Pertemuan tatap muka secara tradisional merupakan cara yang paling efektif dan andal untuk berkumpul, tetapi dengan pertumbuhan dan perluasan tenaga kerja di seluruh dunia, panggilan konferensi menjadi lebih penting dari sebelumnya. Jika Anda adalah grup besar atau bisnis kecil hingga menengah, kebutuhan unik Anda memerlukan komunikasi yang jelas dan ringkas.
Pikirkan panggilan konferensi sebagai meja konferensi virtual di mana setiap orang tersedia untuk berpartisipasi dalam percakapan di mana pun mereka berada. Panggilan konferensi memfasilitasi kolaborasi kelompok dan merupakan alternatif sempurna untuk bertemu langsung, menghemat waktu perjalanan, biaya perjalanan, dan akomodasi Anda.
Tetapi bagaimana Anda memiliki panggilan konferensi yang baik, yang sama menariknya, produktif dan kreatifnya tanpa secara fisik berada di sana? Dalam posting ini, kami akan membahas tip teratas untuk melakukan rapat telepon yang lancar apakah ini panggilan konferensi pertama Anda atau Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan setiap panggilan penting mulai sekarang!
Sama seperti pertemuan yang diadakan secara langsung, ketepatan waktu adalah sebuah harapan. Datang tepat waktu atau bahkan sedikit lebih cepat dari awal yang dijadwalkan adalah pertimbangan dalam banyak hal.
Pertama, ini memberi Anda waktu untuk memasuki ruang rapat dan membiasakan diri dengan pengaturannya. Lihatlah sekeliling untuk melihat di mana tombol bisu berada dan coba fitur tambahan apa pun yang mungkin berguna selama panggilan Anda. Lihat di mana fitur yang paling sering Anda gunakan berada; "Mulai", "Jadwal", dll.
Pro-tip: Perhatikan musik hold saat Anda memasuki rapat? Ini menandakan Anda berada di tempat yang tepat dan merupakan fitur bijaksana yang menunjukkan kepada tamu yang datang online bahwa panggilan akan segera dimulai.
Kedua, gunakan beberapa saat ini untuk memeriksa mikrofon dan speaker Anda untuk memastikan tidak ada kesulitan teknis setelah panggilan konferensi berjalan lancar. Ini akan mengurangi gangguan dan momen canggung yang dihabiskan untuk pemecahan masalah.
Ketiga, praktikkan sedikit etiket “panggilan konferensi”. Tidak ada yang lebih menggelegar daripada suara sekantong keripik atau umpan balik dari kebisingan latar belakang. Siapkan headset Anda, laptop Anda terisi penuh, dan barang-barang lain yang mungkin Anda perlukan – tanpa makanan ringan yang berisik! Setelah menghabiskan beberapa saat untuk mengatur diri Anda dan lingkungan Anda agar "siap untuk panggilan konferensi" akan membuat Anda siap untuk meninggalkan kesan pertama yang baik atau melanjutkan pertemuan yang produktif.
Apakah Anda melakukan presentasi selama panggilan konferensi ini? Hosting? Hosting bersama? Apa tujuan sinkronisasi ini?
Setelah Anda menetapkan peran Anda, Anda dapat merencanakan ke depan dan memecah panggilan konferensi agar mudah dicerna oleh peserta lain. Mengetahui alasan mengapa semua orang berkumpul, Anda dapat menyediakan pertemuan dinamis untuk orang yang tepat tanpa penundaan atau komplikasi.
Pertimbangkan file mana yang perlu dibagikan selama panggilan konferensi. Siapkan di desktop Anda untuk menarik dan melepas panggilan atau tekan tombol Fitur Berbagi Layar untuk menunjukkan kepada peserta apa yang Anda lihat di layar Anda.
Saat menyampaikan pesan Anda, sampaikan pemikiran Anda dengan jelas dan sajikan temuan atau presentasi Anda dengan awal, tengah, dan akhir. Terkadang rentang perhatian menjadi pendek, jadi dengan melatih bagian Anda dari rapat sebelumnya, Anda dapat menjelaskan ide Anda dan memotongnya dengan mudah.
Apa pun peran Anda, meskipun hanya sebagai pengamat, perencanaan ke depan untuk memahami tujuan panggilan dan menetapkan takeaway akan memastikan Anda melakukan pertemuan tanpa hambatan setiap saat.
Terkadang panggilan konferensi dapat menyebabkan percakapan yang panjang, terutama jika Anda mendiskusikan konten tingkat tinggi, mengungkapkan pendapat, bertukar pikiran tentang tujuan kreatif, atau menyajikan ide-ide inovatif.
Untuk memastikan semua orang tetap sesuai jadwal, pertimbangkan untuk membuat rencana perjalanan yang longgar sebelum rapat. Kirimkan kepada peserta satu atau dua hari ke depan sehingga mereka dapat mempelajari apa yang akan datang. Dengan begitu, mereka akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang apa yang diharapkan dan mereka dapat menyiapkan pertanyaan atau siap menerima umpan balik sebelum pertemuan.
Pro-tip: Minta peserta untuk menuliskan pertanyaan apa pun yang muncul dan sisihkan waktu di bagian akhir untuk menjawabnya. Jika waktu habis, minta semua orang untuk memasukkan pertanyaan mereka ke dalam email yang akan dijawab dan dikirim di kemudian hari. Atau gunakan fitur obrolan di platform konferensi Anda untuk berbagi pertanyaan dan komentar secara real-time.
Juga, untuk membantu meminimalkan lembur, mungkin ada baiknya mempertimbangkan apakah konferensi Anda harus menyertakan komponen konferensi video. Ini bisa bekerja dengan baik dalam situasi di mana isyarat visual sangat membantu dalam membuat keputusan seperti selama wawancara virtual.
Rapat berikutnya, coba rekam untuk menyimpan sekarang dan tonton nanti, dan Anda akan melihat betapa berharganya fitur ini.
Abadikan semua yang terjadi dalam rapat bagi mereka yang tidak dapat menghadiri panggilan konferensi terjadwal. Ini adalah cara sempurna untuk membahas sorotan, mendapatkan kejelasan, memilih nugget kecil kebijaksanaan, atau melihat bagaimana Anda beralih dari titik A ke B.
Saat Anda merekam panggilan konferensi, Anda dapat memberikan perhatian penuh pada apa yang terjadi di hadapan Anda. Buatlah pencatatan sebagai sesuatu dari masa lalu ketika Anda dapat hadir dan mendengarkan sepenuhnya. Setelah sinkronisasi selesai, Anda dapat menontonnya dan memilih bagian penting yang memengaruhi Anda dan pekerjaan Anda.
Manfaat lain dari merekam; Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana keputusan dibuat. Dengan merekam rapat dari awal hingga akhir, Anda memiliki riwayat proses perkembangan yang lengkap. Tidak ada ide atau komentar yang tertinggal di pinggir jalan. Setiap langkah dari keputusan yang dibuat yang membawa Anda ke tempat Anda berada tersedia di ujung jari Anda untuk dibaca dan didiskusikan.
Terakhir, rekaman rapat mendorong tindakan untuk menciptakan akuntabilitas di antara para peserta. Ketika proyek dan amandemen dialokasikan ke sumber daya tertentu, rekaman memberikan rincian, dan kejelasan dan dapat dianggap sebagai “peta dan rencana aksi” verbal untuk menyelesaikan pekerjaan.
Sinkronisasi berikutnya yang Anda miliki, apakah itu rapat melalui telepon atau disempurnakan dengan video, merasa percaya diri mengetahui bahwa Anda mendapatkan sebanyak mungkin dari rapat online seperti yang Anda dapatkan secara langsung.
Tidak ada alasan tenaga kerja Anda yang terus bertambah tidak dapat menjaga jalur komunikasi tetap terbuka lebar – di mana pun dan kapan pun. Tetap terhubung dengan semua orang mulai dari tim langsung Anda hingga karyawan baru hingga klien potensial di seluruh penjuru dunia dengan alat panggilan konferensi gratis yang memberdayakan Anda untuk tetap terhubung.
Biarkan FreeConference.com menyediakan bisnis Anda yang sedang berkembang apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan pekerjaan yang baik, tetap kompetitif, dan menjaga komunikasi tetap mudah digunakan. Dengan layanan panggilan konferensi gratis dan panggilan konferensi video gratis, Anda dapat tetap terhubung dengan tenaga kerja Anda, di sini atau di luar negeri menggunakan teknologi yang menyediakan audio terbaik dan kualitas video luar biasa. Meja panggilan konferensi virtual Anda menjadi jauh lebih besar!
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat beroperasi, seperti video dan Berbagi layar, Penjadwalan Panggilan, Undangan Email Otomatis, Pengingat, Dan banyak lagi.
