשר אתה מקליט שיחת ועידה, אתה יכול לתת את מלוא תשומת הלב שלך למה שקורה לפניך. הפוך את רישום הערות לנחלת העבר כאשר אתה יכול להיות נוכח ולהקשיב במלואו. לאחר שהסנכרון יסתיים, תוכל לצפות בו ולבחור ולבחור את החלקים החשובים שמשפיעים עליך ועל העבודה שלך.
יתרון נוסף של הקלטה; אתה מקבל את התמונה המלאה של איך התקבלה החלטה. על ידי לכידת הפגישה מההתחלה ועד הסוף, יש לך היסטוריה של תהליך ההתפתחות המלא. שום רעיון או הערה לא נשארים בצד הדרך. כל שלב של ההחלטה שהתקבלה שהביא אותך למקום בו אתה נמצא זמין בקצות אצבעותיך לעיון ולדיון.
לבסוף, הקלטות פגישות מניעות פעולה ליצירת אחריות בין המשתתפים. כאשר פרויקטים ותיקונים מוקצים למשאב מסוים, ההקלטה מספקת פרטים ובהירות וניתן לראות בה "מפה ותוכנית פעולה" מילולית לביצוע העבודה.
הסנכרון הבא שיש לך, בין אם זה אך ורק פגישה טלפונית או משופר עם וידאו, הרגיש בטוח בידיעה שאתה מקבל מפגישה מקוונת בדיוק כמו שהיית מקבל באופן אישי.
אין סיבה שכוח העבודה ההולך וגדל שלך לא יוכל לשמור על קווי התקשורת פתוחים לרווחה - בכל מקום ובכל זמן. שמור על קשר עם כולם מהצוות המיידי שלך ועד עובדים חדשים ללקוחות פוטנציאליים בכל פינות העולם עם כלי שיחת ועידה בחינם שמאפשרים לך להישאר מחובר.
תן ל-FreeConference.com לספק לעסקים הגדלים שלך את מה שהוא צריך כדי לייצר עבודה טובה, להישאר תחרותי ולשמור על תקשורת קלה לשימוש. עם שירותי שיחות ועידה בחינם ו שיחות ועידת וידאו בחינם, אתה יכול להישאר מעודכן בכוח העבודה שלך, כאן או בחו"ל באמצעות טכנולוגיה המספקת אודיו מהשורה הראשונה ואיכות וידאו מעולה. שולחן שיחות הועידה הווירטואליות שלך פשוט גדל בהרבה!
צור את חשבון FreeConference.com שלך וקבל גישה לכל מה שאתה צריך כדי שהעסק או הארגון שלך יצליחו לצאת לדרך, כמו וידאו ו- שיתוף מסך, תזמון שיחות, הזמנות דוא"ל אוטומטיות, תזכורות, ועוד.
