Apa Saja 5 Tahapan Manajemen Proyek?

Memulai proyek membutuhkan sistem proses dan individu yang berbakat untuk menyelesaikan pekerjaan. Dalam istilah dasar, itu bukan prestasi sederhana!

Bergantung pada konferensi video untuk berkolaborasi dengan banyak tim dan individu memerlukan organisasi dan implementasi manajemen proyek yang efisien di berbagai kantor, departemen, dan rantai komando. Kohesi, komunikasi dan sentralisasi adalah faktor kunci. Siapa pun yang Anda hadapi, baik itu pemangku kepentingan, klien, atau karyawan, ada banyak bagian yang perlu dipertimbangkan mulai dari konsep hingga pengiriman.

Setiap dan setiap proyek membutuhkan pengetahuan yang komprehensif tentang siklus hidup proyek. Mengetahui bagaimana setiap fase berfungsi memberikan wawasan berharga tentang cara mendekatinya. Tetapi bagaimana cara kerja konferensi video untuk memberdayakan proses Anda? Mari kita lihat melalui kerangka 5 tahap manajemen proyek.

Adalah tanggung jawab manajer proyek untuk mengetahui, merencanakan, dan membangun "angkat" proyek dengan memiliki pemahaman menyeluruh tentang lima langkah manajemen proyek. Ini berfungsi untuk memberikan cetak biru yang jelas dan ringkas tentang bagaimana ide akan berubah dari abstrak menjadi konkret. Dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), 5 fase untuk setiap proyek yang akan direalisasikan adalah sebagai berikut:

1. Inisiasi
Yang pertama dari fase siklus hidup, inisiasi membutuhkan pertemuan awal yang melibatkan klien dan investor. Di sinilah tujuan, sasaran, keraguan, kekhawatiran, dan setiap pemikiran dan ide awal dibahas. Saat pengambil keputusan tidak hanya berada di satu tempat, Anda dapat mengandalkan pengaturan rapat online untuk obrolan video atau panggilan konferensi untuk membahas poin pembicaraan berikut:

• Siapa investor dan pemangku kepentingannya?
• Apa visi dan misi bisnis?
• Apa perkiraan timeline?
• Apa saja risiko yang terlibat?
• Apa anggaran dan sumber daya yang tersedia?

2. Perencanaan
Setelah tujuan ditetapkan dan disepakati, gagasan yang lebih jelas tentang hasil akhir dapat dipahami dengan lebih baik. Bekerja mundur untuk memvisualisasikan dan merumuskan serangkaian rencana untuk diikuti semua orang memandu tim dari fase inisiasi menuju penyelesaian.

Melakukan pertemuan online untuk:

• Merakit tim
• Kirimkan detail penting
• Tetapkan tujuan dan sasaran proyek

Fase perencanaan sangat penting untuk mengebor 5 komponen berikut:

• Merancang struktur proyek
• membuat dokumen alur kerja
• Memperkirakan anggaran lintas departemen
• Mengumpulkan, mengalokasikan, dan menunjuk sumber daya
• Penilaian risiko

3. Eksekusi
Pemimpin tim dan manajer proyek ditugaskan untuk menyusun hasil akhir, menjadi perantara bagi klien, menyelesaikan tugas, menerapkan proses, dan banyak lagi. Komunikasi langsung di seluruh bagian proyek diperlukan dan penting untuk keberhasilan mewujudkan ide tersebut. Alat kolaborasi dapat memfasilitasi komunikasi ini, memastikan koordinasi yang lancar dan berbagi informasi di antara anggota tim.

Penting untuk fase eksekusi:

• Pertemuan yang Sering
  Tetap di atas tim dengan pertemuan online terjadwal membantu menjaga proyek tetap singkat dan sesuai rencana. Komunikasi yang tepat waktu dan sejernih kristal melalui konferensi video atau panggilan konferensi memastikan lebih sedikit titik buta, kerja tim yang lebih baik, dan pergerakan item yang dipercepat dalam proses.
• Transparansi
  Hindari potensi hambatan saat menghadapi hambatan yang mudah dicegah seperti penjadwalan, perekrutan, mengundang peserta ke rapat, dan menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut dengan mengintegrasikan alat digital lain seperti Slack, Outlook, dan Google Kalender ke dalam platform konferensi video Anda.
• Manajemen konflik
  Masalah pasti terjadi. Kurangi kejadian dengan mengundang mereka yang berada di tim “garis depan” untuk angkat bicara dan menyuarakan keprihatinan, kemacetan, atau apa pun yang berpotensi menimbulkan kelemahan dalam rantai.
• Laporan kemajuan
  Pembaruan rutin dibagikan selama a pertemuan berdiri, sesi ngerumpi, atau obrolan video berfungsi untuk tetap terdepan dan mengidentifikasi masalah sebelum terjadi.

4. Pemantauan dan Pengendalian
Jika Anda tidak dapat mengukurnya, Anda tidak dapat mengelolanya. Fase ini membutuhkan pengecekan untuk memastikan semuanya selaras dengan apa yang telah disepakati sebelumnya. Apa indikator kinerja utama? Apa yang perlu diterapkan untuk memenuhi tenggat waktu dan parameter keuangan?

Adakan pertemuan online dengan pemain kunci untuk pemeriksaan rutin, ulasan, dan laporan kinerja. Anda dapat melakukan jarak jauh presentasi melalui konferensi video yang mencakup alur kerja, dokumen dan file penting, dan apa pun yang perlu dibagikan dan disebarluaskan. Saat Anda perlu mendapatkan lebih banyak wawasan tentang aktivitas tim sehari-hari, dan terutama saat mereka tidak bekerja di kantor - di situlah Anda mungkin perlu menggunakan perangkat lunak untuk memantau karyawan yang bekerja dari rumah. Bukan hanya karena alasan produktivitas, tetapi juga karena analitik dapat membantu mengidentifikasi hambatan proses, atau tim menggunakan aplikasi yang sudah ketinggalan zaman.

5. Penutupan
Menutup proyek sama pentingnya dengan memulainya. Juga disebut sebagai fase “tindak lanjut”, sekitar waktu inilah proyek yang telah selesai siap untuk ditayangkan ke publik. Fokus utama di sini adalah pada rilis produk dan pengiriman.

Sangat penting bagi manajer proyek untuk menilai rentang hidup proyek dari awal hingga akhir dengan:

1. Menyelidiki Kinerja Proyek
   Apakah setiap tim mencapai tujuan dan spidol mereka? Apakah proyek diselesaikan sesuai anggaran dan garis waktu? Apakah proyek memecahkan masalah? Mengatasi pertanyaan-pertanyaan ini dan lebih banyak bantuan untuk menilai apakah proyek itu berhasil atau tidak.
2. Melihat Performa Tim
   Kinerja anggota tim dapat digali lebih lanjut secara individual untuk menilai keberhasilan dalam kelompok. Pemeriksaan kualitas, KPI, dan rapat online berfungsi untuk memberikan wawasan yang lebih jelas tentang kinerja.
3. Menilai Dan Mendokumentasikan Penutupan Proyek
   Presentasi menyeluruh yang mengumpulkan dokumen pendukung yang menunjukkan pertumbuhan proyek dari konsepsi hingga pengiriman memastikan penyelesaian yang tepat untuk klien dan pemangku kepentingan.
4. Meminta Ulasan
   Evaluasi akhir proyek memberikan pandangan lebih dekat pada kekuatan dan kelemahan, dari awal hingga akhir. Temukan wawasan dan pelajari pelajaran untuk waktu berikutnya.
5. Melebihi Anggaran
   Mampu menunjukkan dengan tepat kerugian anggaran serta sumber daya yang tidak tersentuh memberikan pemahaman yang lebih baik tentang keberhasilan (atau kegagalan), dan membantu mengelola pemborosan.

Beberapa poin pembicaraan pertemuan online meliputi:

• Apa takeaways proyek?
• Apa peluang untuk pertumbuhan? Peningkatan
• Apa saja kekuatan dan kelemahan yang ditunjukkan melalui proses tersebut?

Biarkan FreeConference.com memberi perusahaan Anda informasi yang jelas dan efektif platform konferensi video manajemen proyek diperlukan untuk menciptakan kohesi dan sentralisasi untuk semua aspek manajemen proyek. Dengan beragam fitur yang ditawarkan, integrasi yang mudah, serta kemampuan video dan audio berkualitas tinggi, proyek Anda dapat dikomunikasikan dan dikolaborasikan secara menyeluruh.