Come avere una buona teleconferenza

Una riunione di persona è stata tradizionalmente il modo più efficace e affidabile per convocare, ma con la forza lavoro in crescita e in espansione in tutto il mondo, le chiamate in conferenza sono più importanti che mai. Se sei un gruppo numeroso o un'azienda di piccole e medie dimensioni, le tue esigenze specifiche richiedono una comunicazione chiara e concisa.

Pensa a una chiamata in conferenza come a un tavolo da conferenza virtuale in cui tutti sono disponibili a partecipare alla conversazione, indipendentemente da dove si trovino. Le chiamate in conferenza facilitano la collaborazione di gruppo e sono un'alternativa perfetta all'incontro di persona, risparmiando tempo per il tragitto giornaliero, costi di viaggio e alloggio.

Ma come si fa a fare una buona teleconferenza, che sia altrettanto gradevole, produttiva e creativa senza essere fisicamente presenti? In questo post, tratteremo i migliori suggerimenti per condurre riunioni telefoniche senza problemi, sia che si tratti della tua prima chiamata in conferenza o che tu stia cercando modi per migliorare ogni chiamata importante da qui in poi!

Sii puntuale e organizzato per i principianti

Proprio come ogni incontro tenuto di persona, la puntualità è un'aspettativa. Presentarsi in tempo o anche solo un po' prima dell'inizio programmato è premuroso in molti modi.

Innanzitutto, ti dà un momento per entrare nella sala riunioni e familiarizzare con le impostazioni. Dai un'occhiata in giro per vedere dove si trova il pulsante di disattivazione dell'audio e prova eventuali funzionalità aggiuntive che potrebbero essere utili durante la chiamata. Scopri dove si trovano le funzionalità che utilizzerai di più; "Avvia", "Programma", ecc.

Suggerimento per professionisti: noti la musica di attesa quando entri in una riunione? Ciò significa che sei nel posto giusto ed è una funzione premurosa che indica agli ospiti che si collegano in linea che la chiamata inizierà a breve.

In secondo luogo, usa questi pochi momenti per controllare il microfono e gli altoparlanti per assicurarti che non ci siano difficoltà tecniche una volta che la teleconferenza è in pieno svolgimento. Ciò ridurrà le interruzioni e i momenti imbarazzanti trascorsi nella risoluzione dei problemi.

Terzo, esercitati con un po' di galateo da "chiamata in conferenza". Non c'è niente di più stridente del suono stropicciato di un sacchetto di patatine o del feedback del rumore di fondo. Tieni a portata di mano le cuffie, il laptop completamente carico e tutti gli altri oggetti di cui potresti aver bisogno, tranne lo spuntino rumoroso! Dopo aver trascorso alcuni momenti per organizzare te stesso e l'ambiente circostante per essere "pronto per la teleconferenza", sarai pronto per lasciare una buona prima impressione o portare a termine un incontro produttivo.

Essere preparato

Stai presentando durante questa teleconferenza? Ospitando? Co-hosting? Qual è lo scopo di questa sincronizzazione?

Una volta stabilito il tuo ruolo, puoi pianificare in anticipo e suddividere la teleconferenza in modo che sia facilmente digeribile per gli altri partecipanti. Conoscendo il motivo per cui tutti si riuniscono, puoi fornire un incontro dinamico per le persone giuste senza ritardi o complicazioni.

Considera quali file dovranno essere condivisi durante la chiamata in conferenza. Tienili sul desktop pronti per trascinarli nella chiamata o premere il Funzione di condivisione dello schermo per mostrare ai partecipanti esattamente ciò che stai vedendo sullo schermo.

Quando trasmetti il ​​tuo messaggio, trasmetti chiaramente i tuoi pensieri e presenta i risultati o la presentazione con un inizio, una parte centrale e una fine. A volte i tempi di attenzione sono brevi, quindi dopo aver praticato la tua parte della riunione in anticipo, puoi spiegare la tua idea e andare al sodo con facilità.

Qualunque sia il tuo ruolo, anche solo come osservatore, pianificare in anticipo per comprendere lo scopo della chiamata e stabilire il takeaway ti garantirà sempre un incontro senza interruzioni.

Attenersi all'agenda

A volte le chiamate in conferenza possono portare a lunghe conversazioni, soprattutto se si discute di contenuti di alto livello, si esprimono opinioni, si confrontano idee su obiettivi creativi o si presentano idee innovative.

Per assicurarti che tutti rispettino il programma, prendi in considerazione la creazione di un itinerario libero prima della riunione. Invialo ai partecipanti uno o due giorni prima in modo che possano esaminare attentamente ciò che verrà. In questo modo, avranno un'idea migliore di cosa aspettarsi e potranno preparare domande o essere pronti per un feedback prima della riunione.

Suggerimento per professionisti: invitare i partecipanti a scrivere tutte le domande che sorgono e riservare un periodo di tempo alla fine per rispondere. Se il tempo scade, chiedi semplicemente a tutti di includere la loro domanda in un'e-mail che riceverà risposta e verrà inviata nel corso della giornata. Oppure usa la funzione di chat sulla piattaforma della tua conferenza per condividere domande e commenti in tempo reale.

Inoltre, per ridurre al minimo gli straordinari, forse vale la pena considerare se la tua conferenza dovrebbe includere un componente di videoconferenza. Questo potrebbe funzionare bene in situazioni in cui i segnali visivi sono utili per prendere una decisione, come durante un'intervista virtuale.

Registra la chiamata in conferenza

Alla prossima riunione, prova a premere il record per salvare ora e guardare più tardi, e vedrai quanto sia preziosa questa funzione.

Cattura tutto ciò che è successo durante la riunione per coloro che non possono partecipare a una chiamata in conferenza pianificata. È un modo perfetto per ripassare i punti salienti, acquisire chiarezza, scegliere piccole pepite di saggezza o vedere come sei arrivato dal punto A al punto B.

Quando registri una chiamata in conferenza, sei in grado di dedicare tutta la tua attenzione a ciò che sta accadendo prima di te. Rendi il prendere appunti un ricordo del passato quando puoi essere presente e ascoltare completamente. Una volta completata la sincronizzazione, puoi guardarla e scegliere le parti importanti che riguardano te e il tuo lavoro.

Un altro vantaggio della registrazione; Ottieni il quadro completo di come è stata presa una decisione. Catturando l'incontro dall'inizio alla fine, hai una storia dell'intero processo di sviluppo. Nessuna idea o commento viene lasciato nel dimenticatoio. Ogni passo della decisione presa che ti ha portato dove sei è disponibile a portata di mano per esaminare e discutere.

Infine, le registrazioni delle riunioni guidano l'azione per creare responsabilità tra i partecipanti. Quando i progetti e gli emendamenti sono assegnati a una risorsa specifica, la registrazione fornisce dettagli e chiarezza e può essere considerata come una "mappa e piano d'azione" verbale per portare a termine il lavoro.

Da qui in poi, esiste solo una buona teleconferenza.

La prossima sincronizzazione che hai, che sia strettamente una riunione telefonica o migliorata con il video, ti senti sicuro sapendo che stai ottenendo da una riunione online tanto quanto faresti di persona.

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