פגישה וירטואלית לא צפויה להחליף את הפגישות האישיות לחלוטין, אך עם התרחבות מהירה ופיתוח טכנולוגיות, חברות מוזילות עלויות בניהול פגישות וירטואליות בעוד שחברי הצוות נפרדים גיאוגרפית. אמנם פגישות אפקטיביות בדרך כלל פועלות על פי הנחיה דומה, אך עבודה וירטואלית ב חדר ישיבות מקוון יכול להציג סט ייחודי של אתגרים -- הנה 3 טיפים של פגישות לאירוח הפגישות הווירטואליות הטובות ביותר.
זה עשוי לחול על פגישות באופן כללי, אך פגישה וירטואלית יכולה להיות רגישה יותר לאובדן מיקוד או פרודוקטיביות אם חברי הצוות רק קוראים טקסט זה לזה, או שומעים על נושא בפעם הראשונה. הקצה מעט שיעורי בית, וודא שהאג'נדה מופצת הרבה לפני ההתחלה, כך שחברי הצוות יוכלו להתאים את הלך הרוח שלהם ולפתח מומנטום כלשהו בשיחת הוועידה הווירטואלית.
ההכנה כוללת גם הכרת ההיבטים הטכניים של חדר ישיבות מקוון. וודא שהפגישה יכולה להתחיל למרות קושי טכני, ולהיות תושייה מספיק כדי לתת עצות לחברי צוות שיש להם שאלות טכניות.
כללי הפגישה בצוות חשובים יותר בחדר ישיבות וירטואלי מאשר פגישה רגילה. להלן כמה כללים שיש לאכוף: לאסור ריבוי משימות, אם חברי צוות עושים משהו אחר או מנהלים שיחה צדדית בזמן שהפגישה מתחילה זה הופך את שיחת הוועידה ללא שימושית. שתי דרכים לגשת לבעיה זו הן הפעלה וכיבוי של וידיאו והשתקת מתקשרים מיותרים.
אפשרו לכל אחד מחברי הצוות הזדמנות לדבר, ההתמקדות כבר קשה לקיים בפגישה קבועה, נימוסי פגישת הצוות חייבים להיות מרתקים במיוחד כאשר מדובר בעבודה וירטואלית או שפריון נמצא בסיכון. צור אווירה כוללנית שבה חברי הצוות מוזמנים לדבר ללא חשש מביקורת או הפרעות.
בדרך כלל כאשר פגישה אישית הסתיימה חברי הצוות מתאספים סביב מצנן המים כדי לדון במה שהם אוהבים ולא אוהבים לגבי מה שהתרחש. זה יכול להיות בלתי מושג בשיחות וידאו מכיוון שהמשתתפים נפרדים פיזית, אך חשוב לצוות לבנות אמון וכימיה.
ישנן 2 דרכים להתייחס לזה: האחת היא פורמליזציה; לכולם לתת את המשוב שלהם על הפגישה ללא השלכות על מנת לקדם את השקיפות בתוך הצוות. השנייה היא הגישה הבלתי פורמלית, כפי שרוב הדיבורים קרירים יותר במים. התנתק כמנחה לאחר הפגישה ואפשר לחברי הצוות לדבר ביניהם עוד 10 דקות. דיאלוג ומשוב שאינם קשורים זה לזה יכולים לפתח קשרי עבודה ולשפר את נימוסי פגישת הצוות בעתיד.
צור את חשבון FreeConference.com שלך וקבל גישה לכל מה שאתה צריך כדי שהעסק או הארגון שלך יצליחו לצאת לדרך, כמו וידאו ו- שיתוף מסך, תזמון שיחות, הזמנות דוא"ל אוטומטיות, תזכורות, ועוד.
