ככל שיותר ויותר ארגונים נעים באינטרנט, כנסים ומצגות אינטרנט הופכים פופולריים יותר ויותר. למרות שתוכנות ועידה הופכות ליותר מתוחכמות מיום ליום, פגישה או מצגת וירטואלית תמיד יהיו שונות מ- powwow אישי. זה לא אומר את זה פגישות וירטואליות נחותות מהדגם המסורתי יותר. לכנסים באינטרנט יש מספר יתרונות על פני שיחות פנים אל פנים, אך הם נושאים דרישות ייחודיות משלהם. כדי לעזור לך להרכיב מצגת או פגישה וירטואלית כובשת ובלתי נשכחת, ריכזנו רשימה של 6 כללי זהב לעריכת ועידות אינטרנט. רק זכרו: כנס אינטרנט מוצלח דורש עבודה אמיתית!
ההכנה היא לא יסולא בפז להצלחה כמעט בכל היבט בחיים, אך כשזה מגיע ליצירת חביב מצגת וירטואלית, הוא חיוני עוד יותר. בשבוע שלפני הפגישה הקפד לשלוח סדר יום לכל המשתתפים, וזה חשוב במיוחד אם אתה מארח מספר דוברים. יש לשלוח גם תמונות חזותיות, כגון שקופיות או סרטונים, לפני הפגישה. זה ייתן לצוות שלך הזדמנות להכיר את התוכן. כמו כן, הקפד לשלוח פרטי התחברות (קודי גישה, כתובות אתרים ומספרי התקשרות) לפחות יום אחד מראש, כך שהמשתתפים יוכלו לעדכן את התוכנה שלהם במידת הצורך. ספק תמיד לכל משתתף דרך להגיע אליך במצב לא מקוון במקרה שהם חווים קשיים טכניים.
2. אל תקריבו צ'יט צ'אט ושוברי קרח:
בעת אירוח מפגש וירטואלי מפתה להשיק ישירות לסדר היום ברגע שהאדם האחרון נכנס. נלחם בפיתוי הזה! מפגשים אישיים לעיתים רחוקות בנויים בדרך זו. לעתים קרובות יש קצת שיחות חולין והתערבבות קלה לפני שיורדים לנעלי פליז. זה חיוני לבניית מערכת יחסים חיובית עם הצוות שלך, מה שיקל על שיתוף הפעולה בעתיד. שלבו אלמנט חברתי באירוע הווירטואלי שלכם על ידי התחלה עם שובר קרח. כל שעליך לעשות הוא לשאול כל אחד מחברי הצוות מה הוא עשה בסוף השבוע או שאלה דומה לפני שהגעת למשימה שעומדת על הפרק.
3. שמור על שקט וצמצם את רעשי הרקע:
אזעקות לרכב, רדיאטורים רועשים וטלפונים סלולריים סוררים יכולים לשבש את הזרימה של כל מצגת, אבל זה נכון במיוחד אם אתה אירוח ועידת אינטרנט. FreeConference מציעה שורה של פקדי מנחה שימושיים כגון מצב מצגת, המשתיק את כל משתתפי השיחה מלבד הדובר, ומגביל את רעשי הרקע במיקומו של כל משתתף. לטיפים נוספים כיצד לשמור על איכות השמע של השיחה, ראה כיצד לשמור על קווי ועידה נקיים וללא הפרעות.
4. שמור על זה במהירות והישאר לדקות הפגישה של שיחת הוועידה שלך:
כשזה מגיע לפריסת המצגת עצמה, חשוב להיות מודעים למגבלות של פגישה וירטואלית מול שיחה אישית. זכור שכל אחד מבני הקהל שלך יושב מול המחשב שלו לאורך זמן. כדי לקיים ועידת אינטרנט מוצלחת, עדיף לחתוך מרדף. הודע לקהל שלך אך אל תעמיס עליהם. צור נושא חזק למצגת שלך. שקול מה הקהל שלך מחפש מהמצגת הזו ולאחר מכן נסה להעביר אותו בצורה התמציתית ביותר האפשרית. אם חיוני שתכסה הרבה אדמה הקפד לתת למשתתפים הזדמנות למתוח את הרגליים או לשתות קפה. השתדלו לא לסטות מסדר היום של הפגישה; אתה רוצה שלקהל שלך יהיה מושג מציאותי של כמה זמן תהיה המצגת.
5. שמור על תשומת לב הקהל שלך על ידי שמירה על עניין:
לעולם אל תשכח שהמשתתפים בפגישה הווירטואלית שלך יושבים ליד המחשב שלהם, בדרך כלל ללא פיקוח. המשמעות היא שאתה מתחרה בשווי האינטרנט של ממים לחתולים. השאר את הקהל שלך מעורב על ידי הצבת שאלות לעתים קרובות. תכונת הרמת הידיים של FreeConference מקלה להצביע על מי שיש לו תשובה ומונעת מהקבוצה כולה לדבר מיד. מצב שאלות ותשובות מאפשר למשתתפים להשתיק את עצמם ולהשבית אותם. תכונה זו שימושית במיוחד כאשר אתה מעוניין להצטייד ברעיונות מקור מחברי הצוות שלך. אל תשכח לפתוח את הרצפה לשאלות בעקבות כל מצגת, וזכור לנוע בקצב מעט איטי יותר מאשר בפגישה אישית טיפוסית. לרוב מערכות התקשורת יש עיכוב של שתיים עד שלוש שניות ,; אז אל תשכח להשהות יותר מהרגיל כאשר אתה ממתין לתגובה.
6. Keep it Pretty -- השתמש בוויזואליה של מצגת:
מעבר לשאילת שאלות, יש עוד דברים שאתה יכול לעשות כדי שהקהל שלך יהיה מעורב. הוספת אלמנט חזותי חזק למצגת שלך היא המפתח לביצוע א ועידת רשת מעניין. ויזואלי יכול לשפר את נקודות ההנחה של המצגת, ובמקרים מסוימים אפילו להוסיף אלמנט של הומור או בידור למצגת יבשה אחרת. אם אתה משתמש בשקופיות, הקפד להשאיר אותן פשוטות ובלתי מסודרות. כל שקופית צריכה להיות מוגבלת לרעיון אחד והיא צריכה להכיל רק את המידע החיוני ביותר. זה ישמור על השקופיות שלך זוזות ויתן מומנטום למצגת שלך, ויעזור לך לקיים ועידת אינטרנט מוצלחת.
צור את חשבון FreeConference.com שלך וקבל גישה לכל מה שאתה צריך כדי שהעסק או הארגון שלך יצליחו לצאת לדרך, כמו וידאו ו- שיתוף מסך, תזמון שיחות, הזמנות דוא"ל אוטומטיות, תזכורות, ועוד.
