Se non hai utilizzato la condivisione dello schermo gratuita per ravvivare il tuo esperienza di videoconferenza gratuita, ora è il momento di portarlo al livello successivo. Il software di condivisione dello schermo è uno degli strumenti di videoconferenza più preziosi in grado di trasformare completamente qualsiasi esperienza di comunicazione di gruppo a due vie. Trasforma letteralmente quello che stai dicendo in uno spettacolo rendendo ogni incontro virtuale esponenzialmente più coinvolgente.
La condivisione dello schermo non solo dà vita alle presentazioni, rende i toni più facilmente riconoscibili, produce dimostrazioni virtuali più realistiche, risolve problemi IT in tempo reale e molto altro ancora, la condivisione dello schermo ha anche la capacità di rivoluzionare veramente il modo in cui interagisci con il tuo pubblico e vice versa.
Ecco una rapida carrellata su cos'è la condivisione dello schermo:
La funzione consente all'organizzatore della riunione di rendere il proprio schermo visibile a tutti coloro che partecipano alla riunione online in remoto. I contenuti del desktop (o dello schermo) dell'host possono essere visualizzati su più dispositivi, il che significa che l'host ha la capacità di riprodurre contenuti multimediali senza dover inviare file.
Immagina che tutti i partecipanti siano in grado di visualizzare la tua presentazione, video, immagini o live streaming comodamente dalla tua posizione, dove puoi guidare il gruppo e avere il controllo della messaggistica e delle immagini.
Inoltre, una riunione di condivisione dello schermo offre ai partecipanti un posto in prima fila in quanto l'host può dimostrare e muoversi attraverso l'interfaccia proprio davanti ai loro occhi, in tempo reale. L'host può apportare modifiche, fornire una navigazione dettagliata e molto altro ancora.
Questo porta a collaborazione rafforzata, una migliore formazione e processi più snelli.
Che tu conosca le basi o che questa sia la tua prima volta in una riunione con schermo condiviso, ecco la tua occasione per rispolverare alcune regole di base per la condivisione dello schermo. Implementa i seguenti suggerimenti durante la tua prossima sessione di condivisione dello schermo per la migliore esperienza futura:
Chiudi tutti i programmi che non sono necessari
Innanzitutto, considera come, in qualità di host, tutti visualizzeranno ciò che è sul tuo desktop. Eventuali finestre e schede, cartelle, file e programmi aperti in esecuzione in background saranno visibili. Stai condividendo il tuo dispositivo con altri tipi di occhi, quindi prendi in considerazione il tuo pubblico. Fai una buona impressione mantenendo il tuo desktop pulito e ordinato e tutte le schede personali esaurite.
Inoltre, da un punto di vista logistico, avere programmi attivi e funzionanti rallenterà semplicemente il dispositivo e la consegna. Per una condivisione dello schermo di successo, rimuovi qualsiasi potenziale di blocco del flusso. Non c'è niente di peggio che dover aspettare il caricamento di una pagina, il buffering di un video o l'uscita di un file.
Prepara tutti i partecipanti per la condivisione dello schermo
Quando pianifichi la tua videoconferenza, assicurati che il tuo pubblico abbia familiarità con la tecnologia. Anche se è solo una comprensione rudimentale, prepararli per l'esperienza renderà il tuo hosting e la consegna molto più fluidi.
Nel caso di una riunione di gruppo, molto probabilmente, più partecipanti dovranno visualizzare ciò che è sul loro schermo, soprattutto se tutti lavorano in remoto. Risparmia tempo e fatica utilizzando lo stesso software di condivisione dello schermo gratuito su tutta la linea. Quando tutti utilizzano la stessa tecnologia, è più semplice apportare modifiche e condividere il lavoro. Rende gli aspetti tecnici come le dimensioni dello schermo e le impostazioni video un problema.
Nella fase di pianificazione e invito, puoi anche menzionare brevemente che ci si potrebbe aspettare che i partecipanti abilitino il video o la "condivisione dello schermo". Invitali con una rapida carrellata e incoraggiare un test tecnologico.
Per l'host
In qualità di host, stai curando l'esperienza per i tuoi compagni di squadra, potenziali clienti, amici e familiari o dirigenti di alto livello. Chiunque stia visualizzando la schermata della riunione, tieni presente che il tuo pubblico può vedere tutto ciò che vedi. Ecco cosa dovresti sapere sulle chiamate a schermo condiviso come host:
- Metti alla prova la tua tecnologia
Questo passaggio preliminare è così importante. Se hai una sincronizzazione importante in arrivo, vuoi essere sicuro che i risultati della tua presentazione siano in perfetta forma per fare una buona impressione o far luce su un nuovo progetto. Scorrere la struttura della tua presentazione è utile per vedere il quadro generale e stabilire il ritmo, le pause e la consegna in un ambiente online utilizzando strumenti digitali. Al contrario, lo è anche conoscere la tua tecnologia. Se è la prima volta o sei un veterinario esperto, ricontrollare la tua tecnologia garantirà un'esperienza fluida. Il tuo dispositivo è carico? Hai la password wifi? Tutti i tuoi video sono caricati o sono rapidamente accessibili? La tua presentazione si apre? La tua condivisione di file funziona? Ricorda di testare il microfono, accendere la videocamera, controllare gli altoparlanti e questo dovrebbe essere ovvio, ma assicurati di apparire al meglio!
- Rimuovi disordine
Il tuo desktop è un riflesso di te. Qualsiasi finestra aperta, scheda, programma, che sia sul marchio o non sicuro per il lavoro, queste cose possono dare l'impressione sbagliata. Inoltre, riempie lo schermo e non è molto presentabile. Passa attraverso e chiudi tutto ciò che hai aperto e funzionante. Questa è una grande opportunità per "ripulire la casa" se hai intenzione di farlo da un po'.
- Tieni tutto pronto
Prepara una presentazione più fluida facendo caricare tutto e aspettandoti. Prima di fare progressi aprendo la schermata della riunione, assicurati che i documenti e le schede richiesti siano disponibili per un accesso rapido. Questo ti farà risparmiare tempo, potenziale imbarazzo e ti farà sembrare lucido. Inoltre, chi vuole aspettare il caricamento delle pagine? Mantieni le tue riunioni puntuali quando pensi al futuro.
- Notifiche mute
Tutti hanno una notifica per qualcosa! Una nuova e-mail, una finestra di chat, un aggiornamento del feed di notizie: riceviamo costantemente ping per la nostra attenzione! Queste notifiche hanno uno scopo e di solito sono piuttosto utili, ma nel caso di una presentazione in cui stai chiudendo un affare o insegnando una lezione online, queste funzioni sono una seccatura totale. Possono essere distruttivi e aggravanti. Fai un favore a te e al tuo pubblico e ricordati di disattivare l'audio dei messaggi.
Per il partecipante
Ecco cosa dovresti sapere sulle chiamate a schermo condiviso come partecipante:
- Leggi le informazioni sull'invito
È facile andare di fretta o sfogliare le e-mail tra riunioni o pause. Come partecipante, prima della sincronizzazione, controlla l'invito per assicurarti di aver seguito tutte le istruzioni, di conoscere le informazioni di accesso, di conoscere la struttura della riunione e come si svolgerà. È prevista la partecipazione? C'è del materiale di riferimento allegato da consultare in anticipo? Conosci la tecnologia del software? Conoscere questi dettagli farà la differenza nel modo in cui assorbirai le informazioni.
- Arriva presto, metti alla prova la tua tecnologia
Proprio come con la maggior parte delle cose nella vita, di solito è meglio presentarsi qualche minuto prima dell'incontro programmato. In questo modo puoi arrivare sentendoti ricettivo e non affrettato. Hai l'opportunità di controllare il microfono, la fotocamera, gli altoparlanti e il software per familiarizzare e comprendere il layout. Se qualcosa va storto, hai tempo per correggerlo. Se tutto va bene, sei pronto e in attesa di ottenere un vantaggio!
- Tratta la sincronizzazione come una normale conferenza
A parte il caffè e lo swag gratuiti, una riunione online è come una normale riunione o conferenza. La condivisione dello schermo aiuta a farlo sembrare uno includendo letteralmente tutti sulla stessa pagina. Se è il tuo turno di presentare, ricontrolla che le finestre e le schede siano in ordine. Altrimenti, se sei tra il pubblico, assicurati di disattivare le tue notifiche, silenziare il telefono e partecipare!
(tag alt: vista laterale di un uomo che lavora a una presentazione su un laptop alla scrivania in un ufficio ben illuminato.)
Scegli il software giusto
Il punto centrale della condivisione dello schermo è promuovere la collaborazione e rendere ogni riunione online il più possibile visiva, interattiva e partecipativa. La funzione ti consente di presentare metriche, un design o la navigazione del sito Web senza soluzione di continuità, in tempo reale, esattamente come appare sullo schermo. È come dare un'occhiata virtuale alle spalle di un membro del team in cui puoi offrire un'opinione o un supporto al volo.
Il software di condivisione dello schermo gratuito è disponibile in molte forme e forme, ma non lasciare che le molte opzioni ti facciano sopraffare.
La scelta del software giusto per la tua azienda è importante, ma non deve essere una seccatura.
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