Cara Membuat Rapat Proyek Lebih Produktif

Meskipun rapat penting untuk memfasilitasi kolaborasi selama rapat proyek, rapat dapat menjadi pemborosan waktu yang besar. Faktanya, kebanyakan orang menganggap sekitar setengah dari pertemuan yang mereka hadiri sebagai "waktu terbuang", dan ini tidak hanya membuat mereka frustrasi, tetapi juga membuat mereka lebih sulit untuk tetap fokus pada tugas yang ada.
Akibatnya, Anda harus menemukan cara untuk membuat rapat proyek Anda lebih produktif. Melakukannya akan membantu mengubah cara tim Anda memandang rapat, yang kemudian akan mengubah rapat ini menjadi ruang yang berguna bagi orang-orang untuk mencari bantuan atas masalah, menawarkan saran kepada orang lain, dan mendapatkan pembaruan tentang status keseluruhan proyek.
Ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, jadi untuk membantu Anda memanfaatkan rapat proyek berikutnya, pastikan untuk menggunakan taktik rapat berikut.

Buat Agenda dan Sirkulasikan

Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk mengadakan rapat proyek yang lebih produktif adalah menentukan apa sebenarnya yang akan dibahas ketika semua orang berada di ruangan yang sama. Menyusun agenda akan membantu Anda menjawab pertanyaan “untuk apa pertemuan ini?” yang membantu memperjelas apakah pertemuan itu memang diperlukan atau tidak.
Selain itu, penting bagi Anda untuk mengirimkan agenda ini kepada semua peserta rapat setidaknya satu hari sebelumnya. Ini akan membantu mereka mendapatkan ide tentang apa rapat itu, dan jika Anda akan mendiskusikan sesuatu yang baru, ini akan membantu orang-orang untuk mulai memikirkan berbagai hal sebelum mereka masuk ke rapat.
Dalam hal ini, jika ada hal lain yang Anda ingin orang lakukan sebelum datang ke rapat, pastikan Anda mengatakannya sebagai agenda Anda. Misalnya, jika Anda ingin mereka membaca sesuatu, atau jika Anda ingin mereka mengumpulkan beberapa data, maka sebaiknya beri tahu mereka untuk melakukan ini sebelumnya sehingga Anda bisa langsung masuk saat rapat proyek dimulai.

Tetapkan dan Hormati Batas Waktu

Bagian dari apa yang membuat rapat terasa tidak produktif adalah melebihi waktu yang dialokasikan untuk itu. Rapat ada untuk tujuan tertentu, dan jika Anda mulai menyimpang dari tugas yang ada, maka mudah untuk kehabisan waktu dan perlu memperpanjang rapat, atau mengakhirinya tanpa mencapai tujuan Anda.
Cara yang baik untuk mencegah hal ini terjadi adalah dengan menetapkan batas waktu untuk setiap item dalam agenda dan menaatinya. Jika sesuatu muncul yang akan menyebabkan Anda melampaui waktu yang ditentukan, maka pertimbangkan untuk mengajukan poin itu; Anda selalu dapat menjadwalkan pertemuan lain dengan sekelompok orang lain untuk membahasnya nanti. Memecah pekerjaan seperti ini juga akan membantu membuat tim proyek Anda lebih sukses.
Terakhir, Anda juga dapat menggunakan pengatur waktu untuk membantu Anda memenuhi batas waktu dan menjaga agar rapat tetap sesuai jadwal. Melakukan hal ini tidak hanya akan membantu Anda menjadi lebih produktif, tetapi juga akan menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda menghargai waktu mereka dan akan melakukan segala kemungkinan untuk menghindari pemborosan.

Dapatkan Orang yang Tepat di Ruangan

Bagian dari kunci pertemuan proyek yang produktif adalah memastikan orang yang tepat, dan hanya orang yang tepat, yang hadir. Tidak ada yang lebih buruk daripada menghabiskan satu jam di dalam rapat yang tidak perlu Anda hadiri, dan jika ini terjadi, sebagian besar karena penyelenggara rapat tidak menghabiskan cukup waktu untuk menanyakan siapa yang benar-benar perlu hadir.
Untuk membantu Anda melakukan ini, pertimbangkan berbagai jenis rapat yang mungkin Anda adakan, seperti:

• Rapat keputusan: Tujuan pertemuan ini adalah untuk berkolaborasi dan menemukan jalan terbaik ke depan, dan ini berarti bahwa hanya mereka yang memahami proyek secara keseluruhan yang boleh berada di sana. Semua orang hanya akan menjadi ekstra, dan ini akan membuat pertemuan tampak sia-sia.
• Rapat kerja: Ini terjadi ketika orang perlu berkolaborasi dalam tugas tertentu, dan hanya mereka yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas ini yang perlu hadir dalam rapat.
• Rapat umpan balik: Ini memberi manajer kesempatan untuk mendengar dari tim mereka tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Adalah baik untuk memiliki ini sepanjang siklus hidup proyek sehingga orang dapat merasa bebas untuk berbicara ketika ada sesuatu yang tidak berjalan dengan baik. Dan tergantung pada ukuran tim Anda, ini adalah satu-satunya jenis rapat di mana setiap orang mungkin perlu hadir.

Gunakan Alat yang Tepat

Alat yang Anda gunakan juga akan memainkan peran besar dalam menentukan seberapa produktif rapat Anda. Misalnya, berbagi layar, konferensi video, dan papan tulis, semuanya memudahkan Anda untuk berkolaborasi dengan orang-orang di dalam ruangan, sehingga membuat rapat Anda lebih efisien. Dan semua alat ini dan lebih banyak lagi ditawarkan oleh Konferensi Gratis.com.
Pentingnya memiliki alat yang tepat bahkan lebih besar di tempat kerja saat ini. Begitu banyak perusahaan memiliki banyak lokasi, atau mengizinkan orang untuk bekerja dari jarak jauh, artinya orang-orang tersebar di berbagai kota atau negara. Menggunakan teknologi yang tepat dapat membuat semua orang tampak berada di ruangan yang sama, sehingga memudahkan Anda untuk mengadakan rapat proyek yang produktif.

Ubah Rapat Proyek Anda Berikutnya

Pastikan untuk menyertakan tim Anda dalam proses perencanaan rapat, dan kumpulkan umpan balik dari mereka sehingga Anda dapat meningkatkan proses rapat Anda. Menggunakan taktik yang dibahas di sini akan membantu Anda mengubah pertemuan Anda dari pemborosan waktu yang mengganggu menjadi peluang untuk berkolaborasi dan berinovasi.

Tentang Penulis: Kevin Conner adalah seorang pengusaha yang memiliki beberapa bisnis termasuk Pencarian Broadband, layanan yang didedikasikan untuk membantu orang dan bisnis menemukan internet broadband dengan nilai terbaik. Menjalankan dan mengembangkan bisnisnya melibatkan perencanaan dan manajemen proyek yang ekstensif dan Kevin suka berbagi pengalamannya dengan orang lain untuk membantu mereka sukses.

[Ninja_form id = 7]